Trang chủ
PO hay Purchase Order là một thuật ngữ khá quen thuộc trong hoạt động thương mại của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Nhất là những giao dịch về xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa quốc tế xuyên lục địa. Bạn đã biết PO là gì hay chưa? Hãy cùng khám phá những kiến thức đó trong bài chia sẻ sau đây của Nhatviet Logistics bạn nhé!
PO là gì?
PO là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh Purchase Order, nghĩa cụ thể là đơn đặt hàng trong kinh doanh, thương mại. Nó giống như dạng tài liệu được người mua lập ra và gửi đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng.
Hiểu đơn giản hơn, PO chính là hợp đồng thỏa thuận chính thức có tính ràng buộc trong việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
Thông thường, đơn đặt hàng sẽ bao gồm tất cả các nội dung về giao dịch của doanh nghiệp, chẳng hạn như:
- Tên mặt hàng cần mua trong đó có đầy đủ những chi tiết như kiểu dáng, màu sắc, đặc điểm,…
- Giá trên mỗi đơn vị mà sản phẩm được kê để lên đơn đặt hàng sau khi 2 bên mua và bán đã đàm phán xong.
- Số lượng hàng hóa cần mua là bao nhiêu cũng sẽ được nếu trong PO.
Ngoài ra, một số đơn đặt hàng PO còn có thêm một số điều khoản, quy định về thanh toán hay vận chuyển chính thức. Mỗi PO có 1 số thứ tự riêng và duy nhất giúp cho việc theo dõi các khoản thanh toán sau này được dễ dàng hơn, khớp với hồ sơ vận chuyển.
Ý nghĩa của PO là gì?
Khi biết được PO là gì, chắc hẳn bạn cũng đã phần nào hiểu được ý nghĩa của nó, đây là một chứng từ vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Tài liệu được lưu trữ dùng trong kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề có liên quan đến đơn hàng trong tương lai.
Sở hữu đầy đủ mọi thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo quyền lợi và nhu cầu nhập hàng của người mua về tính pháp lý. Đồng thời, nó còn được đưa ra để đối soát trong trường hợp hàng thực tế chuyển giao không như trao đổi.
Cung cấp các thông tin chính thức về tình trạng giao hàng trong quá trình nhận hàng hay vận hành giữa 2 bên. Khi có một PO được tạo thì chi phí cũng sẽ được thiết lập ngay sau đó, bạn có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch dùng ngân sách cho phù hợp hơn.
PO cũng chính là cơ sở pháp lý được chấp nhận trong tình huống không có hợp đồng chính thức. Cuối cùng, PO còn có ý nghĩa là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu giúp quá trình kiểm kê, kiểm toán thuận lợi, suôn sẻ hơn. Từ đó giúp cả 2 bên mua và bán đảm bảo được quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.
Quy trình sử dụng PO là gì
Quy trình sử dụng PO là gì, bao nhiêu bước sẽ tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh khác nhau mà hình thành. Tuy nhiên, thông thường sẽ có 7 bước cơ bản để tạo PO và cụ thể là:
Bước 1: Bên đặt mua hàng bắt đầu tìm hiểu về một sản phẩm, dịch vụ nào đó và quyết định mua của bên nhà cung cấp.
Bước 2: Lúc này, bên mua hàng sẽ lên đơn, xuất PO cho bên bán để chuẩn bị cho quá trình mua hàng chính thức.
Bước 3: Bên bán hàng, nhà cung cấp nhận PO và xác nhận với bên mua về những điều kiện đặt hàng mà họ có thể đáp ứng, PO tiếp tục có hiệu lực. Ngược lại, nếu bên bán không thể thực hiện được các yêu cầu của PO, PO sẽ bị hủy.
Bước 4: Khi đã xác nhận về sự đồng ý, thỏa thuận của 2 bên, bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất hợp lý sao cho đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng kịp tiến độ mà bên mua yêu cầu.
Bước 5: Sau khi đã sản xuất xong, đủ số lượng đơn hàng, bên bán tìm đơn vị vận chuyển – Logistics để chuyển cho bên mua.
Bước 6: Bên bán hàng đồng thời cũng lập hóa đơn cho các đơn đặt hàng, trong đó có PO mà bên mua đã gửi để đảm bảo tính chính xác.
Bước 7: Bên mua hàng sau khi nhận hàng sẽ kiểm tra hàng hóa theo PO và thực hiện thanh toán theo đúng điều khoản đã thỏa thuận.
Cách sử dụng PO hiệu quả như thế nào?
Sử dụng PO là gì sao cho hiệu quả để nâng cao công việc kinh doanh
Vì là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng, nên doanh nghiệp cần quản lý, sử dụng PO thật đúng cách, hiệu quả. Và sau đây là những lưu ý giúp bạn hạn chế tối đa mọi rủi ro trong quá trình làm việc, giao nhận hàng hay thanh toán:
- Xem xét nhiều bên cung cấp mà doanh nghiệp bạn có ý định đặt hàng, hồ sơ càng rõ ràng, uy tín càng tốt. Vì, điều này sẽ giúp bạn lựa chọn được đơn vị dễ dàng hơn, chính xác hơn.
- Thiết lập danh mục các hạn chế về chi phí có liên quan đến ngân sách thông qua phân loại sản phẩm, dịch vụ.
- Triển khai hệ thống phê duyệt việc mua hàng sao cho dễ kiểm soát về vấn đề chi phí, đồng thời đề phòng quản lý tài chính yếu kém.
- Luôn có sẵn các đề mục cần kiểm tra và đánh giá, đảm bảo chất lượng, duy trì tài liệu chính xác trên đơn đặt hàng.
- Quản lý, lưu giữ hồ sơ PO cẩn thận để quá trình kiểm toán sau này dễ dàng hơn, hạn chế sai sót, nhầm lẫn, đặc biệt là tính bảo mật của chứng từ.
- Quy trình hủy PO là gì cũng phải rõ ràng, có văn bản thông báo chính thức, đầy đủ chữ ký phê duyệt của các bên.
Kết luận
Như vậy, qua bài viết bạn đã hiểu được PO là gì cũng như ý nghĩa quan trọng của nó trong hoạt động thương mại. Hy vọng rằng, các thông tin trong bài viết của NhatViet Logistics đã giúp bạn nâng cao hiệu quả kinh doanh hơn, nhất là việc triển khai sử dụng và quản lý PO nhé!
