Trang chủQuy trình xuất kho là gì?
Quy trình xuất kho hàng hóa chính là hoạt động xuất hàng ra khỏi kho theo một trình tự nhất định và được hệ thống đồng bộ. Điều này giúp cho hoạt động xuất hàng đi của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và dễ dàng theo dõi hơn.
Tìm hiểu ngay về dịch vụ cho thuê kho xưởng với quy trình quản lý kho chuyên nghiệp
Tầm quan trọng của quy trình xuất kho
Một quy trình xuất kho chuẩn chỉnh có tầm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi nếu như không xây dựng quy trình hiệu quả, doanh nghiệp có thể sẽ đối diện với những vấn đề như:
- Hàng hóa bị thất thoát do sai sót trong quản lý hoặc gian lận.
- Hàng hóa không được bảo quản tốt, dễ xảy ra tình trạng hư hỏng và hao mòn.
- Hàng hóa không được phân bổ hợp lý, lúc thừa lúc thiếu
- Và nhiều vấn đề khác…
Việc thiết lập một quy trình xuất kho khoa học sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích:
– Chất lượng của sản phẩm được đảm bảo:
Doanh nghiệp nếu xây dựng một quy trình xuất kho hiệu quả sẽ đảm bảo hàng hóa được kiểm tra và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi rời kho. Có như vậy, hàng hóa khi đến tay khách hàng đều là hàng chất lượng.
– Kiểm soát tốt hàng tồn kho
Quản lý chặt chẽ quy trình xuất kho giúp ngăn chặn tình trạng thất thoát hàng hóa. Đồng thời, việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn do có thông tin đầy đủ và chính xác về tình hình xuất hàng hóa trong kho.
– Nâng cao trải nghiệm của khách hàng
Quy trình xuất kho chuyên nghiệp còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua hàng của khách hàng. Bởi khi hàng hóa được gửi đúng đúng hẹn sẽ giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn trong lòng khách hàng.
– Hỗ trợ quá trình sản xuất và kinh doanh không bị gián đoạn: Quy trình xuất hàng tiêu chuẩn sẽ phải trải qua nhiều bước liên tiếp nhau. Mỗi bước được kiểm soát chặt chẽ và ghi nhận lại đầy đủ thông tin. Nhờ điều này, người quản lý sẽ có đầy đủ dữ liệu để đưa ra những đánh giá về hàng hóa trong kho. Từ đó, lên kế hoạch nhập thêm hay xử lí hàng tồn trong kho.
Quy trình xuất kho tiêu chuẩn chi tiết
Nếu muốn tối ưu quy trình xuất kho, doanh nghiệp cần phải nhận thức rằng: “Việc quản lý kho đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải kết hợp linh hoạt giữa việc quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại”. Dưới đây, Nhatviet Logistics giới thiệu đến bạn một quy trình xuất kho theo tiêu chuẩn sẽ gồm các bước sau:
Bước 1: Viết phiếu đề nghị và gửi yêu cầu xuất kho
Bước đầu tiên trong một quy trình xuất kho tiêu chuẩn đó là gửi đề nghị xuất kho. Đối với từng loại hàng hóa sẽ có một bộ phận có trách nhiệm phụ trách. Đồng thời, phiếu đề nghị xuất hàng sẽ được lập bởi người có thẩm quyền.
Ví dụ như trưởng bộ phận sản xuất sẽ chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị xuất kho cho hàng hóa vật tư sản xuất. Trưởng bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu xuất kho cho các sản phẩm hoặc hàng hóa kinh doanh.
Bước 2: Xác nhận đề nghị xuất kho
Ban Giám đốc hoặc những người có thẩm quyền sẽ thực hiện việc xem xét và phê duyệt các đề nghị xuất kho.
- Đối với các loại hàng hóa phục vụ mục đích sản xuất, Ban giám đốc/Phòng kế hoạch sản xuất sẽ tiến hành xem xét và xác nhận yêu cầu xuất kho.
- Đối với hàng hóa để bán trong doanh nghiệp thì không nhất thiết phải qua quản lý cấp cao. Việc phê duyệt có thể được thực hiện bởi bộ phận kế toán hoặc bán hàng.
Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi đề nghị xuất kho được chấp thuận thì sẽ chuyển sang bước kiểm tra hàng tồn trong kho. Tại bước này, thủ kho sẽ ra soát và kiểm tra lại các hàng tồn kho để đảm bảo rằng số lượng, khối lượng hàng hóa đáp ứng được với đề nghị xuất kho.
Trong trường hợp thiếu hàng, quản lý kho sẽ thông báo ngay đến các phòng ban phụ trách nhập kho để đề nghị nhập thêm hàng mới.
Khi hàng hóa đã được bổ sung đầy đủ theo yêu cầu xuất kho thì sẽ chuyển đến bước tiếp theo.
Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn, giấy tờ và thủ tục xuất kho
Ở bước 4 này, thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Tiếp đó, phiếu xuất sẽ được chuyển cho quản lý kho để đảm nhận việc lấy hàng.
Lưu ý rằng phiếu xuất kho cần phải được lập thành ít nhất 2 liên. Trong đó, một liên được giao cho thủ kho còn một liên được lưu tại quyển.
Bước 5: Xác nhận xuất kho và cập nhật thông tin
Bước cuối cùng trong quy trình xuất kho là xuất hàng khỏi kho và cập nhật thông tin. Dựa trên thông tin của phiếu xuất kho, quản lý kho tiến hành lấy hàng và sắp xếp sản phẩm này theo các yêu cầu. Cùng lúc đó là nhân viên phụ trách cũng sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng, tình trạng thực tế trước khi bắt đầu bốc xếp lên phương tiện vận tải.
Kế toán kho đảm nhận việc cập nhật chi tiết nhật ký xuất kho, hạch toán hàng và xác định số lượng tồn kho cụ thể. Trong trường hợp phát sinh bất kỳ sai lệch nào, cần kiểm tra kỹ lưỡng nguyên nhân để tránh thất thoát hàng hóa vật tư của doanh nghiệp.
Dịch vụ cho thuê và quản lý kho chuyên nghiệp uy tín 2023
Một quy trình xuất kho hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí và thời gian. Đồng thời, kiểm soát thực tế chính xác số lượng hàng hóa tồn kho.
Hiện nay, dịch vụ cho thuê và quản lý kho chuyên nghiệp của Nhatviet Logistics được nhiều khách hàng yêu thích và lựa chọn. Đến với chúng tôi, bạn sẽ có được những quyền lợi thiết thực nhất:
- Dịch vụ chất lượng, đảm bảo thực hiện đúng với mong muốn và nhu cầu của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ cho thuê kho phải chăng.
- Nhân viên tư vấn nhiệt tình, có sự ham hiểu về quy trình xuất nhập kho hàng. Vì thế, hướng dẫn dễ hiểu và vô cùng chu đáo.
Bài viết trên đây tổng hợp chi tiết thông tin về quy trình xuất kho hoàn thiện đối với một doanh nghiệp. Hy vọng rằng, đã mang đến cho mọi người những kiến thức hữu ích nhất. Liên hệ ngay với Nhatviet Logistics qua hotline 0971 21 22 23 nếu bạn cần đến dịch vụ thuê kho chuyên nghiệp.
