Trong hoạt động kinh doanh, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng xuất hóa đơn để thu tiền. Có những trường hợp đặc biệt như gửi hàng mẫu, khuyến mãi hay điều chuyển nội bộ… khi đó, hóa đơn chiếu lệ được sử dụng nhằm mục đích chứng minh luân chuyển hàng hóa mà không phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Vậy hóa đơn chiếu lệ là gì, khi nào được phép sử dụng và mẫu hóa đơn chiếu lệ mới nhất năm 2025 có gì cần lưu ý? Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ tất cả những vấn đề trên, kèm theo ví dụ minh họa và mẫu thực tế để bạn dễ dàng áp dụng.
Hóa đơn chiếu lệ là gì?
Hóa đơn chiếu lệ, hay còn gọi là Proforma Invoice, là một loại tài liệu thương mại mà bên xuất khẩu (người bán) cung cấp cho bên nhập khẩu (người mua) trước khi giao dịch hoàn tất. Tài liệu này không mang tính ràng buộc pháp lý như một hóa đơn thương mại chính thức, mà thực chất là một bản nháp, thể hiện thông tin dự kiến về hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp.
Hóa đơn chiếu lệ thường bao gồm thông tin như mô tả sản phẩm, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán, và dự kiến thời gian giao hàng. Mặc dù hóa đơn chiếu lệ không phải là một cam kết chính thức để thanh toán, nhưng nó giúp các bên có cái nhìn rõ ràng về giao dịch sắp tới, đồng thời tạo điều kiện cho việc chuẩn bị tài chính và logistics.
Tại sao hóa đơn chiếu lệ lại quan trọng?
Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế và nội địa bởi vì:
Cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch
Hóa đơn chiếu lệ giúp hai bên thỏa thuận một cách rõ ràng về từng tiêu chí của giao dịch. Chẳng hạn, nếu bạn là người nhập khẩu dự định mua một lô hàng từ nước ngoài, việc nhận hóa đơn chiếu lệ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về giá trị hàng hóa, số lượng và các chi phí liên quan. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lên kế hoạch tài chính và vận chuyển.
Tính minh bạch và xác nhận
Hóa đơn chiếu lệ là một tài liệu quan trọng góp phần nâng cao tính minh bạch trong giao dịch. Nó cung cấp cho cả hai bên một cam kết phi chính thức về những điều đã thống nhất, từ đó giảm thiểu rủi ro về việc hiểu lầm hoặc nhầm lẫn. Nếu một bên không thực hiện theo những gì đã được mô tả trong hóa đơn chiếu lệ, bên còn lại có thể sử dụng tài liệu này để điều chỉnh hoặc yêu cầu thực hiện theo thỏa thuận.
Hỗ trợ trong việc xin cấp phép và ngân hàng
Trong một số trường hợp, người nhập khẩu cần phải cung cấp hóa đơn chiếu lệ để xin cấp phép nhập khẩu hoặc phục vụ cho thủ tục vay vốn ngân hàng. Hóa đơn này thực chất là bằng chứng về sự thỏa thuận giữa các bên liên quan, giúp các cơ quan chức năng hiểu rõ mục đích của giao dịch.
Trường hợp nào được sử dụng hóa đơn chiếu lệ?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice – viết tắt là PI) là chứng từ quen thuộc nhưng không mang giá trị thanh toán. Thay vào đó, nó được lập để làm căn cứ khai báo hải quan, vận chuyển hàng hóa hoặc hỗ trợ đàm phán giao dịch thương mại quốc tế. Dưới đây là các trường hợp được phép sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong xuất nhập khẩu theo quy định hiện hành:
- Bên xuất khẩu phải xuất trình cho bên nhập khẩu các chứng từ chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa. Khi đó, hàng hóa vẫn chưa được giao.
- Hóa đơn chiếu lệ được yêu cầu khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị hàng hóa để hoàn tất thủ tục hải quan. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và khu vực.
- PI có thể được phát hành khi thông tin cần thiết chưa hoàn thành hoặc Commercial Invoice chưa thể được phát hành. Khi cả hai bên có đầy đủ thông tin về lô hàng, người mua cho rằng không có vấn đề gì với các điều khoản và hàng đã được đóng gói hoặc vận chuyển, nhà xuất khẩu có thể xuất hóa đơn thương mại cho lô hàng.
Nội dung của hóa đơn chiếu lệ
Nội dung của một hóa đơn chiếu lệ thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:
Thông tin về Hóa đơn
- Số hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice No.): Một số định danh duy nhất cho hóa đơn.
- Ngày phát hành (Date): Ngày mà hóa đơn chiếu lệ được tạo ra.
Thông tin về các Bên liên quan
Thông tin người bán (Seller/Exporter):
- Tên đầy đủ công ty.
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Số điện thoại, fax, email.
- Mã số thuế (nếu có).
Thông tin người mua (Buyer/Importer):
- Tên đầy đủ công ty.
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Số điện thoại, fax, email.
- Mã số thuế (nếu có).
Thông tin chi tiết về Hàng hóa
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Tên hàng hóa, mẫu mã, quy cách đóng gói.
- Mã HS Code: Mã số phân loại hàng hóa theo hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa quốc tế.
- Số lượng (Quantity): Số lượng cụ thể của từng mặt hàng.
- Đơn vị tính (Unit): Ví dụ: cái, chiếc, tấn, mét, kg…
- Đơn giá (Unit Price): Giá của từng đơn vị sản phẩm.
