Các hoạt động trong quản lý kho hàng

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, quản trị kho hàng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, bảo quản và luân chuyển một cách hiệu quả. Vậy quản trị kho hàng là gì? Những nghiệp vụ kho hàng và công việc của quản lý kho bao gồm những hoạt động nào? Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá toàn bộ các hoạt động trong quản trị kho hàng, từ nhập – xuất – kiểm kê cho đến ứng dụng công nghệ trong logistics hiện đại.

Quản lý trị kho hàng là gì?

Quản trị kho hàng là quá trình tổ chức, giám sát và kiểm soát toàn bộ các hoạt động diễn ra trong kho, bao gồm nhập kho, lưu trữ, bảo quản, kiểm kê và xuất kho hàng hóa. Đây là một mắt xích quan trọng trong quản lý hàng hóa và đóng vai trò hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động logistics cũng như chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Nói cách khác, quản trị kho hàng không chỉ đơn thuần là quản lý kho hàng theo nghĩa truyền thống (sắp xếp, trông coi, bảo quản) mà còn bao gồm việc lập kế hoạch, tối ưu nguồn lực, áp dụng công nghệ và đảm bảo dòng chảy hàng hóa được vận hành thông suốt.

Điểm khác biệt giữa quản trị kho hàng và quản lý kho hàng:

• Quản lý kho hàng thường tập trung vào công việc hàng ngày như sắp xếp, kiểm kê, giám sát nhân sự.
• Quản trị kho hàng mang tính chiến lược hơn, bao gồm phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu, kiểm soát tồn kho tối ưu và liên kết chặt chẽ với quản trị mua hàng và lưu kho trong toàn bộ hệ thống logistics.

Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, quản trị kho hàng ngày càng gắn liền với các phần mềm quản lý (WMS, ERP) và ứng dụng tự động hóa, giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng độ chính xác và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Tại sao cần phải quản lý kho hàng?

Bạn có biết, một hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo các tiêu chuẩn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích lâu dài. Chưa kể nó còn trợ giúp rất nhiều cho hoạt động quản lý bán hàng, gia tăng doanh thu kinh doanh. Cụ thể có thể kể đến một số lợi ích tiêu biểu như sau:

• Đề phòng hàng hóa trong kho bị thất thoát: Tình trạng này thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, từ chủ quan đến khách quan. Và việc quản lý kho lỏng lẻo, không khoa học, quán triệt là một trong những nguyên nhân.

• Tiết kiệm chi phí hiệu quả: Quản lý hàng hóa trong kho sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều khoản chi phí, chẳng hạn như chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển hay chi phí thất thoát không đáng có từ lượng hàng tồn kho hư hỏng, hao mòn, hết hạn sử dụng.

• Nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp: Quản lý kho hàng tốt góp phần kiểm soát hiệu quả số lượng hàng hóa nhập vào và bán ra. Nhờ đó, doanh nghiệp cũng nắm bắt được xu hướng mua hàng và nhu cầu của người tiêu dùng, đề ra những chiến lược kinh doanh phù hợp, gia tăng doanh thu.

• Gia tăng hiệu quả nguồn vốn lưu động: Nếu quản lý tốt hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho thì sự lưu thông hàng hóa sẽ tốt, ổn định. Đồng thời làm giảm các khoản vốn lưu động cho dài hạn, rút ngắn thời gian quay vòng vốn cho doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho hàng

Trong thực tế, nghiệp vụ kho hàng không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp và bảo quản. Quản trị kho hàng bao gồm nhiều hoạt động liên quan trực tiếp đến quá trình lưu thông hàng hóa trong logistics. Dưới đây là những hoạt động quan trọng nhất:

Nhập kho (Inbound Logistics)

Đây là bước đầu tiên trong quản trị kho hàng, bao gồm tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa khi được vận chuyển đến.

• Kiểm tra số lượng, chất lượng và đối chiếu chứng từ.
• Phân loại hàng hóa theo tiêu chuẩn, quy cách.
• Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý kho (WMS/ERP).

