Các dịch vụ cho thuê kho và kho bãi hiện nay đem lại cho các doanh nghiệp một giải pháp lưu trữ hàng hóa tuyệt vời. Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp bảo quản sản phẩm chất lượng, số lượng đầy đủ đến tay người dùng mà còn tiết kiệm chi phí hiệu quả. Nếu bạn chưa đến dịch vụ này hãy cùng Nhatviet Logistics tìm hiểu ngay các thông tin chi tiết trong bài viết sau đây nhé!
Khái niệm về quản lý kho
Trước khi khám phá dịch vụ cho thuê kho và kho bãi, bạn nhất định phải biết rõ về quy trình quản lý kho. Đồng thời đánh giá tầm quan trọng của nó trong việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa cũng như các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cụ thể:
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là công việc giám sát toàn bộ mọi hoạt động của một nhà kho, nhà xưởng của doanh nghiệp. Các công việc này bao gồm:
- Tiếp nhận nguồn hàng, theo dõi tồn kho, lưu trữ, quản lý hàng hóa.
- Thậm chí là đào tạo nhân sự, kiểm soát vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc hàng ngày.
- Hoạt động quan sát sự di chuyển của hàng hóa từ kho đến tay người tiêu dùng cũng thuộc công việc quản lý kho.
Quản lý kho hàng càng tốt càng giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn. Từ đó, ngân sách, chi phí đầu tư khai thác hay sử dụng kho của doanh nghiệp cũng giảm thiểu đáng kể, đạt hiệu quả tối đa.
Vai trò của quản lý kho
Quản lý kho có tầm quan trọng cực kỳ lớn, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bạn, chẳng hạn:
- Việc quản lý tốt, hiệu quả giúp hàng hóa ít thất thoát, hư hỏng, tổn thất hơn.
- Vật tư, nguyên liệu được thống kê, kiểm soát chặt chẽ, liên tục hạn chế hư hỏng, tiêu hủy hơn. Chi phí mua nguyên vật liệu, vật tư vì vậy mà tiết kiệm một khoản không ít.
- Có quy trình quản lý kho hàng minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm được đáng kể chi phí của việc lưu trữ.
- Nhờ chi phí đầu tư không sử dụng nhiều nên nguồn vốn của bạn sẽ gia tăng sự linh hoạt, lưu động.
- Lượng hàng hóa trong kho được lưu thông tốt hơn, rút ngắn thời gian lưu kho, quay vòng sản phẩm trên thị trường.
Quy trình quản lý kho hàng hóa
Một quy trình quản lý kho hàng hóa hoàn hảo, đạt mọi tiêu chuẩn sẽ bao gồm các bước quan trọng sau đây:
Bước 1: Nhập kho
Nhân viên phụ trách hoạt động nhập hàng hóa vào kho hàng sẽ thực hiện các công việc như sau:
- Kiểm kê, đối chiếu hàng thực tế với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp đưa tới.
- Lập phiếu nhập kho với nội dung đầy đủ, chi tiết như ngày sản xuất, nhà sản xuất, ngày nhập kho, kích thước, màu sắc,…
- Lưu trữ phiếu nhập kho tại phần mềm chuyên dụng hoặc File Excel đã được mặc định sẵn trước đó.
- Phân bổ hàng hóa vào từng vị trí phù hợp trong kho theo các nguyên tắc, quy định sẵn có. Thủ kho là người chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mang hàng hóa vào kho, đảm bảo đúng thứ tự, quy tắc.
- Cuối cùng, thủ kho sẽ in tem và nhãn dán lên từng khu vực, thùng hàng hay Pallet sản phẩm để dễ nhận diện.
Bước 2: Xuất kho
Bước xuất kho hàng hóa được bắt đầu bằng việc kho vận tiếp nhận phiếu yêu cầu xuất kho của cấp trên trong một tổ chức doanh nghiệp. Sau đó:
- Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho để xác định xem có đảm bảo đúng số lượng trên phiếu yêu cầu không.
