SI là gì? Hướng dẫn khai báo SI chuẩn nhất

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, SI (Shipping Instruction) là một chứng từ quan trọng, quyết định sự chính xác của vận đơn và quá trình vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp và nhân viên chứng từ còn lúng túng khi khai báo SI, dẫn đến sai sót hoặc bị hãng tàu từ chối. Vậy SI là gì, gồm những nội dung nào và cách khai báo SI chuẩn nhất ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy trình khai báo và những lưu ý cần thiết để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hạn.

SI là gì?

SI (Shipping Instruction) là chứng từ hướng dẫn vận tải, do người gửi hàng (Shipper) cung cấp cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận (Forwarder). Nội dung SI bao gồm toàn bộ thông tin cần thiết để hãng tàu phát hành vận đơn đường biển – Bill of Lading (B/L).

Nói cách khác, SI chính là “bản nháp” của vận đơn. Thông qua SI, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu hay các đại lý logistics có thể truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết về hàng hóa, giúp hãng tàu, cảng vụ xử lý hồ sơ, xếp dỡ, vận hành tàu đúng quy trình. Đây là một loại tài liệu mang tính bắt buộc trong ngành hàng hải và logistics, nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru, đúng theo trình tự và quy định của pháp luật.

Nếu SI được khai báo chính xác, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn đúng theo yêu cầu của chủ hàng. Ngược lại, nếu khai báo sai hoặc thiếu thông tin, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro lớn như:

• Chậm phát hành vận đơn
• Hàng hóa bị giữ lại tại cảng
• Phát sinh chi phí chỉnh sửa chứng từ

Nội dung trong Shipping Instruction chuẩn

Một Shipping Instruction chuẩn cần phải đầy đủ, rõ ràng và chính xác để tránh những hiểu lầm hay sai sót trong quá trình vận chuyển. Nội dung trong SI không chỉ gồm các thông tin về hàng hóa mà còn bao gồm các yêu cầu kỹ thuật, thủ tục hải quan, đặc điểm vận chuyển đặc biệt và các yêu cầu về giấy tờ đi kèm.

Một bản Shipping Instruction (SI) đầy đủ và chính xác cần có những thông tin quan trọng sau:

Thông tin người gửi hàng (Shipper)

• Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ
• Mã số thuế (nếu có)
• Người phụ trách chứng từ

Thông tin người nhận hàng (Consignee)

• Tên công ty/ cá nhân nhận hàng
• Địa chỉ liên hệ tại nước nhập khẩu
• Số điện thoại, email

Notify Party (Bên nhận thông báo)

• Thường là Consignee hoặc đại lý chỉ định
• Thông tin cần đầy đủ để hãng tàu liên hệ khi hàng đến cảng đích

Thông tin về hàng hóa

• Tên hàng (Commodity): mô tả chi tiết hàng hóa bằng tiếng Anh
• Số lượng: thể hiện bằng số kiện, thùng, pallet…
• Trọng lượng (Gross Weight): trọng lượng cả bao bì
• Thể tích (Measurement): m³ hàng hóa

Thông tin vận chuyển

• Cảng xếp hàng (Port of Loading)
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
• Cảng đích (Final Destination)

Thông tin container và seal

• Số container (Container No.)
• Số niêm phong (Seal No.)

Ngoài ra, nội dung của Shipping Instruction còn cần tuân thủ các quy định của hãng tàu, cảng biển hoặc cơ quan quản lý nhà nước về xuất nhập khẩu, nhằm đảm bảo đầy đủ thủ tục pháp lý hợp lệ. Một lưu ý quan trọng nữa là, trong quá trình chuẩn bị SI, các doanh nghiệp cần luôn cập nhật các yêu cầu mới về pháp luật và các quy định của ngành để tránh bị từ chối hoặc xử lý chậm trễ. Chính vì thế, nội dung trong SI phải rõ ràng, cẩn trọng và phù hợp, giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ hơn bao giờ hết.

Hướng dẫn khai báo SI chuẩn nhất

Để đảm bảo SI (Shipping Instruction) được chấp nhận và phát hành vận đơn đúng hạn, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức khai báo phù hợp và tuân thủ đúng quy trình. Hiện nay, có hai cách phổ biến: khai báo trực tuyến trên website hãng tàu và khai báo qua email.

Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu

Phần lớn các hãng tàu hiện nay đều cung cấp dịch vụ khai báo SI trực tuyến trên website của họ. Việc này giúp khách hàng dễ dàng truy cập, điền thông tin trực tiếp trên hệ thống và gửi yêu cầu ngay lập tức mà không cần phải gửi email hoặc đến trực tiếp đại lý. Tuy nhiên, để khai báo trực tuyến hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ thông tin chi tiết của hàng hóa, giấy tờ liên quan và cần thường xuyên kiểm tra hệ thống để kịp phát hiện các cảnh báo. Dưới đây là các bước khai báo SI trên website hãng tàu:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống khai báo online của hãng tàu (theo tài khoản được cấp khi đặt booking)
• Bước 2: Chọn số booking đã được xác nhận để tiến hành nhập thông tin SI.
• Bước 3: Điền đầy đủ các trường thông tin: Shipper, Consignee, Notify Party, hàng hóa, cảng đi – cảng đến, container và seal.
• Bước 4: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, đặc biệt là tên công ty, địa chỉ, số lượng hàng và cảng đích.
• Bước 5: Xác nhận gửi SI và lưu lại bản nháp trên hệ thống.

Lưu ý:

• Một số hãng tàu yêu cầu upload thêm chứng từ đi kèm (Commercial Invoice, Packing List).
• Hãy luôn kiểm tra lỗi chính tả, sai định dạng trước khi bấm “Submit”.

