Cách Lập Phiếu Nhập Kho Chi Tiết – Tổng Hợp Mẫu Mới Nhất

Trong quá trình quản lý kho hàng, phiếu nhập kho là chứng từ không thể thiếu để kiểm soát việc nhập hàng hóa, vật tư một cách minh bạch và chính xác. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ phiếu nhập kho là gì, cách lập như thế nào cho đúng chuẩn kế toán hay sử dụng mẫu nào phù hợp với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ từ khái niệm, mẫu phiếu nhập kho phổ biến đến hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho chính xác, dễ hiểu – hỗ trợ bạn quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán được lập để ghi chép lại và theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ được mua từ bên ngoài để nhập vào kho hàng. Thông qua các thông tin trên phiếu, kế toán hoặc thủ kho có thể theo dõi được tính hình tài sản của doanh nghiệp.

Phiếu nhập kho còn dùng để làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Phiếu nhập kho do kế toán hoặc thủ kho lập khi hàng hóa được đưa về đến cơ sở và chuyển vào nhập kho.

Thông thường, quá trình nhập kho bao gồm hàng hóa, vật liệu sản xuất, thiết bị,…sẽ được thủ kho xác nhận và báo cáo với kế toán kho. Kế toán sẽ là người nhập số liệu hàng hóa vào hệ thống để theo dõi, giám sát hàng hóa nhập vào.

Tầm quan trọng của việc lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho thường được sử dụng trong các kho bãi, những bộ phận quản lý hàng hóa, nguyên liệu sản xuất, trang thiết bị, dụng cụ cho hệ thống dây chuyền sản xuất.. Các sản phẩm, vật tư mua ngoài cũng cần lập phiếu nhập kho trước khi được đưa vào lưu trữ.

Phiếu nhập kho giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng hóa ra vào để kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho, cũng như tích hợp lên phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát tình hình lưu thông hàng hóa.

Phiếu nhập kho là chứng từ xác minh cho số lượng hàng hóa được nhập vào, dễ dàng truy dấu, kiểm tra nếu có vấn đề xảy ra.

Quy trình quản lý cần chặt chẽ, bài bản ngay từ những bước đầu tiên mới đem lại hiệu quả tối ưu và giảm sai sót nhất cho công việc. Vì thế, với các cơ sở sản xuất kinh doanh hay doanh nghiệp để vận hành chuỗi cung ứng một cách chính xác và hiệu quả thì phiếu nhập kho là giấy tờ cần thiết, tiên quyết từ bước đầu.

Khi nào cần lập phiếu Nhập kho?

Phiếu nhập kho là một trong những chứng từ không thể thiếu trong quy trình quản lý hàng hóa, đặc biệt với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc logistics. Việc xác định đúng thời điểm cần lập phiếu nhập kho giúp doanh nghiệp:

• Quản lý kho chính xác
• Kiểm soát nguồn hàng
• Tránh thất thoát và sai lệch sổ sách
• Đáp ứng yêu cầu kế toán và kiểm toán

Dưới đây là các trường hợp cụ thể cần lập phiếu nhập kho:

Nhập Hàng Từ Nhà Cung Cấp

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nguyên vật liệu từ bên ngoài, sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng, bộ phận kho cần lập phiếu nhập kho để ghi nhận lượng hàng này. Đây là nghiệp vụ phổ biến nhất.

• Ví dụ: Nhập 500kg đường từ nhà cung cấp A.
• Kèm theo: Hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng.

Nhập Kho Hàng Hoàn Trả (Từ Khách Hàng)

Trong trường hợp khách hàng trả lại hàng do lỗi kỹ thuật, hết hạn hoặc không phù hợp, kế toán kho sẽ cần lập phiếu nhập để xác nhận số hàng này quay trở lại kho.

• Ví dụ: Khách hàng trả lại 20 sản phẩm do lỗi đóng gói.
• Lưu ý: Cần có biên bản trả hàng đi kèm.

Nhập Nội Bộ (Điều Chuyển Kho Nội Bộ)

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc kho, khi thực hiện điều chuyển hàng từ kho A sang kho B, cả hai bên đều phải lập chứng từ: phiếu xuất kho nội bộ tại kho gửi và phiếu nhập kho nội bộ tại kho nhận.

Ví dụ: Chuyển 100 thùng nước từ kho miền Bắc vào kho miền Nam.

Nhập Kho Tồn Đầu Kỳ

Vào đầu mỗi kỳ kế toán (thường là đầu năm), doanh nghiệp cần xác lập lại số lượng tồn kho bằng cách lập phiếu nhập kho đầu kỳ nếu sử dụng phần mềm hoặc hệ thống kế toán mới.

• Ví dụ: Ghi nhận tồn kho đầu năm gồm 2.000 sản phẩm các loại.
• Mục đích: Đồng bộ số liệu thực tế và phần mềm.