Việc quản lý nhập kho chặt chẽ giúp giảm thiểu sai sót, thất thoát và đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình lưu trữ.

Xuất kho (Outbound Logistics)

Xuất kho là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi kho để phục vụ sản xuất, kinh doanh hoặc phân phối đến khách hàng.

1. Lập phiếu xuất kho, kiểm tra thông tin đơn hàng.
2. Đóng gói, dán nhãn, chuẩn bị vận chuyển.
3. Cập nhật tình trạng tồn kho sau khi xuất.

Một quy trình xuất kho hiệu quả sẽ giúp rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Lưu trữ & bảo quản hàng hóa

Sau khi nhập kho, hàng hóa cần được lưu trữ và bảo quản đúng cách để duy trì chất lượng.

• Áp dụng các phương pháp lưu kho như FIFO (nhập trước – xuất trước), LIFO (nhập sau – xuất trước), FEFO (hạn dùng trước – xuất trước).
• Quản lý không gian kho bằng sơ đồ sắp xếp khoa học.
• Kiểm soát điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm, an toàn phòng cháy chữa cháy).

Hoạt động lưu trữ khoa học giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa diện tích kho và giảm thiểu hư hỏng.

Kiểm kê & kiểm soát tồn kho

Đây là một trong những công việc của quản lý kho quan trọng nhằm đảm bảo số liệu chính xác.

• Kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê liên tục.
• Đối chiếu dữ liệu thực tế với hệ thống quản lý.
• Sử dụng công nghệ hỗ trợ: mã vạch, RFID, phần mềm quản lý kho hàng.

Kiểm soát tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

Quản trị mua hàng và lưu kho

Hoạt động quản trị kho hàng không thể tách rời với quản trị mua hàng.

• Lập kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu sản xuất/kinh doanh.
• Kết hợp với quản lý tồn kho để tối ưu chi phí lưu kho.
• Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ổn định.

Việc đồng bộ giữa quản trị mua hàng và lưu kho giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý, tiết kiệm chi phí và đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt.

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Để có thể quản lý kho hàng hiệu quả, bạn có thể áp dụng một số phương pháp hỗ trợ sau đây:

• Xây dựng quy trình quản lý kho khoa học, hợp lý và hiệu quả như trên.
• Lắp Camera quan sát từ xa đảm bảo mọi hoạt động kho vận đều minh bạch, chính xác.
• Quản lý theo nguyên tắc LIFO, FIFO, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. Điều này giúp bạn kiểm soát lượng hàng tồn kho rất dễ dàng, hạn chế những tình huống hư hỏng, hết hạn sử dụng.
• Luôn tuyển dụng cẩn thận, lựa chọn nhân sự trung thực, đáng tin cậy để loại bỏ trường hợp hàng hóa bị thất thoát.
• Thiết lập sơ đồ mặt bằng kho hàng trước khi di chuyển hàng vào bên trong nhằm đảm bảo việc phân bố khoa học, hợp lý.
• Quy hoạch kho chặt chẽ có hệ thống theo từng điểm chuyên biệt tránh lãng phí không gian, thời gian thay đổi sau này.
• Nên có mã SKU trong quá trình sắp xếp vị trí lưu trữ và đặt tên khu vực chứa hàng hóa. Nhờ SKU việc lấy hàng, xuất hàng hay nhập hàng về lâu về dài sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn.
• Luôn thiết kế nhãn dán, mã vạch và dán vào từng lô hàng để có thể quản lý theo dạng số hóa trên phần mềm.
• Thường xuyên thực hiện kiểm kê, theo dõi, kiểm tra kho hàng, gia tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
• Lựa chọn những dịch vụ quản lý kho hàng bằng phần mềm uy tín, chất lượng, nhiều tính năng thông minh cũng là một gợi ý lý tưởng.

Lợi ích của quản trị kho hàng hiệu quả

Một hệ thống quản trị kho hàng hiệu quả không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa tốt hơn mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Đây là yếu tố then chốt để tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và tăng lợi thế cạnh tranh trong logistics.