Khai báo qua email

Trong trường hợp hãng tàu hoặc forwarder chưa hỗ trợ khai báo online, doanh nghiệp có thể gửi SI qua email. Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp gửi đầy đủ các hồ sơ, biểu mẫu đi kèm theo yêu cầu về các thông tin chi tiết của hàng hóa, thời gian vận chuyển, yêu cầu đặc biệt, cùng các giấy tờ liên quan. Mức độ chính xác của dữ liệu phụ thuộc nhiều vào khả năng trình bày, cung cấp thông tin rõ ràng của người gửi. Dưới đây là các bước khai báo SI qua email:

• Bước 1: Sử dụng mẫu SI chuẩn (thường do hãng tàu cung cấp).
• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin và lưu file dưới định dạng PDF/Excel.
• Bước 3: Gửi email đến địa chỉ được chỉ định, với tiêu đề rõ ràng, ví dụ: Subject: SI for Booking No. XXXXX – [Tên công ty]
• Bước 4: Đính kèm các chứng từ liên quan (nếu cần).

Lưu ý:

• Luôn cc thêm nhân viên kinh doanh hoặc bộ phận chứng từ của forwarder để đối chiếu.
• Kiểm tra email phản hồi từ hãng tàu, trong đó có thể yêu cầu chỉnh sửa trước khi phát hành vận đơn.

Thời gian gửi SI để hàng hóa được vận chuyển đúng hạn

Trong hoạt động logistics, thời gian gửi SI đóng vai trò quyết định đến việc hàng hóa có thể vận chuyển đúng kế hoạch hay không. Nếu gửi muộn, các doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tình trạng chậm trễ, lệch lịch tàu hoặc lỡ cơ hội giao hàng đúng hẹn, gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và tài chính. Do đó, việc liên hệ khai báo SI cần được thực hiện sớm, thường là ít nhất 24-48 giờ trước thời điểm tàu rời khỏi cảng. Với một số tuyến quốc tế có thủ tục phức tạp (như Mỹ, Châu Âu), hãng tàu có thể yêu cầu khai báo SI sớm hơn.

Trường hợp hàng FCL (Full Container Load) thì chủ hàng cần phải gửi SI trước thời thời hạn đóng tàu ít nhất 1 – 2 ngày. Còn nếu là hàng LCL (Less than Container Load) thì Forwarder sẽ yêu cầu SI sớm hơn, thường là 2 – 3 ngày trước ngày tàu chạy để gom hàng và hoàn tất chứng từ.

Các trường hợp bị từ chối Shipping Instruction

Không phải mọi SI (Shipping Instruction) gửi đến hãng tàu đều được chấp nhận ngay. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng SI bị trả về để chỉnh sửa, gây mất thời gian và ảnh hưởng tiến độ xuất hàng. Dưới đây là những trường hợp thường khiến SI bị từ chối.

Sai thông tin người gửi hoặc người nhận

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp ghi sai tên công ty, địa chỉ hoặc số điện thoại, thậm chí dùng tên viết tắt không đúng quy định. Đặc biệt, nếu thiếu thông tin pháp lý của người nhận (Consignee), hãng tàu sẽ ngay lập tức yêu cầu sửa đổi.

Khai sai cảng đi hoặc cảng đến

Một nguyên nhân khác là khai sai cảng đi hoặc cảng đến. Không ít trường hợp doanh nghiệp nhầm lẫn giữa cảng dỡ hàng (Port of Discharge) và cảng đích cuối cùng (Final Destination), hoặc khai báo cảng trung chuyển thay vì cảng đến chính thức. Sai sót này có thể dẫn đến sai hành trình vận đơn.

Mâu thuẫn giữa SI và Booking

Đây cũng là lỗi thường xuyên xảy ra. Nếu số booking, số container hoặc chi tiết lô hàng trên SI không khớp với booking đã được hãng tàu xác nhận, SI sẽ bị từ chối ngay để tránh phát hành vận đơn sai lệch.

Thiếu thông tin bắt buộc

Trường hợp này thường gặp khi chủ hàng quên điền số container, số seal, mô tả hàng hóa, trọng lượng hoặc thể tích. Một số hãng tàu còn yêu cầu thông tin Notify Party nhưng doanh nghiệp lại bỏ trống.

Lỗi định dạng hoặc ngôn ngữ

Cuối cùng, không ít SI bị từ chối do lỗi định dạng hoặc ngôn ngữ. Nếu mô tả hàng hóa bằng tiếng Việt thay vì tiếng Anh, hoặc file SI chứa ký tự đặc biệt, font chữ lỗi, hệ thống hãng tàu sẽ không thể xử lý.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn bị checklist thông tin SI, đối chiếu kỹ lưỡng giữa Booking – SI – Invoice – Packing List, và gửi SI sớm để có thời gian điều chỉnh khi cần thiết.

Mời bạn xem thêm: Bill of Lading là gì? Tải mẫu Bill of Lading mới nhất

Trong ngành logistics, si là gì và vai trò của Shipping Instruction là không thể phủ nhận khi nó đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà xuất khẩu đến người tiêu dùng cuối cùng được thuận lợi, đúng quy trình và luật pháp. Việc khai báo SI chuẩn xác, đúng thời hạn, phù hợp với quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế. Đặc biệt, các phương pháp khai báo như trực tuyến hay qua email đều có những ưu điểm phù hợp từng tình huống nâng cao hiệu quả công việc. Ngay từ những bước đầu chuẩn bị, doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng, kiểm soát chặt chẽ để tránh những tình huống bị từ chối hoặc chậm trễ vận chuyển hàng hóa. Chính vì vậy, việc hiểu rõ si là gì, xây dựng quy trình khai báo hợp lý là nền tảng để thành công trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics.