Trang chủ
Hầu như mọi doanh nghiệp, công ty, tổ chức thương mại, kinh doanh đều có công đoạn nhập hàng vào kho. Chúng có thể là sản phẩm nhập về để bán lại hoặc nguyên liệu, vật tư hỗ trợ cho quá trình sản xuất thành phẩm,… Bạn đã từng đặt ra câu hỏi quy trình nhập kho chuẩn ISO là gì và vì sao phải nắm rõ, đầy đủ các bước hay chưa? Đó là những bước nào, có đơn giản và dễ thực hiện quy trình nhập kho chuẩn ISO không?
Cùng theo dõi ngay bài viết sau của Nhatviet Logistics để hiểu chi tiết nhất về lĩnh vực quan trọng này bạn nhé!
Quy trình nhập kho chuẩn ISO
Quy trình nhập kho đóng vai trò cực kỳ đặc biệt đối với quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Nếu không thực hiện theo trình tự, đúng tiêu chuẩn thì quá trình quản lý, kiểm soát hàng hóa về sau sẽ rất khó khăn.
Và quy trình nhập kho chuẩn ISO là quy trình tốt nhất hiện nay, các tổ chức đều lựa chọn để tuân theo. Cụ thể bao gồm:
Bước 1: Nhân viên kho gửi thông báo cho lãnh đạo về kế hoạch nhập kho và xin phê duyệt
Kế hoạch nhập kho luôn thường xuyên được cập nhật để kịp thời đáp ứng cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra đúng tiến độ. Để có thể tuân thủ quy trình nhập kho chuẩn ISO, người quản lý kho chính là đối tượng thực hiện nhiệm vụ này:
- Việc kiểm soát số lượng hàng hóa, tình trạng hàng còn hay gần hết để lên kế hoạch nhập hàng.
- Gửi bảng kế hoạch về cho lãnh đạo, cấp trên để xin sự phê duyệt chuẩn bị nhập hàng về kho.
Bước 2: Kiểm tra hàng hóa cẩn thận trước khi cấp phép nhập kho
Ở bước này sau khi nhận được sự đồng ý của lãnh đạo, hàng hóa sẽ về kho như dự định đã tính toán trước. Tuy nhiên, để tiến hành nhập hàng vào kho bạn cần kiểm tra hàng hóa thực tế thật cẩn thận.
Việc này giúp bạn biết được kế hoạch đối chiếu với thực tế có khớp với nhau hay không. Các thông tin bao gồm: Số lượng, chủng loại hàng, tình trạng hạn sử dụng, chất lượng hàng,…
Bất cứ sự khác biệt bất thường nào người quản lý kho cũng phải báo cáo ngay với cấp trên để nhận được sự xử lý hợp lý.
Bước 3: Thực hiện lập biên bản nhập kho để hoàn tất thủ tục nhập kho
Cuối cùng, bạn cần lập biên bản xác nhận có chữ ký của hai bên giao – nhận để hoàn tất thủ tục nhập kho.
Biên bản sau khi được ký kết sẽ được chuyển về bộ phận kế toán, phục vụ cho quá trình kiểm tra, hạch toán và lưu trữ sau này.
Xem thêm: Cross Docking là gì?
Các dạng quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho hiện được chia thành 3 dạng chính dựa trên cơ sở tính chất hàng hóa. Cụ thể:
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu đầu vào
Quy trình này được thực hiện để nhập kho những nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Từ đó, chúng mới trở thành sản phẩm để gia công, buôn bán, cung ứng cho người tiêu dùng.
Quy trình nhập nguyên vật liệu vào kho thường sẽ trải qua 4 công đoạn:
- Gửi kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu.
- Kiểm tra, đối chiếu hàng thực tế.
- Lập biên bản nhập kho và tiến hành nhập hàng.
- Hoàn tất thủ tục, gửi báo cáo về kế toán công ty.
Quy trình nhập kho vật tư, thành phẩm
Vật tư là máy móc, trang thiết bị, công cụ sử dụng trong quá trình sản xuất. Còn thành phẩm là những hàng hóa, sản phẩm đã kết thúc quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể nhập về để gia công hoặc bán lại.
Quy trình nhập kho chuẩn ISO vật tư, thành phẩm thường bao gồm các bước như sau:
- Vật tư, thành phẩm đến kho cần tập kết lại một chỗ. Người phụ trách gửi yêu cầu nhập kho về bộ phận có trách nhiệm quản lý kho.
- Kế toán kho tiến hành lập phiếu nhập kho, chuyển giao cho nhân viên mua hàng, nhập kho 1 bản.
- Nhân viên tiến hành kiểm tra số lượng, tình trạng hàng, đối chiếu giữa thực tế và trên giấy tờ, chứng từ.
- Trường hợp hàng hóa có thừa hay thiếu thì nhân viên kiểm kê phải lập báo cáo gửi cấp trên để xử lý kịp thời.
- Sau bước kiểm tra, 2 bên giao nhận tiến hành ký xác nhận phiếu nhập kho. Sau đó, nhân viên quản lý kho gửi phiếu nhập kho này cũng như các giấy tờ có liên quan khác về bộ phận kế toán để kiểm tra lại và hạch toán về sau.
- Cuối cùng, kế toán dựa vào chứng từ có liên quan để ghi sổ, hạch toán. Thủ kho thực hiện nhập liệu các thông tin đã nhập trước đó lên hệ thống quản lý và theo dõi.
- Các thành phẩm, vật tư sau khi nhập kho được bố trí vào khu vực có gắn thẻ, sẵn sàng bước vào đúng chuỗi quy trình sản xuất hoặc cung ứng ra thị trường của nó.
Kết luận
Quy trình nhập kho chuẩn ISO đóng vai trò hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, mô hình riêng của từng công ty mà bạn phải tuân theo các bước nhập kho khác nhau. Hãy luôn tuân quy trình nhập kho chuẩn ISO để đảm bảo hoạt động nhập hàng của bạn diễn ra suôn sẻ.
Điều này cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian, đảm bảo quá trình xuất kho, phân phối hàng hóa sau này thuận tiện hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ kho bãi và vận tải uy tín, chất lượng, hãy liên hệ ngay với NhatVietLogistics.
