Mẫu nội quy kho hàng mà doanh nghiệp cần phải biết

Nội quy kho hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và vận hành các hoạt động kho hàng của một doanh nghiệp. Việc thiết lập và tuân thủ nội quy sẽ đảm bảo tính ổn định, an toàn và hiệu quả trong việc quản lý kho. Từ đó các công việc như nhập xuất, kiểm soát tồn kho cho đến bảo quản và vận chuyển hàng hóa sẽ thuận tiện hơn. Trong bài viết này, Nhất Việt Logistics cung cấp cho bạn đọc về nội quy kho hàng và cung cấp một số mẫu nội quy chuẩn nhất hiện nay.

Nội quy kho hàng là gì?

Nội quy kho hàng là một tập hợp các quy định, quy tắc và tiêu chuẩn mà một doanh nghiệp thiết lập để quản lý, điều hành hoạt động kho hàng. Nó bao gồm các quy định về việc nhập xuất hàng hóa, lưu trữ, sắp xếp, kiểm kê, bảo quản và vận chuyển hàng hóa trong kho. Quy định trong kho hàng cần được thiết lập và thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn, hiệu quả và tuân thủ quy trình làm việc chung của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần có nội quy kho hàng

Việc thiết lập nội quy kho hàng mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Khi có một quy định chung về cách thức hoạt động tại kho, nhân viên sẽ làm việc dễ dàng hơn. 

Những ưu điểm khi xây dựng nội quy kho tại doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Đảm bảo an toàn và tính chính xác: Giúp định rõ quy trình và quy tắc để đảm bảo an toàn trong vận chuyển, lưu trữ và sử dụng hàng hóa. Điều này giúp tránh các tai nạn và hạn chế sai sót trong quá trình quản lý kho.
• Tối ưu hóa vận hành: Cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và công việc trong kho. Bằng cách xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong đội ngũ quản lý kho, nội quy giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Khi xây dựng nội quy kho hàng phù hợp với doanh nghiệp và các cá nhân thực hiện theo đúng nội quy sẽ tạo nên một môi trường, văn hóa chuyên nghiệp, nâng cao hiệu suất làm việc.
• Kiểm soát tồn kho: Một danh sách các điều lệ trong kho sẽ định rõ quy trình kiểm soát tồn kho, từ việc nhập kho, xuất kho đến kiểm kê định kỳ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về số lượng hàng hóa có sẵn trong kho và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu quản lý kho.

Tầm quan trọng của nội quy kho hàng hóa

Nội quy kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nội quy kho giống như kim chỉ nam để mọi hoạt động đi đúng hướng. 

Khi mọi nhân viên đều thực hiện theo nội quy kho, công việc sẽ được tăng năng suất đáng kể. Quy định chung trong kho giúp tối ưu hóa hoạt động, từ việc sắp xếp, bố trí hàng hóa đến quy trình vận chuyển và kiểm soát tồn kho. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí, từ đó tạo ra sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Nội quy kho hàng còn giúp đảm bảo an toàn lao động cho nhân viên. Các quy định cung cấp hướng dẫn về an toàn trong quá trình vận chuyển, lưu trữ và sử dụng hàng hóa trong kho. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn, bảo vệ nhân viên và tài sản của doanh nghiệp.

Tổng hợp các mẫu nội quy kho hàng chuẩn nhất hiện nay

Tùy thuộc vào mỗi đặc trưng riêng của kho lưu trữ mà sẽ có quy định phù hợp. Nhatviet Logistics cung cấp cho bạn 4 nội quy kho hàng của các lĩnh vực phổ biến nhất hiện nay.

Nội quy kho hàng ngành y

Nội quy nhà kho ngành y thường đảm bảo các yếu tố như : 

• Mô tả các quy trình vận chuyển, lưu trữ và sử dụng các loại máy móc và vật tư y tế.
• Xác định các yêu cầu về quy trình bảo quản và vệ sinh để đảm bảo tính an toàn và chất lượng của sản phẩm.
• Quy định về các quy trình sử dụng, vệ sinh và phòng chống cháy nổ các thiết bị y tế
• Quy định về nhân viên phận sự và vô phận sự tại kho hàng hóa, đảm bảo chưc năng, nhiệm vụ được giao.
• Hướng dẫn về việc xử lý và báo cáo sự cố, hỏng hóc, mất mát trong quá trình quản lý kho hàng y tế.

Nội quy quản lý kho dược

Kho dược là một loại kho hàng hóa mang tính đặc thù, nên nội quy quản lý kho cũng có những quy định riêng và cần được tuân thủ nghiêm ngặt. 

• Quy định về việc nhập xuất, kiểm kê và kiểm soát tồn kho các loại thuốc, dược phẩm.
• Đưa ra các quy tắc và quy trình về sắp xếp, lưu trữ và bảo quản đúng cách để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của các sản phẩm.
• Hướng dẫn về việc xử lý và tiêu hủy các sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc bị hỏng.
• Quy định về việc bảo vệ thông tin và bảo mật của các loại thuốc, dược phẩm và thông tin liên quan.

Nội quy bảo quản hàng hóa, lưu kho

Với nội quy bảo quản hàng hóa khi lưu kho, doanh nghiệp có thể tham khảo các quy định sau để xây dựng bộ nội quy phù hợp với lĩnh vực đang hoạt động.

