Thủ kho là gì? Chức năng và nhiệm vụ của thủ kho

Thủ kho là người chịu mọi trách nhiệm chính trong việc quản lý hàng hóa

Trong cấu trúc tổ chức vận hành của một kho hàng, người thủ kho đóng một vai trò rất quan trọng. Với nhiệm vụ đảm bảo sự vận hành hiệu quả và an toàn cho mọi hoạt động trong kho. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết chi tiết về chức vụ thủ kho cũng như chức năng, nhiệm vụ của vị trí này. Tham khảo bài viết dưới đây cùng Nhất Việt Logistics để biết thêm về nghề nghiệp đặc thù này nhé.

1. Thủ kho là gì?

Thủ kho là người có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kho hàng trong một doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm kiểm soát và theo dõi hàng hóa, từ việc nhập kho, lưu trữ, sắp xếp, đến việc xuất kho và vận chuyển hàng hóa. Nhiệm vụ chính của thủ kho là đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý và kiểm soát một cách chính xác và hiệu quả.

Thủ kho là người chịu mọi trách nhiệm chính trong việc quản lý hàng hóa
Thủ kho là người chịu mọi trách nhiệm chính trong việc quản lý hàng hóa

2. Mô tả công việc của thủ kho

Thủ kho là một vị trí đòi hỏi sự cẩn thận và chỉn chu trong công việc, bên cạnh những kỹ năng nghiệp vụ về công nghệ, tin học,… người thủ kho cần có các kỹ năng mềm và đức tính cần thiết như trung thực, tỉ mỉ…

Công việc của thủ kho bao gồm những nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoạt động kho hàng được thực hiện một cách hiệu quả.

Quản lý hàng hóa trong kho là một trong những nhiệm vụ chính của thủ kho. Người thủ kho phải kiểm soát và quản lý hàng hóa trong kho, từ việc nhận, kiểm tra và lưu trữ hàng hóa đến việc sắp xếp, xử lý và bảo quản hàng hóa một cách chính xác và an toàn.

Tại một kho lưu trữ, hàng ngày sẽ có rất nhiều phiên giao dịch, xuất, nhập hàng, vì vậy người chịu trách nhiệm quản lý kho phải kiểm soát được hàng hóa ra vào. Ngoài kiểm soát về hàng hóa, quy cách đóng gói, vận chuyển, thủ kho cần quản lý được các giấy tờ, chứng từ, hồ sơ của các bên liên quan. Cũng như xác nhận các yêu cầu xuất hàng, đổi, trả hay hoàn hàng diễn ra trong kho. 

Vị trí thủ kho yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn thận
Vị trí thủ kho yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn thận

Đối với những mô hình kho có nhiều mặt hàng, số lượng xuất nhập mỗi ngày lớn thủ kho phải thường thực hiện kiểm kê tồn kho định kỳ để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho hàng. Việc kiểm kê tồn kho giúp xác định sự lệch lạc và phát hiện sự thiếu sót hoặc thừa sót hàng hóa.

Bên cạnh đó, thủ kho cần quán xuyến được các nguyên tắc xuất nhập hàng như “nhập trước xuất trước”, đảm bảo hạn sử dụng hàng hóa. Các quy tắc về cách sắp xếp, đóng gói cũng cần đảm bảo và đúng quy trình của công ty. 

Khác với vị trí thủ kho truyền thống, người thủ kho ngày nay còn phải hiểu và làm việc với các hệ thống và công nghệ quản lý kho hiện đại. Thủ kho cần thành thạo về các phần mềm quản lý kho, hệ thống mã vạch, và các công cụ và thiết bị quản lý kho khác. Điều này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Một nhiệm vụ quan trọng của thủ kho chính là đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng về quy định phòng cháy, chữa cháy và các quy định an toàn lao động. Người quản kho phải quán triệt được các quy tắc phòng cháy nổ, kiểm kê hàng hóa hư hỏng, vật dụng, máy móc, thiết bị đảm bảo chất lượng.

3. Vai trò và trách nhiệm của thủ kho

Thủ kho đảm nhiệm vai trò quan trọng trong quy trình cung ứng và quản lý hàng hóa. Để kho hàng vận hành thuận lợi và hiệu quả, người thủ kho cần biết được vai trò và trách nhiệm của mình bao gồm những gì.

Thủ kho phải đảm bảo rằng hàng hóa được kiểm soát và quản lý một cách chính xác và hiệu quả. Họ phải theo dõi số lượng hàng hóa trong kho, xác định nhu cầu tiêu thụ và đề xuất quyết định về mua hàng và kiểm soát tồn kho.