Nhập Kho Sản Xuất Hoàn Thành

Đối với doanh nghiệp sản xuất, sau khi một lô hàng hoàn thành, bộ phận sản xuất sẽ bàn giao thành phẩm cho kho thành phẩm, lúc này cần lập phiếu nhập kho sản phẩm hoàn thành.

Ví dụ: Nhập 1.000 đôi giày thành phẩm từ xưởng sản xuất vào kho.

Nhập Kho Do Tặng, Biếu, Tài Trợ

Các hàng hóa được nhận miễn phí từ tổ chức, cá nhân bên ngoài (không mua bán) cũng cần được lập phiếu nhập kho để hạch toán và kiểm soát tồn kho.

Ví dụ: Doanh nghiệp được tặng 50 hộp khẩu trang từ tổ chức A.

Nhập Lại Hàng Bị Xuất Nhầm

Trường hợp xuất nhầm hàng, xuất sai loại sản phẩm hoặc số lượng, sau khi phát hiện sẽ phải thu hồi và lập phiếu nhập kho để điều chỉnh.

Các mẫu phiếu nhập kho

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133

>>> Tải mẫu phiếu nhập theo theo Thông tư 133 tại đây.

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200

>>> Tải mẫu phiếu nhập theo theo Thông tư 200 tại đây.

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107

Mẫu phiếu nhập kho theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC

Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho đúng quy định

Cách lập phiếu nhập kho là thao tác không khó, ai cũng có thể dễ dàng thực hiện. Nhưng cách ghi phiếu nhập kho đúng, chuẩn sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý và xác định tài sản của doanh nghiệp.

Trên phiếu nhập kho, bạn cần điền đầy đủ các thông tin về: ngày tháng năm lập phiếu, số phiếu , số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, họ tên người giao, địa điểm và các thông tin liên quan.

Hướng dẫn ghi phiếu nhập kho phần nội dung cột:

• Cột A: ghi số thứ tự hàng hóa, hay vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ (ghi theo hoá đơn)
• Cột B: điền tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (ghi theo hoá đơn)
• Cột C: là mã số của hàng hoá, vật tư nếu có
• Cột D: Đơn vị tính của hàng hoá, sản phẩm…(ghi theo hoá đơn)

Về phần cột số:

• Cột 1: viết đúng số lượng theo chứng từ (theo lệnh nhập hoặc hoá đơn)
• Cột 2: Ghi chính xác số lượng thực nhập tại kho.

Thông thường số lượng ở 2 cột này sẽ như nhau nếu trong trường hợp hàng hoá không gặp vấn đề gì. Nhưng nếu có một số hư hỏng hay lỗi trả lại người bán hoặc trường hợp giao chưa đủ hàng còn nợ hàng, thủ kho hay kế toán cần chú ý kiểm tra số lượng 2 cột này.

• Cột 3: Đơn giá. Đây là giá nhập kho cho hàng hóa, vật tư… thông thường được tính: Đơn giá = Giá mua chưa thuế cho một đơn vị hàng hoá, vật tư
• Cột 4: Thành tiền được tính theo công thức: Thành tiền = Đơn giá x Số lượng.

Hướng dẫn viết phiếu nhập kho ở các dòng:

• Dòng cộng: Là tổng của các giá trị theo cột số lượng và thành tiền trên phiếu nhập kho.
• Dòng Tổng số tiền bằng chữ: phần diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền, có thể hiểu chính là dòng cộng cho cột thành tiền bên trên phiếu nhập kho.
• Dòng số chứng từ gốc kèm theo: nhập số chứng từ, số hóa đơn kèm theo nếu có.

Các bên liên quan ký và ghi đầy đủ họ tên, ngày tháng lập phiếu nhập kho bên dưới.

Hướng dẫn cách lập phiếu nhập kho trên Misa với 3 bước đơn giản

Hiện nay, đa số các kế toán doanh nghiệp đều sử dụng những phần mềm tiện ích để hỗ trợ công việc một cách hệ thống hơn. Nhatviet Logistics sẽ hướng dẫn 3 bước lập phiếu nhập kho trên phần mềm Misa:

Bước 1: Khai báo thông tin ban đầu

Đầu tiên, bạn lựa chọn phân hệ KHO trên ứng dụng Misa. Sau đó, khai báo lần lượt tất cả các thông tin ban đầu như:

• Vật tư hàng hóa
• Nhà cung cấp
• Nhân viên
• Phòng ban,…

Tiếp đến, để khai báo vật tư hàng hoá, bạn ấn vào nút “Thêm”. Lúc này phần mềm sẽ hiện ra phần “Thông tin chung” để nhập những thông tin của hàng hóa, vật tư như mã, tên, loại…

Phần dữ liệu nhà cung cấp, bạn lưu ý thực hiện như sau:

• Nếu là nhà cung cấp cũ, các thông tin đã được lưu sẵn
• Nếu là nhà cung cấp mới chưa có thông tin thì bạn hãy nhấn biểu tượng “dấu +” để thêm thông tin nhà cung cấp.

