Mẫu biên bản gửi hàng tại kho được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Biên bản gửi hàng tại kho đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động vận chuyển, lưu kho và quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Đây là tài liệu chính thức xác nhận việc gửi hàng hóa từ bên gửi đến kho, đồng thời đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của các bên liên quan được thực hiện rõ ràng và minh bạch. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu phân tích biên bản gửi hàng tại kho, từ khái niệm, thời điểm cần lập, nội dung thiết yếu, đến các mẫu biên bản mới nhất. Cùng đọc ngay nhé!

Biên bản gửi hàng tại kho là gì?

Biên bản gửi hàng tại kho là một loại giấy tờ pháp lý thể hiện quá trình chuyển giao hàng hóa từ bên gửi đến kho lưu trữ. Đây không chỉ là chứng cứ xác nhận hàng hóa đã được gửi đi mà còn giúp hai bên xác nhận rõ ràng về tình trạng, số lượng, loại hàng, điều kiện bảo quản và trách nhiệm của mỗi bên trong suốt quá trình lưu giữ.

Nói cách khác, biên bản gửi hàng tại kho đóng vai trò như một hợp đồng nhỏ gọn, có tính ràng buộc pháp lý cao, giúp ngăn ngừa tranh chấp, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên gửi và bên kho. Những thông tin trong biên bản này giúp các bên dễ dàng theo dõi, quản lý, đối chiếu hàng hóa trong quá trình lưu kho, từ đó giảm thiểu rủi ro thất thoát, hư hỏng hoặc sai lệch dữ liệu.

Khi nào cần lập biên bản gửi hàng tại kho

Biên bản gửi hàng tại kho cần được lập trong những thời điểm, tình huống cụ thể nhằm đảm bảo quá trình lưu trữ hàng hóa diễn ra suôn sẻ, rõ ràng và minh bạch:

Khi hàng hóa được gửi đến kho lần đầu tiên

Thông thường, biên bản gửi kho hàng hóa sẽ được lập ngay khi hàng hóa được chuyển từ nơi sản xuất, xưởng hoặc nhà cung cấp đến kho lưu trữ. Đây là bước bắt buộc để xác nhận việc hàng hóa đã chính thức về kho, đồng thời tạo cơ sở cho việc quản lý, theo dõi về sau.

Trong quá trình này, các thông tin như số lượng, tình trạng, loại hàng, đặc điểm hàng hóa phải được kiểm tra, ghi nhận cẩn thận. Quá trình lập biên bản giúp loại bỏ những tranh chấp không đáng có, đảm bảo tính pháp lý và tạo tiền đề cho các hoạt động tiếp theo như lưu kho, bảo quản, xuất kho cho khách hàng.

Khi ký gửi hàng hóa trong kho

Trong các hoạt động ký gửi, biên bản ký gửi hàng hóa tại kho có vai trò như một chứng từ pháp lý xác nhận sự giao nhận hàng hóa tạm thời. Khi người gửi hàng ủy quyền cho kho lưu trữ giữ hộ hàng đến thời điểm xuất hàng, biên bản này sẽ ghi rõ trách nhiệm của các bên, hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình gửi giữ.

Việc lập biên bản gửi kho trong trường hợp này còn giúp nhà kho kiểm soát chặt chẽ hàng gửi, đồng thời cung cấp căn cứ pháp lý để xử lý các tranh chấp nếu xảy ra.

Khi thực hiện đối chiếu, kiểm kê, hoặc phản hồi khách hàng

Việc lập biên bản đối chiếu hàng gửi kho sau một thời gian nhất định hoặc khi có yêu cầu từ khách hàng là rất cần thiết. Biên bản này thể hiện rõ tình trạng kho hàng, số lượng tồn kho, hàng đã xuất hay còn trong kho, từ đó hỗ trợ công tác kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu chính xác.

Chẳng hạn, sau khi hàng hóa đã gửi đi, doanh nghiệp có thể thực hiện đối chiếu dựa trên mẫu biên bản gửi hàng tại kho để đảm bảo mọi số liệu khớp đúng với thực tế, hạn chế gian lận hoặc nhầm lẫn. Ngoài ra, khi cần phản hồi khách hàng hoặc thực hiện các thủ tục kiểm tra, biên bản này tạo cơ sở pháp lý giúp tránh những tranh chấp không đáng có.