• Xác định các quy tắc về việc xếp dỡ, sắp xếp và lưu trữ hàng hóa một cách khoa học và tiết kiệm không gian.
• Hướng dẫn về việc sử dụng các thiết bị, công cụ và hệ thống quản lý kho để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc kiểm soát và kiểm kê hàng hóa.
• Quy định về việc bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố có hại như ẩm ướt, nhiệt độ, ánh sáng mặt trời và các yếu tố môi trường khác.
• Hướng dẫn về việc đảm bảo sự an toàn trong quá trình xếp dỡ, vận chuyển và lưu kho hàng hóa.

Mẫu nội quy kho mới nhất

Nếu bạn đang xây dựng một kho hàng và cần tạo một nội quy kho phù hợp, tham khảo mẫu nội quy kho dưới đây của Logistics và điều chỉnh phù hợp với yêu cầu nhé.

Một số lưu ý khi áp dụng nội quy kho vào thực tế

Việc xây dựng nội quy kho hàng chỉ là bước đầu. Để nội quy thực sự phát huy hiệu quả trong quản lý kho, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau khi triển khai vào thực tế:

Phổ biến rõ ràng cho toàn bộ nhân sự

Một mẫu nội quy kho hàng hóa dù hoàn chỉnh đến đâu cũng không có giá trị nếu nhân viên không hiểu hoặc không nắm rõ. Do đó:

• Tổ chức buổi họp nội bộ để phổ biến nội quy kho
• Cung cấp văn bản nội quy cho từng nhân viên ký nhận
• Đào tạo định kỳ, đặc biệt với nhân viên mới

Mẹo nhỏ: Dùng sơ đồ trực quan, video hướng dẫn nội quy giúp dễ tiếp thu hơn tài liệu chữ thông thường.

Niêm yết nội quy kho ở vị trí dễ quan sát

Việc gắn nội quy kho hàng tại các khu vực chính trong kho như cửa ra vào, văn phòng kho, khu vực xuất/nhập hàng sẽ giúp:

• Nhắc nhở liên tục về kỷ luật và an toàn
• Tránh trường hợp viện cớ “không biết”
• Tăng tính minh bạch giữa nhân viên và quản lý

Áp dụng thống nhất và công bằng

Nội quy cần được áp dụng đồng đều cho tất cả các bộ phận, từ công nhân, nhân viên vận hành đến quản lý. Điều này giúp:

• Tránh tình trạng phân biệt đối xử
• Tạo môi trường làm việc công bằng, chuyên nghiệp
• Xây dựng văn hóa kho hàng kỷ luật

Có cơ chế xử lý vi phạm minh bạch

Một số doanh nghiệp thường xây dựng nội quy nhưng lại thiếu phần thực thi, khiến nội quy chỉ mang tính hình thức. Vì vậy, bạn nên:

• Thiết lập quy trình ghi nhận vi phạm (biên bản, ảnh/video)
• Xác định rõ mức phạt tương ứng theo từng loại lỗi
• Kết hợp cảnh báo – nhắc nhở – xử lý hành chính

Rà soát và cập nhật nội quy định kỳ

Kho hàng là nơi thường xuyên thay đổi về nhân sự, loại hàng hóa, công nghệ… nên nội quy kho cũng cần được điều chỉnh định kỳ để phù hợp với thực tế:

• Rà soát nội quy mỗi 6–12 tháng
• Lấy ý kiến đóng góp từ nhân viên vận hành trực tiếp
• Cập nhật các nội dung liên quan đến an toàn lao động, PCCC, công nghệ mới

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về nội quy kho

Nội quy kho hàng có bắt buộc không?

Có. Dù không bắt buộc theo luật cụ thể, nhưng trong thực tế, việc xây dựng nội quy kho hàng là điều thiết yếu với bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động lưu trữ, xuất – nhập hàng hóa. Nó giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, hạn chế rủi ro và nâng cao năng suất vận hành.

Doanh nghiệp nhỏ có cần nội quy kho không?

Rất cần. Dù quy mô nhỏ, bạn vẫn nên có mẫu nội quy kho hàng hóa phù hợp để định hướng hành vi cho nhân sự, đặc biệt khi quản lý kho thiếu chuyên nghiệp dễ dẫn đến thất thoát. Bạn có thể bắt đầu từ mẫu đơn giản, sau đó tùy chỉnh theo tình hình thực tế.

Có thể sử dụng chung mẫu nội quy kho cho nhiều chi nhánh không?

Có thể, nhưng nên linh hoạt điều chỉnh một số điều khoản tùy theo mặt bằng, nhân sự, và loại hàng hóa mỗi chi nhánh. Một mẫu nội quy kho hàng hóa có thể dùng làm khung chuẩn, sau đó thêm/sửa theo từng địa điểm.

Mời bạn xem thêm: Nghiệp vụ quản lý kho là gì? Quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

Đối với mọi doanh nghiệp, việc thiết lập và tuân thủ nội quy kho hàng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính an toàn, hiệu quả và chất lượng trong quản lý hàng hóa. Áp dụng các mẫu nội quy chuẩn nhất cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo sự đồng nhất trong các hoạt động kho hàng. Vì vậy, hãy đặt nội quy kho hàng là một ưu tiên và áp dụng chúng một cách kỷ luật để nâng cao hiệu suất và hiệu quả của kho hàng của bạn.