Trong các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất và vận chuyển… phiếu xuất kho là một trong những giấy tờ quan trọng được sử dụng thường xuyên nhằm mục đích theo dõi hàng hóa trong kho được lưu thông suôn sẻ cũng như giúp việc quản lý kho hàng thuận tiện và chặt chẽ hơn. Vậy phiếu xuất kho là gì? Ai là người lập phiếu xuất kho? Cách viết phiếu xuất kho như nào đầy đủ và đúng quy định pháp luật? Hay cùng Nhatviet Logistics tìm hiểu thêm thông tin chi tiết trong bài viết sau.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho (có tên gọi tiếng Anh: “Goods delivery note” hay Inventory delivery voucher”) là một biểu mẫu được lập ra để ghi nhận số lượng hàng hóa, sản phẩm hay nguyên vật liệu, vật tư, công cụ, thiết bị… được xuất ra từ kho của doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Hiện nay, các mẫu phiếu xuất kho được Bộ Tài Chính ban hành cho từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Chẳng hạn như:

Phiếu xuất kho theo Thông tư 200 được áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
Phiếu xuất kho theo Thông tư 133 được sử dụng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tự lập phiếu xuất phục vụ mục đích sử dụng và lưu hành nội bộ.

Thông thường, phiếu xuất kho sẽ gồm các thông tin cơ bản sau:

Tên đơn vị và bộ phận xuất kho
Thông tin về người nhận, đơn vị
Mã số phiếu xuất
Ngày lập phiếu
Lý do xuất hàng khỏi kho
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của vật tư, sản phẩm
Đơn vị tính, đơn giá và số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho

Ai là người lập phiếu xuất kho?

Phiếu xuất kho sẽ do bộ phận xin xuất kho, bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký tên xác nhận và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên). Cuối cùng, phiếu được giao cho người nhận để xuống kho nhận hàng.

Ai là người viết phiếu xuất kho — Ai là người chịu trách nhiệm viết phiếu xuất kho?

Mục đích của việc viết phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho chứa các thông tin về số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Do vậy, mẫu phiếu xuất kho được doanh nghiệp lập với mục đích theo dõi và quản lý biến động hàng hóa trong kho. Từ đó, thực hiện các điều chỉnh và kiểm soát một cách hợp lý, tránh thiếu hụt hay lưu kho quá nhiều.

Phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Ngoài ra, phiếu xuất kho còn đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình hình kinh doanh, sản xuất của các đơn vị/bộ phận. Vì thế, việc ghi mẫu phiếu xuất kho cần được đảm bảo chính xác, đúng quy định, cũng như giúp cho bộ phận kế toán thuận lợi trong quá trình đối chiếu chứng từ khi cần.

Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm về dịch vụ cho thuê kho, có thể tham khảo tại Nhatviet Logistics:

Dịch vụ cho thuê kho bãi TP.HCM

Dịch vụ cho thuê kho Bình Dương

Tổng hợp các mẫu phiếu xuất kho mới nhất

Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho chuẩn do Bộ Tài chính ban hành

Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho đúng quy định

Độ chính xác của cách viết phiếu xuất kho giúp ích rất nhiều cho việc theo dõi, rà soát, đối chiếu chứng từ khi cần thiết sau này. Dưới đây là hướng dẫn ghi phiếu xuất kho đầy đủ đúng quy định:

– Ở góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị/doanh nghiệp (hoặc đóng dấu đơn vị- dấu công ty) và bộ phận xuất kho.

– Trên phiếu xuất kho không được bỏ trống và ghi rõ các thông tin sau: Họ tên người nhận hàng, đơn vị (bộ phận), số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và vị trí kho, địa điểm.

Cột A: Ghi số thứ tự hàng hóa, sản phẩm, vật tư…
Cột B: Tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Cột C: Mã số (ghi theo hóa đơn nếu có).
Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).
Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa, sản phẩm, vật tư, dụng cụ… theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) yêu cầu.
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho không thể nhiều hơn số lượng yêu cầu).
Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá theo quy định của doanh nghiệp và tính thành tiền của từng loại hàng hóa, sản phẩm, vật tư xuất kho (Thành tiền = đơn giá x số lượng).
Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số hàng hóa, vật tư, sản phẩm… thực tế đã xuất kho.
Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: diễn giải bằng chữ tổng số tiền tương đương phần “Cộng” của cột “Thành tiền” trên Phiếu xuất kho.
Số chứng từ gốc kèm theo nếu có.

Hướng dẫn viết phiếu xuất kho — Cách lập phiếu xuất kho theo mẫu quy định

Cần lưu ý gì khi viết phiếu xuất kho?

– Phiếu xuất kho được lập xong cần có đủ chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng xác nhận. Sau đó, phiếu sẽ được duyệt qua bởi Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Lúc này phiếu xuất kho mới có giá trị xuất hàng.

– Phiếu xuất kho có thể lập cho một hoặc nhiều sản phẩm, hàng hóa, vật tư, công cụ…miễn là xuất từ cùng một kho cho cùng một đối tượng hay một mục đích sử dụng.

– Thủ kho phải ghi vào cột số 2 về số lượng thực xuất của từng loại hàng cùng ngày tháng năm xuất kho. Cùng người nhận ký tên xác nhận và ghi rõ họ tên đầy đủ.

– Phiếu xuất kho cần lập thành 3 liên giống nhau:

Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu lại ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2 sẽ do thủ kho giữ, để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán nhập vào hệ thống.
Liên 3 do người nhận lưu để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

Trên đây là những thông tin chi tiết, cần thiết về phiếu xuất kho và cách viết phiếu xuất kho đầy đủ mà Nhatviet Logistics muốn gửi đến các bạn. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cũng như vận dụng hiệu quả vào công việc.