Nội dung cần có trong biên bản gửi hàng hóa tại kho

Một biên bản gửi hàng tại kho hoàn chỉnh cần chứa đựng các thông tin rõ ràng, chính xác, phù hợp với yêu cầu pháp lý và nghiệp vụ logistics. Dưới đây là các phần nội dung bắt buộc cần có, giúp đảm bảo tính đầy đủ, chặt chẽ của biên bản.

Thông tin bên gửi và bên nhận (bên kho)

Trong bất kỳ biên bản gửi hàng tại kho nào, phần thông tin về các bên liên quan là yếu tố quan trọng để xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền lợi của từng bên. Thông tin này bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, số điện thoại liên hệ và các thông tin liên quan khác. Đối với cá nhân hoặc tổ chức không phải doanh nghiệp, cần ghi rõ tên, địa chỉ, giấy tờ chứng thực nhân thân.

Phần này giúp phân biệt rõ ràng ai là người gửi, ai là người nhận, đảm bảo các bên có thể liên hệ, cung cấp hoặc nhận thông tin nhanh chóng khi cần thiết.

Trong các mẫu biên bản gửi hàng hóa tại kho hiện nay, phần này thường được in rõ ràng, có dấu của các bên để tăng tính xác thực, tránh tình trạng giả mạo hoặc thay đổi nội dung. Điều này góp phần tạo ra sự minh bạch, chính xác trong việc theo dõi hàng hóa.

Danh mục hàng hóa gửi kho

Danh mục hàng hóa là phần nội dung quan trọng nhất trong biên bản gửi hàng tại kho vì thể hiện rõ loại hàng, số lượng, đặc điểm của từng mặt hàng. Trong đó, cần ghi rõ tên hàng, mã phẩm, ký mã hiệu để tránh nhầm lẫn.

Việc mô tả chính xác các mặt hàng, đặc biệt những loại hàng dễ hư hỏng hoặc có yêu cầu đặc biệt về bảo quản như hàng đông lạnh, hàng có xuất xứ hoặc mã số riêng, sẽ giúp nhà kho dễ dàng xác định trách nhiệm và phương pháp bảo quản phù hợp.

Lợi ích của việc ghi rõ danh mục này còn nằm ở khả năng theo dõi, kiểm kê, đối chiếu dễ dàng hơn. Chủ hàng hoặc tổ chức vận chuyển có thể dựa vào đây để kiểm tra số lượng, đánh giá tình trạng hàng hóa, đồng thời rút ra kết luận khi có phát sinh về số lượng hoặc chất lượng trong quá trình lưu giữ.

Số lượng – đơn giá – tình trạng hàng hóa

Trong mẫu biên bản gửi hàng tại kho, phần này không chỉ cung cấp thông tin về số lượng hàng hóa gửi đi mà còn thể hiện rõ giá trị, điều kiện hàng hóa. Số lượng cần ghi chính xác từng mặt hàng, kèm theo các chi tiết về đơn vị đo lường như kg, chiếc, mét, thùng… để tránh nhầm lẫn.

Phần đơn giá giúp xác định giá trị của toàn bộ hàng gửi, phục vụ cho mục đích tính thuế, xác nhận giá trị đầu tư hoặc tính phí dịch vụ kho bãi. Tình trạng hàng hóa cũng cần mô tả rõ ràng, bao gồm các trạng thái như mới, đã sử dụng, hư hỏng, giảm phẩm cấp… giúp doanh nghiệp hoặc nhân viên kho lưu ý hơn trong quá trình bảo quản cũng như khi xuất hàng.

Thời gian gửi và điều kiện bảo quản

Thời gian gửi hàng hóa đến kho là yếu tố quyết định đến tiến trình lưu trữ, xuất hàng hoặc xử lý nếu có sự cố xảy ra. Trong biên bản, cần ghi rõ ngày, tháng, năm gửi hàng, thời gian dự kiến xuất kho, hoặc thời hạn gửi hàng dài hơi tùy theo yêu cầu vận chuyển và ký gửi.