- Tổng giá trị (Total Amount): Tổng số tiền của toàn bộ lô hàng bằng số và bằng chữ (thường là bằng ngoại tệ giao dịch).
Điều khoản giao hàng và thanh toán
- Điều kiện giao hàng (Incoterms): Quy định về trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua (ví dụ: FOB, CIF, EXW, DAP…).
- Cảng bốc hàng (Port of Loading): Tên cảng nơi hàng hóa được bốc lên phương tiện vận chuyển.
- Cảng dỡ hàng/Cảng đến (Port of Destination): Tên cảng nơi hàng hóa dự kiến được dỡ xuống.
- Thời gian giao hàng dự kiến (Estimated Time of Delivery – ETD/ETA): Ngày dự kiến hàng được giao hoặc đến nơi.
- Điều khoản thanh toán (Payment Terms): Phương thức thanh toán (ví dụ: T/T, L/C), tỷ lệ thanh toán (đặt cọc, thanh toán sau), thời hạn thanh toán, thông tin tài khoản ngân hàng của người bán.
Các thông tin khác (nếu có)
- Thông tin ngân hàng bên bán (Beneficiary Bank): Tên ngân hàng, địa chỉ ngân hàng, mã SWIFT Code, số tài khoản của người thụ hưởng.
- Chữ ký và con dấu: Thể hiện sự cam kết của bên bán (tùy thuộc vào quy định và thỏa thuận).
Mẫu hóa đơn chiếu lệ mới nhất
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là một dạng hóa đơn tạm thời, thường được sử dụng trong giao dịch xuất nhập khẩu để khai báo hải quan, gửi hàng mẫu, hoặc làm căn cứ ký kết hợp đồng chính thức. Dưới đây là mẫu hóa đơn chiếu lệ mới nhất năm 2025, được cập nhật theo yêu cầu thực tế của doanh nghiệp và tiêu chuẩn quốc tế.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn chiếu lệ (FAQ)
Hóa đơn chiếu lệ có phải là hóa đơn hợp pháp không?
Có. Hóa đơn chiếu lệ được pháp luật thừa nhận là một loại chứng từ hợp lệ trong một số trường hợp nhất định, đặc biệt là trong giao dịch xuất nhập khẩu hoặc vận chuyển hàng hóa nội bộ không phát sinh thanh toán. Tuy nhiên, nó không có giá trị thanh toán, khấu trừ thuế hay kê khai doanh thu.
Hóa đơn chiếu lệ có cần kê khai thuế GTGT không?
Không. Do hóa đơn chiếu lệ không làm phát sinh doanh thu, nên doanh nghiệp không cần kê khai vào tờ khai thuế GTGT đầu ra. Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn tài chính (GTGT, bán hàng).
Có thể lập hóa đơn chiếu lệ trên phần mềm hóa đơn điện tử không?
Được. Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay như MISA, Fast, MeInvoice, Viettel Invoice… đều cho phép người dùng tạo mẫu hóa đơn chiếu lệ riêng, có thể tùy chỉnh tiêu đề, ghi chú và không gửi lên cơ quan thuế.
Có được gửi hóa đơn chiếu lệ cho đối tác nước ngoài không?
Có. Trên thực tế, Proforma Invoice là một trong những chứng từ thường được yêu cầu trong hồ sơ xuất khẩu, giúp đối tác tham khảo hàng hóa, trị giá tạm tính, điều kiện giao hàng (Incoterms), trước khi ra quyết định đặt hàng.
Có bị xử phạt nếu sử dụng sai mục đích hóa đơn chiếu lệ?
Có thể bị xử phạt. Nếu doanh nghiệp dùng hóa đơn chiếu lệ để trốn kê khai thuế, lách doanh thu hoặc dùng thay thế hóa đơn tài chính, có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể lên tới 20.000.000 VNĐ tùy hành vi.
Có cần ký số trên hóa đơn chiếu lệ không?
Không bắt buộc. Vì hóa đơn chiếu lệ không phải là hóa đơn tài chính chính thức, nên việc ký số là tùy chọn, không bắt buộc theo quy định. Tuy nhiên, nếu gửi cho đối tác hoặc nộp cho hải quan, vẫn nên ký và đóng dấu để tăng tính hợp pháp.
Có cần lưu trữ hóa đơn chiếu lệ không?
Có. Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn chiếu lệ tối thiểu 5 năm, đặc biệt nếu hóa đơn đó liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa hoặc khai báo hải quan. Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch khi cơ quan chức năng kiểm tra hồ sơ.
Mời bạn xem thêm: PO là gì? Những lưu ý cần biết để quản lý PO hiệu quả
Hóa đơn chiếu lệ không chỉ đơn thuần là một tài liệu thương mại; nó là một cầu nối giữa người mua và người bán trong một thế giới giao dịch ngày càng trở nên phức tạp. Cũng giống như một dự án kiến trúc cần bản thiết kế chi tiết để thực hiện, hóa đơn chiếu lệ giúp các bên xác định và thỏa thuận rõ ràng về những điều kiện giao dịch, từ đó giúp cho việc kinh doanh trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn. Hãy xem việc sử dụng hóa đơn chiếu lệ như một bước chuẩn bị quan trọng trong một trò chơi cờ, nơi mà mỗi nước đi đều cần được tính toán kỹ càng để đạt được thắng lợi cuối cùng.
Thông tin liên hệ
HOTLINE: 0971 21 22 23