Nghiệp vụ quản lý kho là gì? Quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

Nghiệp vụ quản lý kho là một khía cạnh vô cùng phức tạp và quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Việc triển khai tốt quy trình trong nghiệp vụ quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất trong hoạt động kho hàng. 

Nghiệp vụ quản lý kho là gì?

Nghiệp vụ quản lý kho (Warehouse Operation) là quá trình tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động của kho hàng. Công việc này bao gồm một loạt các công việc như tiếp nhận, xếp dỡ, lưu trữ, bốc xếp, đóng gói, và giao nhận hàng hóa. Mục tiêu của nghiệp vụ quản lý kho là tối ưu hóa sự lưu trữ hàng hóa, giảm thiểu chi phí tồn kho, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong quá trình xuất nhập kho.

Tại sao doanh nghiệp cần có nghiệp vụ quản lý kho?

Nghiệp vụ quản lý kho mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp kho hàng được vận hành một cách trơn tru và đảm bảo tính liên tục. Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp cần có nghiệp vụ quản lý kho.

Nghiệp vụ quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số gợi ý để làm rõ những ý này:

Giúp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Việc một doanh nghiệp có chuyên môn nghiệp vụ quản lý kho giỏi sẽ có cái nhìn tổng quan về lượng hàng tồn kho hiện có và tình trạng của từng mặt hàng. Qua đó sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc tồn đọng hàng hóa lâu dài, tránh thất thoát hàng tồn kho không kiểm soát. Khi kiểm soát và quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo luôn có sẵn hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

Giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa

Doanh nghiệp có quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng sẽ giảm thiểu rủi ro liên quan đến hàng tồn kho. Khi kiểm soát kho chặt chẽ, sẽ sớm phát hiện các vấn đề như hàng hóa hỏng hóc, hết hạn sử dụng hoặc giả mạo hơn.

Nâng cao năng suất công việc

Khi mọi hoạt động trong kho hàng được thực hiện theo một quy trình và đáp ứng theo nghiệp vụ quản lý kho, mọi hoạt động sẽ được quản lý đồng bộ, từ đó công việc sẽ diễn ra xuyên suốt hơn. Việc làm này giúp giảm thời gian chết cho doanh nghiệp, tránh  rơi vào tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn đọng không cần thiết.

Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Nghiệp vụ quản lý kho giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời nhất. Quản lý kho hiệu quả giúp đảm bảo sản phẩm luôn sẵn có và giao hàng đúng hẹn, từ đó tạo niềm tin cũng như sự trung thành từ phía khách hàng. Một trải nghiệm tích cực sẽ thúc đẩy khách hàng quay lại và thậm chí giới thiệu doanh nghiệp này với người khác.

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO mới nhất

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO đảm bảo các hoạt động kho hàng được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Quy trình này gồm 5 bước chính sau:

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO mới nhất đảm bảo tối ưu vận hành kho

Nhập kho:

• Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho: Nhân viên quản lý kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.
• Ghi phiếu nhập kho: Thông qua việc ghi nhận phiếu nhập kho, cửa hàng có thể theo dõi số lượng hàng hóa nhập vào và xuất ra cùng với thông tin về đối tác liên quan.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Quá trình kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập vào để đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu của cửa hàng. 
• Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập: Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước khi nhập vào kho và sau khi nhập để cung cấp dữ liệu cho quy trình lưu kho và kiểm kê sau này.

Lưu kho:

• Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, lô hàng, ngày sản xuất, ngày hết hạn, để đảm bảo hàng hóa không bị hỏng hoặc hết hạn.
• Bảo quản hàng hóa: Đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp, như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, để tránh hỏng hóc và tổn hao hàng hóa.

Xuất kho:

• Tiếp nhận yêu cầu xuất kho: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận hoặc khách hàng.
• Lập phiếu xuất kho: Ghi nhận thông tin về hàng hóa, số lượng, ngày xuất kho, và thông tin người nhận.
• Xuất kho và vận chuyển hàng hóa: Lấy hàng từ vị trí lưu kho và vận chuyển đến nơi cần xuất kho.

Kiểm kê:

• Lên kế hoạch kiểm kê: Xác định thời điểm kiểm kê và thông báo cho các bộ phận liên quan.
• Thực hiện kiểm kê: Kiểm tra thực tế số lượng hàng hóa trong kho so với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho.
• Đối chiếu và điều chỉnh: So sánh kết quả kiểm kê với dữ liệu trong hệ thống và điều chỉnh sai sót nếu có.

