Trang chủTrong quá trình quản lý kho hàng, phiếu nhập kho là chứng từ không thể thiếu để kiểm soát việc nhập hàng hóa, vật tư một cách minh bạch và chính xác. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ phiếu nhập kho là gì, cách lập như thế nào cho đúng chuẩn kế toán hay sử dụng mẫu nào phù hợp với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ từ khái niệm, mẫu phiếu nhập kho phổ biến đến hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho chính xác, dễ hiểu – hỗ trợ bạn quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán được lập để ghi chép lại và theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ được mua từ bên ngoài để nhập vào kho hàng. Thông qua các thông tin trên phiếu, kế toán hoặc thủ kho có thể theo dõi được tính hình tài sản của doanh nghiệp.
Phiếu nhập kho còn dùng để làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho do kế toán hoặc thủ kho lập khi hàng hóa được đưa về đến cơ sở và chuyển vào nhập kho.
Thông thường, quá trình nhập kho bao gồm hàng hóa, vật liệu sản xuất, thiết bị,…sẽ được thủ kho xác nhận và báo cáo với kế toán kho. Kế toán sẽ là người nhập số liệu hàng hóa vào hệ thống để theo dõi, giám sát hàng hóa nhập vào.
Tầm quan trọng của việc lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho thường được sử dụng trong các kho bãi, những bộ phận quản lý hàng hóa, nguyên liệu sản xuất, trang thiết bị, dụng cụ cho hệ thống dây chuyền sản xuất.. Các sản phẩm, vật tư mua ngoài cũng cần lập phiếu nhập kho trước khi được đưa vào lưu trữ.
Phiếu nhập kho giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng hóa ra vào để kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho, cũng như tích hợp lên phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát tình hình lưu thông hàng hóa.
Phiếu nhập kho là chứng từ xác minh cho số lượng hàng hóa được nhập vào, dễ dàng truy dấu, kiểm tra nếu có vấn đề xảy ra.
Quy trình quản lý cần chặt chẽ, bài bản ngay từ những bước đầu tiên mới đem lại hiệu quả tối ưu và giảm sai sót nhất cho công việc. Vì thế, với các cơ sở sản xuất kinh doanh hay doanh nghiệp để vận hành chuỗi cung ứng một cách chính xác và hiệu quả thì phiếu nhập kho là giấy tờ cần thiết, tiên quyết từ bước đầu.
Các mẫu phiếu nhập kho
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133
>>> Tải mẫu phiếu nhập theo theo Thông tư 133 tại đây.
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200
>>> Tải mẫu phiếu nhập theo theo Thông tư 200 tại đây.
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107
Mẫu phiếu nhập kho theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC
Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho đúng quy định
Cách lập phiếu nhập kho là thao tác không khó, ai cũng có thể dễ dàng thực hiện. Nhưng cách ghi phiếu nhập kho đúng, chuẩn sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý và xác định tài sản của doanh nghiệp.
Trên phiếu nhập kho, bạn cần điền đầy đủ các thông tin về: ngày tháng năm lập phiếu, số phiếu , số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, họ tên người giao, địa điểm và các thông tin liên quan.
Hướng dẫn ghi phiếu nhập kho phần nội dung cột:
- Cột A: ghi số thứ tự hàng hóa, hay vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ (ghi theo hoá đơn)
- Cột B: điền tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (ghi theo hoá đơn)
- Cột C: là mã số của hàng hoá, vật tư nếu có
- Cột D: Đơn vị tính của hàng hoá, sản phẩm…(ghi theo hoá đơn)
Về phần cột số:
- Cột 1: viết đúng số lượng theo chứng từ (theo lệnh nhập hoặc hoá đơn)
- Cột 2: Ghi chính xác số lượng thực nhập tại kho.
Thông thường số lượng ở 2 cột này sẽ như nhau nếu trong trường hợp hàng hoá không gặp vấn đề gì. Nhưng nếu có một số hư hỏng hay lỗi trả lại người bán hoặc trường hợp giao chưa đủ hàng còn nợ hàng, thủ kho hay kế toán cần chú ý kiểm tra số lượng 2 cột này.
- Cột 3: Đơn giá. Đây là giá nhập kho cho hàng hóa, vật tư… thông thường được tính: Đơn giá = Giá mua chưa thuế cho một đơn vị hàng hoá, vật tư
- Cột 4: Thành tiền được tính theo công thức: Thành tiền = Đơn giá x Số lượng.