Đi kèm với đó, các điều kiện về bảo quản hàng hóa cũng rất quan trọng, đặc biệt đối với các mặt hàng yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc các điều kiện chuyên biệt khác. Phần này giúp làm rõ trách nhiệm của bên gửi trong việc đảm bảo hàng hóa được giữ đúng tiêu chuẩn, hạn chế rủi ro hư hỏng hay thất thoát trong quá trình lưu kho.

Cam kết, chữ ký và xác nhận hai bên

Phần cuối cùng không thể thiếu chính là cam kết của các bên về nội dung đã ghi trong biên bản. Các đại diện hợp pháp của bên gửi và bên kho sẽ ký tên, đóng dấu xác nhận để thể hiện sự đồng thuận và trách nhiệm pháp lý.

Trong mẫu biên bản gửi kho hàng hóa mới nhất, phần này thường được thiết kế rõ ràng, gồm chữ ký, con dấu, ngày tháng để nâng cao tính xác thực của tài liệu. Đồng thời, việc ký biên bản còn giúp các bên thể hiện sự đồng thuận cao nhất, xây dựng niềm tin lẫn nhau trong hoạt động gửi giữ hàng hóa.

Mẫu biên bản gửi hàng tại kho được sử dụng nhiều nhất

Đây là mẫu biên bản ký gửi hàng hóa tại kho mới nhất và đang được sử dụng phổ biến:

TÊN CÔNG TY … ……………………………………………………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc —————–

……………., ngày …. tháng …. năm …………..

BIÊN BẢN GỬI HÀNG HÓA TẠI KHO

Số: ……/BBGH Ngày: ……/……/20……

– Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ……………………………………………………….

– Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty ………….……………………..

Hôm nay, ngày … tháng ….  năm ……. Tại ………………………………………., Chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên gửi hàng): ………………………………………..………………………………

– Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………….

– Điện thoại: ………………………                                Fax: …………………………………

– Đại diện Ông/bà: ……………………………               Chức vụ: ………..…………………..

BÊN B (Bên nhận lưu kho): …….……………………………………………………………

– Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………….

– Điện thoại: ………………………                                Fax: …………………………………

– Đại diện Ông/bà: ……………………………               Chức vụ: ………..…………………..

Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:

STT	Tên hàng	Mã hàng (nếu có)	Quy cách/chủng loại	ĐVT	Số lượng	Ghi chú
1
2

Bên B xác nhận Bên A đã giao cho Bên B đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

       ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                    ĐẠI DIỆN BÊN B

        (Bên ký gửi)                                                                           (Bên nhận ký gửi)

Hướng dẫn lập biên bản gửi hàng tại kho đúng chuẩn

Để tiến hành lập biên bản gửi hàng tại kho đúng quy chuẩn, các doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước rõ ràng và chính xác. Việc này không chỉ giúp tránh sai sót mà còn đảm bảo chứng cứ pháp lý cho các hoạt động liên quan đến gửi giữ hàng hóa.

Bước 1 – Chuẩn bị thông tin hàng hóa & hợp đồng gửi kho

Trong bước này, doanh nghiệp cần tập trung thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa như mô tả, số lượng, tình trạng, cùng với hợp đồng hoặc các giấy tờ liên quan đến việc ký gửi. Việc này giúp xác định rõ các đặc điểm của mặt hàng, tránh nhầm lẫn hoặc ghi nhận thiếu chính xác.

Ngoài ra, cần kiểm tra các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, hợp đồng thương mại để làm căn cứ điền nội dung cho biên bản. Quá trình chuẩn bị này còn giúp giảm thiểu thời gian chỉnh sửa, bổ sung về sau.

Bước 2 – Ghi rõ số lượng, tình trạng, đơn giá

Tiếp theo, doanh nghiệp phải mô tả chính xác số lượng hàng gửi, tình trạng hiện tại của từng mặt hàng (mới, cũ, hư hỏng…), đồng thời ghi rõ đơn giá hoặc giá trị trị giá của từng mặt hàng để phù hợp với mục đích kế toán hoặc thuế.