Báo cáo:

• Tổng kết tồn kho: Tạo báo cáo về tình trạng tồn kho, bao gồm số lượng hàng tồn kho, giá trị tồn kho, các mặt hàng sắp hết hàng, và các thông số quản lý kho khác.
• Báo cáo xuất nhập tồn: Theo dõi và báo cáo số lượng hàng đã nhập kho và xuất kho trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Báo cáo kiểm kê: Tạo báo cáo về kết quả kiểm kê, bao gồm các sai sót nếu có và các biện pháp khắc phục.

Những sai lầm thường gặp trong nghiệp vụ kho và cách khắc phục

Dù đã có quy trình cụ thể, nhưng trong thực tế triển khai nghiệp vụ quản lý kho, rất nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải sai sót gây thất thoát, chậm tiến độ hoặc làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và giải pháp khắc phục hiệu quả:

Nhập – xuất hàng không kiểm tra kỹ lưỡng

Hiện nay ở nhiều nhân viên vẫn hay đối chiếu sơ sài các chứng từ hoặc nhập/xuất hàng theo cảm tính mà không kiểm tra thực tế số lượng và chất lượng. Điều này sẽ gây ra tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa, sai chủng loại, dễ gây ra thất thoát hoặc làm gián đoạn đơn hàng.

Để hạn chế lỗi này các doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm tra chéo (kiểm hàng 2 lớp) giữa nhân viên và giám sát. Ngoài ra, có thể sử dụng máy quét mã vạch để xác nhận sản phẩm đặc biệt các sản phẩm nhỏ gọn. Thường xuyên đào tạo lại nghiệp vụ kho hàng cho nhân viên định kỳ.

Không thực hiện kiểm kê định kỳ

Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm kho khi có phát sinh vấn đề, dẫn đến số liệu thực tế sai lệch với trên hệ thống. Dẫn đến không kiểm soát được tồn kho thực tế, dẫn đến đặt hàng sai, bán hàng nhầm, khó phát hiện mất mát. 

Các doanh nghiệp nên thương xuyên kiểm kê kho định kì hàng tuần/tháng. Sử dụng thêm các phần mềm so sánh được số liệu thực tế và hệ thống. Cần có thêm biểu mẫu kiểm kê tiêu chuẩn và xử lý chênh lệch.

Sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học

Việc kho hàng không được sắp xếp khoa học, logic về vị trí, ký hiệu sẽ làm mất thời gian tìm kiếm, nhầm lẫn khi xuất kho, làm tăng thời gian xử lý đơn hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Để hạn chế tình trạng này mỗi kho hàng nên thiết lập sơ đồ kho rõ ràng, phân chia khu vực nhóm sản phẩm. Gắn nhãn ở các kệ để dễ kiểm soát. Đồng thời cũng nên ứng dụng hệ thống VMS (Warehouse Management System) để tối ưu không gian và quy trình lưu trữ.

Phụ thuộc quá nhiều vào quản lý thủ công

Quản lý file excel để quản lý dữ liệu kho hàng là cách phổ biến của người từ trước đến nay, tuy nhiên cách này chỉ phù hợp với các kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không quá nhiều, còn đối với các kho lớn với hơn hàng nghìn mã hàng sẽ kho kiểm soát. Việc không cập nhật theo thời gian thực, dễ gây nhầm lẫn, không kiểm soát được hàng tồn.

Để khắc phục tình trạng này thì nên chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên dụng. Tích hợp hệ thống quản lý kho với bán hàng, vận đơn và kế toán. Tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên để khai thác công cụ một cách hiệu quả.

Kinh nghiệm để có nghiệp vụ quản lý kho tốt nhất

Để đảm bảo các hoạt động trong kho hàng diễn ra hiệu quả, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa, thiếu hàng hay hư hỏng sản phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng những quy trình nghiệp vụ quản lý kho chuyên nghiệp. Tham khảo một số kinh nghiệm sau đây:

Đào tạo và tuyển dụng nhân viên chuyên nghiệp: Để thực hiện nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo chuyên sâu về các quy trình và kỹ năng quản lý kho. Tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn cũng đóng vai trò quan trọng để tăng cường hiệu suất làm việc.

Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Áp dụng các giải pháp công nghệ như hệ thống quản lý kho tự động, mã vạch giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, đồng thời cải thiện tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu.

Thiết lập quy trình rõ ràng và minh bạch: Xác định rõ các bước và quy trình quản lý kho, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu và tuân thủ chúng. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và sự không chính xác trong quá trình quản lý hàng tồn kho.

Liên tục đánh giá và cải tiến: Thường xuyên đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý kho và tìm kiếm cơ hội cải tiến. Tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa lưu trữ, và tăng cường năng suất làm việc.