Hướng dẫn viết phiếu nhập kho ở các dòng:
- Dòng cộng: Là tổng của các giá trị theo cột số lượng và thành tiền trên phiếu nhập kho.
- Dòng Tổng số tiền bằng chữ: phần diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền, có thể hiểu chính là dòng cộng cho cột thành tiền bên trên phiếu nhập kho.
- Dòng số chứng từ gốc kèm theo: nhập số chứng từ, số hóa đơn kèm theo nếu có.
Các bên liên quan ký và ghi đầy đủ họ tên, ngày tháng lập phiếu nhập kho bên dưới.
Hướng dẫn cách lập phiếu nhập kho trên Misa với 3 bước đơn giản
Hiện nay, đa số các kế toán doanh nghiệp đều sử dụng những phần mềm tiện ích để hỗ trợ công việc một cách hệ thống hơn. Nhatviet Logistics sẽ hướng dẫn 3 bước lập phiếu nhập kho trên phần mềm Misa:
Bước 1: Khai báo thông tin ban đầu
Đầu tiên, bạn lựa chọn phân hệ KHO trên ứng dụng Misa. Sau đó, khai báo lần lượt tất cả các thông tin ban đầu như:
- Vật tư hàng hóa
- Nhà cung cấp
- Nhân viên
- Phòng ban,…
Tiếp đến, để khai báo vật tư hàng hoá, bạn ấn vào nút “Thêm”. Lúc này phần mềm sẽ hiện ra phần “Thông tin chung” để nhập những thông tin của hàng hóa, vật tư như mã, tên, loại…
Phần dữ liệu nhà cung cấp, bạn lưu ý thực hiện như sau:
- Nếu là nhà cung cấp cũ, các thông tin đã được lưu sẵn
- Nếu là nhà cung cấp mới chưa có thông tin thì bạn hãy nhấn biểu tượng “dấu +” để thêm thông tin nhà cung cấp.
Sau cùng, các bạn nhấn nút “Cất” khi đã hoàn thành việc nhập và lưu thông tin nhà cung cấp.
Ngoài ra, để xem người đại diện công ty nhập hàng là nhân viên hay phòng ban nào, bạn có thể khai báo và nhập thông tin ở mục “nhân viên” hay “phòng ban” trên phần mềm.
Sau khi khai báo xong tất cả các thông tin ban đầu, chuyển sang bước 2.
Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Khi phát sinh hàng hóa, vật tư mua về cần nhập kho, các bạn chọn:
- Trên phân hệ “Mua hàng”\tab “Mua hàng hóa, dịch vụ”, chọn chức năng “Thêm\Chứng từ mua hàng hóa”.
- Chọn loại “chứng từ mua hàng” cần lập là “Mua hàng trong nước nhập kho”.
- Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là “Chưa thanh toán” hoặc “Thanh toán ngay”.
Lưu ý: Với phương thức “Chưa thanh toán”, có thể thiết lập “Điều khoản thanh toán” và “theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán”.
- Lựa chọn xác nhận chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
- Kê khai các thông tin cho chứng từ mua hàng, sau đó nhấn “Cất”.
Bước 3: Xem và in sổ sách các báo cáo liên quan đến phân hệ kho. Chọn chức năng “In” trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in nếu cần.
Có thể nói, phiếu nhập kho là loại chứng từ quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát sự biến động hàng hóa cho doanh nghiệp. Hy vọng qua những thông tin chia sẻ bên trên, có thể giúp bạn hiểu rõ về phiếu nhập kho và cách lập phiếu nhập kho chính xác và đầy đủ nhất.
Mời bạn xem thêm: Mẫu phiếu xuất kho mới nhất – Cách viết phiếu xuất kho chuẩn
Công ty Nhatviet Logistics hiện chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi, nhà xưởng. Vị trí của các kho cho thuê nằm tại các khu vực gần khu công nghiệp, cảng, sân bay,… thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa. Nếu bạn đang có nhu cầu phát triển và mở rộng kinh doanh, bạn có thể cân nhắc đến dịch vụ cho thuê kho của chúng tôi để lưu trữ hàng tốt nhất. Liên hệ ngay hotline 0971 21 22 23 để được tư vấn miễn phí.
Thông tin liên hệ
HOTLINE: 0971 21 22 23