Giảm chi phí vận hành

Quản trị kho hàng khoa học giúp hạn chế tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Việc áp dụng nghiệp vụ kho hàng chuẩn mực, kết hợp phần mềm quản lý tồn kho, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ, bảo quản và vận chuyển.

Tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa

Nhờ sắp xếp kho hợp lý và quản lý nhập – xuất – tồn kho chính xác, hàng hóa được xử lý nhanh chóng hơn. Điều này giúp giảm thời gian giao hàng, tăng hiệu quả cung ứng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hạn chế thất thoát và sai sót

Một trong những lợi ích rõ rệt của quản lý hàng hóa trong kho là kiểm soát được thất thoát, hư hỏng và nhầm lẫn trong quá trình lưu kho. Công nghệ hỗ trợ như barcode, RFID hay hệ thống WMS giúp đảm bảo số liệu chính xác, minh bạch.

Hỗ trợ ra quyết định trong logistics

Dữ liệu từ hệ thống quản trị kho hàng cung cấp cái nhìn toàn diện về tình trạng tồn kho, tốc độ luân chuyển và nhu cầu thị trường. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời về quản trị mua hàng và lưu kho, tối ưu dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng.

Công việc của quản lý kho hàng

Trong hệ thống quản trị kho hàng, vai trò của quản lý kho đặc biệt quan trọng. Người quản lý kho không chỉ giám sát hoạt động hàng ngày mà còn phải đảm bảo toàn bộ quy trình lưu trữ, nhập – xuất – kiểm kê diễn ra trôi chảy, chính xác và tiết kiệm chi phí.

Nhiệm vụ chính của quản lý kho hàng

Một số công việc quản lý kho tiêu biểu có thể kể đến:

• Tổ chức sắp xếp kho: Thiết lập sơ đồ kho, bố trí vị trí lưu trữ hợp lý để tối ưu diện tích và thuận tiện cho việc xuất – nhập.
• Quản lý nhập – xuất – tồn kho: Kiểm tra chứng từ, xác nhận số lượng, chất lượng hàng hóa và cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý.
• Giám sát nhân sự kho: Phân công công việc cho nhân viên, đào tạo kỹ năng nghiệp vụ kho hàng, kiểm tra kỷ luật lao động.
• Kiểm kê và báo cáo tồn kho: Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đối chiếu với hệ thống và báo cáo cho cấp trên.
• Đảm bảo an toàn kho hàng: Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh và bảo mật kho.

Kỹ năng cần có của một quản lý kho

Để hoàn thành tốt các công việc của quản lý kho, người phụ trách cần có những kỹ năng sau:

• Kỹ năng quản lý và tổ chức: Sắp xếp công việc khoa học, điều phối nhân lực hợp lý.
• Am hiểu phần mềm quản lý kho hàng (WMS, ERP): Giúp kiểm soát dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
• Khả năng phân tích và dự báo: Hỗ trợ đưa ra quyết định về nhập hàng, xuất hàng và quản lý tồn kho.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp: Làm việc hiệu quả với các bộ phận khác như mua hàng, sản xuất, logistics.

Vai trò của quản lý kho trong logistics

Trong bối cảnh quản lý kho hàng trong logistics, người quản lý kho không chỉ giám sát nội bộ mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển. Họ góp phần trực tiếp vào việc:

• Giảm thiểu thất thoát, sai sót trong quá trình lưu kho.
• Tối ưu chi phí vận hành.
• Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

Mời bạn xem thêm: Quản trị Logistics là gì? Các hoạt động chính trong Logistics

Đối với mọi doanh nghiệp, việc quản lý kho hàng hết sức quan trọng giúp tối ưu hóa chi phí. Đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong cạnh tranh kinh doanh với đối thủ. Mong rằng bài viết của NhatViet Logistics đã giúp bạn có được những thông tin hữu ích. Bạn đừng bỏ qua và chú trọng hoạt động này quản trị kho hàng để công việc của mình luôn thuận lợi, phát triển bền vững nhé!