Kỹ năng cần có của một nhân sự quản lý kho

Trong nghiệp vụ quản lý kho, con người là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả vận hành. Một nhân sự kho giỏi không chỉ nắm rõ quy trình nghiệp vụ kho hàng mà còn cần trang bị các kỹ năng quan trọng sau:

Tư duy logic, tỉ mỉ và cẩn thận

Quản lý kho đòi hỏi xử lý số lượng lớn hàng hóa và số liệu mỗi ngày. Vì vậy, người phụ trách phải có tư duy logic để sắp xếp, phân loại hàng hóa khoa học; đồng thời tỉ mỉ trong từng bước nhập – xuất – kiểm kê để tránh sai sót.

Ví dụ, nếu không kiểm tra kỹ khi nhập kho, hàng hỏng hoặc sai lệch số lượng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ chuỗi cung ứng.

Thành thạo phần mềm quản lý kho

Trong thời đại số, sử dụng phần mềm quản lý kho là một phần tất yếu của nghiệp vụ kho hàng hiện đại. Nhân sự kho cần thành thạo các hệ thống như:

• Phần mềm ERP (SAP, Odoo…)
• Phần mềm quản lý kho chuyên biệt (KiotViet, Sapo, Bravo…)

Việc nắm rõ công cụ giúp cập nhật số liệu nhanh, truy xuất tồn kho chính xác và lập báo cáo dễ dàng.

Kỹ năng giao tiếp và phối hợp

Quản lý kho không làm việc đơn lẻ. Họ phải thường xuyên phối hợp với bộ phận mua hàng, kế toán, vận chuyển và cả khách hàng. Do đó, khả năng giao tiếp hiệu quả, biết xử lý tình huống linh hoạt sẽ giúp giảm thiểu mâu thuẫn và tăng hiệu suất công việc.

Khả năng quản lý thời gian và tổ chức công việc

Kho hàng thường xuyên biến động. Một người làm nghiệp vụ quản lý kho giỏi cần biết sắp xếp thời gian hợp lý, lên kế hoạch nhập – xuất kho, kiểm kê định kỳ và xử lý tình huống phát sinh kịp thời.

Xu hướng hiện đại nghiệp vụ kho hàng

Trong bối cảnh thương mại điện tử và logistics phát triển mạnh mẽ, nghiệp vụ quản lý kho cũng không ngừng thay đổi để thích ứng với nhu cầu thực tiễn. Dưới đây là những xu hướng quản lý kho hiện đại mà doanh nghiệp cần cập nhật để nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí:

Tự động hóa quy trình kho

Tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót do con người, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và kiểm soát tồn kho chính xác. Một số công nghệ tự động hóa phổ biến trong nghiệp vụ quản lý kho hiện nay gồm:

• Máy quét mã vạch (Barcode/QR code): Giúp nhập – xuất kho nhanh, tránh nhầm lẫn.
• Băng chuyền tự động: Vận chuyển hàng hóa trong kho nhanh chóng.
• Robot kho (AGV – Automated Guided Vehicles): Tự động di chuyển, sắp xếp hàng hóa theo lệnh từ hệ thống.

Sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh

Thay vì quản lý thủ công bằng Excel, doanh nghiệp hiện đại đang chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên biệt, tích hợp nhiều tính năng:

• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
• Cảnh báo hàng tồn, sắp hết, hoặc hết hạn.
• Tích hợp bán hàng, kế toán, vận chuyển (Omnichannel).

Một số phần mềm quản lý kho phổ biến tại Việt Nam: KiotViet, Sapo, MISA eShop, Bravo, Odoo,…

Tích hợp IoT và dữ liệu lớn (Big Data)

IoT (Internet of Things) giúp kết nối các thiết bị trong kho với hệ thống quản lý, tạo ra một mạng lưới thông minh có thể giám sát nhiệt độ, độ ẩm, trạng thái hàng hóa theo thời gian thực. Cùng với đó, Big Data phân tích lịch sử tồn kho, xu hướng tiêu thụ để tối ưu kế hoạch nhập hàng.

Chuyển đổi số toàn diện

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là áp dụng phần mềm, mà là việc xây dựng quy trình quản lý kho bài bản, minh bạch, dễ kiểm soát. Từ đó, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô mà không bị “vỡ trận” trong quản lý kho hàng.

Mời bạn xem thêm: Quy trình quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp 2025

Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO cùng với việc áp dụng các kinh nghiệm quản lý hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất trong việc lưu trữ và quản lý hàng hóa. Vì vậy nên, mỗi doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng một hệ thống kho hàng chuyên nghiệp, một quy trình quản lý nghiệp vụ kho chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu suất, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.