Các hoạt động trong quản lý kho hàng

 

Làm thế nào để biết hàng hóa còn tồn kho bao nhiêu để có phương án cân đối, xuất nhập hàng cho hợp lý? Làm thế nào để thời gian vận chuyển nhanh chóng, chính xác nhất, nâng cao hiệu quả kinh doanh? Tất cả sẽ được giải quyết gọn gàng với phương án quản lý kho hàng khoa học, phù hợp. Bạn đã biết chưa? Bài viết hôm nay, mời bạn cùng tìm hiểu về vấn đề này cùng với Nhatviet Logistics nhé!

Quản lý kho hàng là gì?

Nếu kho hàng là không gian lưu trữ, bảo quản hàng hóa, thì quản lý kho hàng là những việc có liên quan đến công tác tổ chức, kiểm đếm số lượng hàng hóa, sản phẩm, vật tư bên trong kho. Nó giúp cho quá trình sản xuất, cung ứng, phân phối hàng hóa từ kho đến tay người tiêu dùng được đảm bảo liền mạch.

Hoạt động thường sẽ bao gồm các hoạt động cụ thể như sau:

• Sắp xếp, phân bố hàng hóa sao cho hợp lý bên trong không gian kho.
• Quản lý, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa, sản phẩm.
• Giải quyết, kiểm soát những công việc xuất nhập khẩu sản phẩm, vật tư.
• Ghi chép, quản lý giấy tờ, chứng từ, thực hiện thủ tục xuất nhập kho.
• Theo dõi lượng hàng ra vào kho, đảm bảo số lượng, chất lượng hàng tồn kho.
• Hỗ trợ công việc kiểm kê kho theo đúng định kỳ.

Từ việc quản lý hàng hóa trong kho các đại lý, cửa hàng của doanh nghiệp có thể nắm bắt rõ tình hình kinh doanh, chất lượng sản phẩm. Thậm chí, nó còn phần nào đóng vai trò dự đoán xu thế tiêu dùng của khách hàng. Từ đó quyết định những phương án kinh doanh hợp lý, tập trung vào sản phẩm tiềm năng, đem lại doanh thu tốt nhất cho công ty.

Công việc quản lý kho hàng không quá phức tạp nhưng cũng yêu cầu người thực hiện phải có nhiều kỹ năng đa dạng. Như vậy việc quản lý kho mới diễn ra suôn sẻ, đảm bảo chất lượng của sản phẩm cũng như tình trạng, số lượng hàng xuất nhập kho ổn định.

Xem thêm: Các bước trong quy trình nhập kho chuẩn ISO

Tại sao cần phải quản lý kho hàng?

Bạn có biết, một hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo các tiêu chuẩn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích lâu dài. Chưa kể nó còn trợ giúp rất nhiều cho hoạt động quản lý bán hàng, gia tăng doanh thu kinh doanh. Cụ thể có thể kể đến một số lợi ích tiêu biểu như sau:

• Đề phòng hàng hóa trong kho bị thất thoát: Tình trạng này thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, từ chủ quan đến khách quan. Và việc quản lý kho lỏng lẻo, không khoa học, quán triệt là một trong những nguyên nhân.

• Tiết kiệm chi phí hiệu quả: Quản lý hàng hóa trong kho sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều khoản chi phí, chẳng hạn như chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển hay chi phí thất thoát không đáng có từ lượng hàng tồn kho hư hỏng, hao mòn, hết hạn sử dụng.

• Nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp: Quản lý kho hàng tốt góp phần kiểm soát hiệu quả số lượng hàng hóa nhập vào và bán ra. Nhờ đó, doanh nghiệp cũng nắm bắt được xu hướng mua hàng và nhu cầu của người tiêu dùng, đề ra những chiến lược kinh doanh phù hợp, gia tăng doanh thu.

• Gia tăng hiệu quả nguồn vốn lưu động: Nếu quản lý tốt hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho thì sự lưu thông hàng hóa sẽ tốt, ổn định. Đồng thời làm giảm các khoản vốn lưu động cho dài hạn, rút ngắn thời gian quay vòng vốn cho doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho hàng

Tầm quan trọng của công việc quản lý kho hàng đã nói ở trên đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng chuyên nghiệp. Muốn như vậy, bạn nhất định phải xây dựng nên một sơ đồ quản lý hiệu quả, đầy đủ bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Thu nhận hàng hóa vào kho.

• Bước 2: Phân loại hàng hóa và tiến hành số hóa dữ liệu.

• Bước 3: Thực hiện vận chuyển hàng hóa đi và thu thập hàng mời vào kho.

• Bước 4: Quy trình nhập hàng và đóng gói hàng hóa.

• Bước 5: Nhân viên thao tác tháo dỡ hàng.

• Bước 6: Lúc này, quá trình kiểm kê hàng và phân bố lưu trữ sẽ diễn ra.

Các công việc này được lặp đi lặp lại tạo thành một chuỗi hoạt động liên tục và tuần hoàn. Thông qua đó giúp tối ưu hóa cơ cấu tổ chức và tình hình kinh doanh thực tế của cửa hàng.

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Để có thể quản lý kho hàng hiệu quả, bạn có thể áp dụng một số phương pháp hỗ trợ sau đây:

• Xây dựng quy trình quản lý kho khoa học, hợp lý và hiệu quả như trên.
• Lắp Camera quan sát từ xa đảm bảo mọi hoạt động kho vận đều minh bạch, chính xác.
• Quản lý theo nguyên tắc LIFO, FIFO, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. Điều này giúp bạn kiểm soát lượng hàng tồn kho rất dễ dàng, hạn chế những tình huống hư hỏng, hết hạn sử dụng.
• Luôn tuyển dụng cẩn thận, lựa chọn nhân sự trung thực, đáng tin cậy để loại bỏ trường hợp hàng hóa bị thất thoát.
• Thiết lập sơ đồ mặt bằng kho hàng trước khi di chuyển hàng vào bên trong nhằm đảm bảo việc phân bố khoa học, hợp lý.
• Quy hoạch kho chặt chẽ có hệ thống theo từng điểm chuyên biệt tránh lãng phí không gian, thời gian thay đổi sau này.
• Nên có mã SKU trong quá trình sắp xếp vị trí lưu trữ và đặt tên khu vực chứa hàng hóa. Nhờ SKU việc lấy hàng, xuất hàng hay nhập hàng về lâu về dài sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn.
• Luôn thiết kế nhãn dán, mã vạch và dán vào từng lô hàng để có thể quản lý theo dạng số hóa trên phần mềm.
• Thường xuyên thực hiện kiểm kê, theo dõi, kiểm tra kho hàng, gia tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
• Lựa chọn những dịch vụ quản lý kho hàng bằng phần mềm uy tín, chất lượng, nhiều tính năng thông minh cũng là một gợi ý lý tưởng.

Kết luận

Đối với mọi doanh nghiệp, việc quản lý kho hàng hết sức quan trọng giúp tối ưu hóa chi phí. Đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong cạnh tranh kinh doanh với đối thủ. Mong rằng bài viết của NhatViet Logistics đã giúp bạn có được những thông tin hữu ích. Bạn đừng bỏ qua và chú trọng hoạt động này để công việc của mình luôn thuận lợi, phát triển bền vững nhé!