Thủ kho phải quản lý được từng khu vực hàng hóa có những đặc tính như thế nào. Họ phải kiểm tra hàng hóa đã được sắp xếp đúng cách, lưu trữ và bảo quản đúng qui trình. Bên cạnh đó, thủ kho phân quyền cho nhân sự định kỳ kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị và hệ thống trong kho.

Khi xảy ra sự cố hoặc vấn đề liên quan đến hàng hóa, thủ kho có trách nhiệm xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Kịp thời ghi nhận và báo cáo sự cố, tìm ra nguyên nhân và đề xuất các biện pháp khắc phục để đảm bảo quy trình hoạt động kho hàng không bị gián đoạn.

Thủ kho đảm nhiệm vai trò trong quy trình cung ứng và quản lý hàng hóa
Thủ kho đảm nhiệm vai trò trong quy trình cung ứng và quản lý hàng hóa

4. Tại sao các doanh nghiệp cần có thủ kho

Vị trí Thủ kho trong một doanh nghiệp có vai trò quan trọng và không thể thiếu bởi đây là vị trí đảm bảo vận hành hàng hóa doanh nghiệp diễn ra trơn tru.

Thủ kho đóng vai trò như mắt xích giữa các bộ phận của doanh nghiệp. Đầu tiên, thủ kho quản lý và kiểm soát hàng hóa trong kho, bao gồm việc nhận, kiểm tra, lưu trữ và xuất kho. Bằng cách duy trì sự cân đối và sắp xếp hàng hóa một cách chính xác, thủ kho giúp tránh thiếu sót hoặc thừa sót hàng hóa, đồng thời tăng cường quyền kiểm soát và quản lý của doanh nghiệp.

Thông qua việc phân tích dữ liệu và thông tin về kho, thủ kho cung cấp các thông tin quan trọng cho các bộ phận khác của doanh nghiệp, như kế toán, bán hàng và quản lý, giúp họ đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

Thủ kho đảm bảo vận hành hàng hóa doanh nghiệp diễn ra trơn tru 
Thủ kho đảm bảo vận hành hàng hóa doanh nghiệp diễn ra trơn tru

5. Cách để trở thành một thủ kho xuất sắc chuyên nghiệp

Thủ kho là một nghề Hot trong những năm gần đây, tuy nhiên để trở thành một thủ kho giỏi bạn cần hoàn thiện nhiều yếu tố về kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng mềm. Một thủ kho xuất sắc, chuyên nghiệp cần rèn luyện những tố chất như:

Kiến thức nghiệp vụ vững vàng: Thủ kho chuyên nghiệp cần có các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa như khả năng quản lý hàng hóa, tổ chức và sắp xếp khoa học các kiện hàng khi tiếp nhận hay xuất hàng. Kỹ năng hệ thống hóa sổ sách, tài liệu, hồ sơ và tổng hợp cho các bộ phận liên quan như kế toán, thu mua…

Trau dồi các kỹ năng mềm như: kỹ năng quản trị rủi ro, kỹ năng giải trình, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm. Đây là những kỹ năng rất quan trọng đối với một thủ kho chuyên nghiệp. Môi trường làm việc ở kho hàng thường tấp nập, có thể xảy ra nhiều vấn đề phát sinh. Điều này đòi hỏi người thủ kho khéo léo, sử dụng những kỹ năng cần thiết để xử lý công việc.

Để có được những kiến thức, kỹ năng nêu trên đòi hỏi người thủ kho không ngừng học tập, rèn luyện, tham gia các khóa học, hội thảo để nâng cao kiến thức.  Phát triển kỹ năng quản lý và tổ chức tốt, khả năng lập kế hoạch, xử lý công việc đồng thời, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề.

Thủ kho giỏi cần giỏi kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng mềm
Thủ kho giỏi cần giỏi kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng mềm

Thủ kho là một vị trí mang tính mấu chốt, đóng góp vào sự hiệu quả và thành công trong quá trình cung ứng, quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể trở thành một thủ kho xuất sắc.

Để trở thành một thủ kho chuyên nghiệp, cần trau dồi cả kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm. Bằng sự kiên nhẫn, tỉ mỉ, bạn có thể trở thành một thủ kho xuất sắc, góp phần vào thành công của doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành kho hàng.

Trên đây là tất cả những thông tin về vị trí công việc thủ kho cũng như các chức năng và nhiệm vụ của công việc này. Để quản lý kho hàng hiệu quả ngoài cần một người thủ kho có trình độ cao, doanh nghiệp cũng cần có kho hàng hiện đại, đáp ứng được các tiêu chuẩn về kho hàng.

Nhất Việt Logistics là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, cho thuê kho bãi hiện đại với chất lượng dịch vụ tốt nhất hiện nay. Liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline 0274 373 9771 để được hỗ trợ những dịch vụ tốt nhất trong lĩnh vực logistics.

[contact-form-7 404 "Not Found"]