- Nếu hàng không đủ, không đảm bảo chất lượng, bạn phải nhanh chóng thực hiện nhập kho ngay.
- Kiểm tra hàng hóa đủ, nhân viên sẽ mang hàng ra khỏi kho và tiến hành lập phiếu xuất theo yêu cầu.
- Hoàn tất thủ tục, giấy tờ cuối cùng nhằm đảm bảo cho công việc xuất kho đúng theo quy định của doanh nghiệp.
- Kế toán kho cập nhật thông tin ngay trên hệ thống để dễ dàng quản lý, hạch toán, kiểm kê về sau.
Bước 3: Kiểm kê kho định kỳ
Bước kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra quan trọng mà mọi doanh nghiệp nhất định phải thực hiện. Nó giúp bạn biết hàng tồn kho còn bao nhiêu để quyết định nhập thêm hàng về hoặc không nhập món hàng còn nhiều. Bước này bao gồm:
- Lên danh mục hàng hóa cần kiểm kê, phân công nhân sự thực hiện từng nhiệm vụ đánh giá, kiểm kê.
- Tiến hành kiểm đếm thực tế, ghi chép lại các vấn đề như: Số lượng, hạn sử dụng,…
- Thực hiện so sánh, đối chiếu kết quả kiểm đếm lại một lần nữa để xem có trùng khớp chưa. Nếu chưa bạn nên tìm ra nguyên nhân để kết quả và thực tế khớp trở lại.
- Lập biên bản kiểm kê, thực hiện lưu trữ thông tin lên phần mềm hoặc sổ sách/
Bước 4: Thống kê, báo cáo
Bước này đóng vai trò vô cùng quan trọng phục vụ cho việc xem xét của lãnh đạo doanh nghiệp sau này. Một số nội dung báo cáo nhất định phải có bao gồm:
- Các thông tin về hàng hóa đã xuất, nhập, tồn kho thực tế.
- Theo dõi kho vận, chi nhánh phân phối nguồn hàng nếu có.
- Báo cáo nguồn hàng quá hoặc dưới định mức để có kế hoạch nhập hoặc xả hàng cho phù hợp.
- Nội dung về gợi ý nhập hàng cho cấp trên dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu trên thị trường.
- Báo cáo kiểm hàng xem mặt hàng nào thiếu hụt, hỏng hóc để xử lý hiệu quả.
Lợi ích của việc thiết lập quy trình quản lý kho
Sau đây là một số lợi ích của việc thiết lập quy trình quản lý kho:
- Bảo quản tốt hàng hóa, hạn chế tổn thất, hư hỏng, hết hạn sử dụng, giảm sút chất lượng.
- Công việc bán hàng hiệu quả hơn, gia tăng khả năng đáp ứng nguồn hàng, tránh tình trạng “cạn kiệt” nguồn hàng.
- Phòng tránh việc nhập, xuất thừa, thiếu hàng, góp phần làm giảm chi phí lưu kho.
Để tối ưu hóa các bước trong quy trình quản lý kho này, không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được. Hiện nay, nhiều tổ chức công ty lựa chọn dịch vụ cho thuê kho và kho bãi để được hỗ trợ vấn đề này.
Các đơn vị cho thuê luôn cung cấp sẵn các dịch vụ tiện ích như: Phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho, xuất nhập hàng, nhân sự kiểm kê, bốc xếp, di chuyển hàng hóa,… giúp quá trình sản xuất, lưu trữ, phân phối hàng trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Kết luận
Hy vọng, bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích, giúp bạn hiểu rõ về dịch vụ cho thuê kho và kho bãi. Ngay bây giờ, bạn hãy lưu lại ngay để trang bị cho mình nhiều kiến thức, kinh nghiệm dày dặn nhất nhé! Từ đó giúp quá trình lựa chọn kho xưởng của bạn trở nên dễ dàng, thuận lợi, hiệu quả ưng ý với chi phí tối ưu.