Sau cùng, các bạn nhấn nút “Cất” khi đã hoàn thành việc nhập và lưu thông tin nhà cung cấp.

Ngoài ra, để xem người đại diện công ty nhập hàng là nhân viên hay phòng ban nào, bạn có thể khai báo và nhập thông tin ở mục “nhân viên” hay “phòng ban” trên phần mềm.

Sau khi khai báo xong tất cả các thông tin ban đầu, chuyển sang bước 2.

Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Khi phát sinh hàng hóa, vật tư mua về cần nhập kho, các bạn chọn:

• Trên phân hệ “Mua hàng”\tab “Mua hàng hóa, dịch vụ”, chọn chức năng “Thêm\Chứng từ mua hàng hóa”.
• Chọn loại “chứng từ mua hàng” cần lập là “Mua hàng trong nước nhập kho”.
• Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là “Chưa thanh toán” hoặc “Thanh toán ngay”.

Lưu ý: Với phương thức “Chưa thanh toán”, có thể thiết lập “Điều khoản thanh toán” và “theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán”.

• Lựa chọn xác nhận chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
• Kê khai các thông tin cho chứng từ mua hàng, sau đó nhấn “Cất”.

Bước 3: Xem và in sổ sách các báo cáo liên quan đến phân hệ kho. Chọn chức năng “In” trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in nếu cần.

Một số lưu ý khi sử dụng phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho là chứng từ nội bộ quan trọng, được sử dụng để xác nhận và ghi nhận số lượng, giá trị hàng hóa nhập vào kho. Dù sử dụng bản giấy hay phần mềm, nếu không cẩn thận, việc lập và sử dụng phiếu nhập kho sai cách có thể dẫn đến:

• Mất kiểm soát tồn kho
• Chênh lệch sổ sách – thực tế
• Sai lệch báo cáo tài chính
• Gây khó khăn trong kiểm toán nội bộ và thuế

Dưới đây là các lưu ý cực kỳ quan trọng khi sử dụng phiếu nhập kho để đảm bảo tính chính xác – hợp lệ – minh bạch:

Ghi Đúng và Đủ Thông Tin Trên Phiếu

Một phiếu nhập kho hợp lệ phải thể hiện rõ:

• Thông tin nhà cung cấp hoặc bên giao hàng
• Mã phiếu, ngày tháng nhập kho
• Tên, mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Bộ phận nhận hàng, lý do nhập kho
• Chữ ký đầy đủ: người lập phiếu, thủ kho, kế toán, bên giao hàng

Sai sót thường gặp: Ghi thiếu số lượng, không có chữ ký, dùng đơn giá sai => dễ gây tranh cãi và khó kiểm soát tài chính.

Kiểm Tra Đối Chiếu Trước Khi Nhập Kho

Trước khi lập phiếu, cần kiểm:

• Số lượng thực tế có đúng với hóa đơn/đơn đặt hàng?
• Chất lượng hàng hóa có đạt yêu cầu nhập kho?
• Có sự cố hư hỏng, thiếu hụt nào không?

Mẹo: Lập biên bản kiểm nhận hàng hóa kèm phiếu nhập để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

Lưu Trữ và Quản Lý Chứng Từ Hợp Lý

Theo quy định của pháp luật, phiếu nhập kho (dạng giấy hoặc số hóa) cần được:

• Lưu trữ ít nhất 5 năm
• Đánh số thứ tự liên tục, tránh bỏ số hoặc trùng số
• Sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc mã hàng

Nếu dùng Excel: nên sao lưu định kỳ, bảo mật tệp

Nếu dùng phần mềm: chọn phần mềm có tính năng truy xuất lịch sử và chống sửa đổi dữ liệu.

Mời bạn xem thêm: Mẫu phiếu xuất kho mới nhất – Cách viết phiếu xuất kho chuẩn

Có thể nói, phiếu nhập kho là loại chứng từ quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát sự biến động hàng hóa cho doanh nghiệp. Hy vọng qua những thông tin chia sẻ bên trên, có thể giúp bạn hiểu rõ về phiếu nhập kho và cách lập phiếu nhập kho chính xác và đầy đủ nhất.

Công ty Nhatviet Logistics hiện chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi, nhà xưởng. Vị trí của các kho cho thuê nằm tại các khu vực gần khu công nghiệp, cảng, sân bay,… thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa. Nếu bạn đang có nhu cầu phát triển và mở rộng kinh doanh, bạn có thể cân nhắc đến dịch vụ cho thuê kho của chúng tôi để lưu trữ hàng tốt nhất. Liên hệ ngay Hotline 0971 21 22 23 để được tư vấn miễn phí.