Đây cũng là bước làm rõ trách nhiệm của bên gửi trong quá trình bảo quản và quản lý hàng hóa. Các thông tin này còn giúp dễ dàng thực hiện các hoạt động kiểm kê, đối chiếu khi cần thiết.

Bước 3 – Xác nhận song phương giữa bên gửi & bên kho

Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin, hai bên tiến hành ký xác nhận để thể hiện sự đồng thuận. Trong quá trình này, các bên cần kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung đã ghi, đồng thời có thể bổ sung các điều khoản về điều kiện, thời gian gửi giữ, hoặc các ràng buộc khác.

Bước 4 – Lưu trữ biên bản & đối chiếu định kỳ

Cuối cùng, sau khi hoàn tất, các bên cần lưu trữ bản gốc của biên bản để làm căn cứ pháp lý. Đồng thời, định kỳ hoặc theo yêu cầu, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu, kiểm kê hàng hóa dựa trên biên bản này để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quản lý.

Lưu ý khi ký biên bản gửi kho hàng hóa

Việc ký biên bản gửi hàng tại kho là bước cuối cùng nhưng lại cực kỳ quan trọng, vì nó thể hiện sự đồng thuận, xác nhận của các bên về nội dung đã ghi nhận. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký

Trước khi ký, các bên cần đọc, xem xét kỹ lưỡng tất cả các phần trong biên bản gửi hàng tại kho như nội dung, số lượng, tình trạng, điều kiện bảo quản, cam kết… để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và phù hợp. Không nên ký vào các phần có sai sót hoặc chưa rõ ràng, tránh rắc rối về sau.

Hiểu rõ các điều khoản liên quan

Các điều khoản về trách nhiệm, trách nhiệm bồi thường, thời gian gửi giữ, điều kiện bảo quản cần được hiểu rõ để doanh nghiệp có thể thực hiện đúng cam kết hoặc khi có tranh chấp dễ dàng xử lý, đàm phán.

Thực hiện ký đúng quy trình

Chữ ký cần được thực hiện đúng quy trình, đúng quyền hạn của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Có thể có thêm xác nhận của nhân chứng hoặc dấu mộc của doanh nghiệp để tăng tính xác thực.

Bảo quản biên bản cẩn thận

Sau khi ký, biên bản gửi hàng hóa cần được lưu giữ cẩn thận, có thể sao lưu để đề phòng mất mát hoặc hư hỏng, giúp phòng tránh các rủi ro trong quá trình quản lý sau này.

Các mẫu biên bản liên quan

Ngoài biên bản gửi hàng tại kho, còn có một số loại biên bản liên quan thường được sử dụng trong hoạt động logistics, ký gửi, ký gửi hàng hóa hoặc hợp đồng gửi kho như:

• Biên bản ký gửi hàng hóa tại kho: Dùng để xác nhận hàng hóa ký gửi tạm thời, đảm bảo quyền lợi của cả bên gửi và bên nhận.
• Biên bản đối chiếu hàng gửi kho: Thường xuyên lập để kiểm tra, đối chiếu số lượng, tình trạng hàng hóa sau một thời gian hoặc theo yêu cầu.
• Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho: Kết hợp xác nhận giao hàng, xuất kho, giúp dễ dàng kiểm soát quá trình chuyển giao hàng hóa.
• Mẫu hợp đồng gửi kho hàng hóa: Đề cập đến các điều khoản hợp tác, cam kết của hai bên về việc gửi giữ hàng.

Những mẫu biên bản này không chỉ giúp công tác quản lý được rõ ràng, minh bạch hơn mà còn nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong hoạt động logistics, vận chuyển.

Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn cách lập thẻ kho (sổ kho) theo mẫu Excel quy định

Biên bản gửi hàng tại kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, lưu trữ, và đảm bảo quyền lợi của các bên trong hoạt động vận chuyển, ký gửi hàng hóa. Việc lập biên bản đúng quy chuẩn, rõ ràng không chỉ giúp tránh tranh chấp, thất thoát mà còn nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ cách xây dựng, nội dung cần có và các mẫu biên bản mới nhất 2025 để áp dụng thành công trong hoạt động của mình.