Thuê Kho Chứa Hàng Có Cần Đăng Ký Kinh Doanh Không?

Nhiều doanh nghiệp, cửa hàng online hiện nay lựa chọn thuê kho chứa hàng để lưu trữ và phân phối sản phẩm. Tuy nhiên, không ít người thắc mắc: “Thuê kho chứa hàng có cần đăng ký kinh doanh không? Nếu không đăng ký thì có bị phạt không?” Đây là câu hỏi quan trọng, bởi việc tuân thủ đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, mà còn tránh được những rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy định, thủ tục đăng ký kho hàng, mức phạt khi vi phạm và giải pháp cho doanh nghiệp khi thuê kho chứa hàng.

Thuê kho chứa hàng có cần đăng ký kinh doanh không?

Kho chứa hàng thuê có được coi là địa điểm kinh doanh?

Kho chứa hàng khi xét về chức năng kinh doanh, đây sẽ là nơi lưu trữ hàng hoá, sản phẩm hoặc chứa các loại trang thiết bị, máy móc trong quy trình sản xuất của công ty hay doanh nghiệp. Nhưng trong một vài trường hợp, kho chứa hàng có thể phát sinh hoạt động kinh doanh với khách hàng, đối tác khi cần thiết. 

Hiện nay, để giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được khoản chi phí xây dựng hoặc sửa sang kho tốn kém và lãng phí, nhiều doanh nghiệp lựa chọn việc thuê kho chứa hàng. Giải pháp này tiết kiệm được một khoản để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh khác của doanh nghiệp. 

Vì vậy, trên khía cạnh pháp lý, kho chứa hàng cũng được xem là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.

Thuê kho chứa hàng có phải đăng ký kinh doanh không?

Trong Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có 3 hình thức được quy định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp:

• Chi nhánh của doanh nghiệp
• Văn phòng đại diện
• Địa điểm kinh doanh

Có thể thấy, thuê kho chứa hàng mặc dù không phải kinh doanh trực tiếp nhưng để thuận tiện trong quá trình hoạt động và kê khai thuế, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn đăng ký kinh doanh cho kho chứa hàng được thuê. 

Theo số đông, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn đăng ký theo hình thức là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Khi nào cần đăng ký kho chứa hàng?

Theo quy định pháp luật hiện hành, kho chứa hàng có thể được coi là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, không phải mọi trường hợp thuê kho đều bắt buộc phải đăng ký, mà còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng và quy mô hoạt động.

Trường hợp bắt buộc phải đăng ký

• Kho được sử dụng như địa điểm kinh doanh: Nếu kho không chỉ để chứa hàng mà còn là nơi diễn ra các hoạt động mua bán, giao dịch hoặc tiếp khách hàng.
• Kho nằm ngoài địa chỉ trụ sở chính: Khi doanh nghiệp thuê kho tại tỉnh/thành phố khác, việc đăng ký kho hàng hoặc địa điểm kinh doanh là cần thiết để hợp pháp hóa.
• Kho dùng cho hoạt động sản xuất, gia công: Nếu tại kho diễn ra một phần quy trình sản xuất, chế biến hàng hóa thì chắc chắn phải đăng ký với cơ quan quản lý.

Trường hợp không bắt buộc phải đăng ký

• Kho chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa: Nếu kho chỉ dùng để chứa hàng, không phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp thì không cần đăng ký.
• Kho thuê trong cùng tỉnh/thành với trụ sở chính: Một số địa phương có quy định linh hoạt hơn, doanh nghiệp có thể chỉ cần thông báo chứ không bắt buộc đăng ký địa điểm kinh doanh.

Mức phạt không đăng ký kho hàng theo quy định hiện hành

Không ít doanh nghiệp và cá nhân chủ quan cho rằng thuê kho chỉ để chứa hàng thì không cần đăng ký. Tuy nhiên, nếu cơ quan quản lý kiểm tra và xác định kho hàng của bạn thuộc diện địa điểm kinh doanh nhưng chưa thực hiện đăng ký thì sẽ bị xử phạt hành chính.

Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư:

• Doanh nghiệp không đăng ký địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện theo quy định sẽ bị xử phạt từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng.
• Ngoài ra, cơ quan quản lý còn có thể yêu cầu buộc đăng ký bổ sung để hợp pháp hóa kho chứa hàng.

Các trường hợp dễ bị xử phạt

• Thuê kho chứa hàng ở khác tỉnh/thành phố mà không khai báo hoặc đăng ký.
• Dùng kho làm nơi giao dịch, ký kết hợp đồng, trưng bày sản phẩm nhưng không đăng ký.
• Kho tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp chỉ khai báo trụ sở chính.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký kinh doanh cho kho hàng hóa

Hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị trước khi đi đăng ký

– TH1: Hình thức chi nhánh

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị để đăng ký kinh doanh theo hình thức chi nhánh gồm:

– Biên bản họp, quyết định của chủ sở hữu/ đại hội cổ đông.

– Thông báo thành lập chi nhánh công ty do người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.

– Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu chi nhánh công ty.

– Văn bản uỷ quyền/ hợp đồng dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký.

– TH2: Hình thức địa điểm kinh doanh

Khi đăng ký kinh doanh theo hình thức địa điểm kinh doanh, hồ sơ bao gồm:

– Thông báo của doanh nghiệp về việc lập địa điểm kinh doanh.

– Văn bản uỷ quyền/ hợp đồng dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký.

– Bản sao các giấy tờ có chứng thực của cá nhân được uỷ quyền.

Trình tự các bước đăng ký kinh doanh cho kho chứa hàng hóa

Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP Doanh nghiệp quy định trình tự các bước thuê kho có phải đăng ký kinh doanh, như sau:

– Bước 1: Thực hiện thông báo thành lập địa điểm kinh doanh/ chi nhánh của doanh nghiệp, nộp hồ sơ đến phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương.

– Bước 2:  Nộp hồ sơ. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Còn trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

– Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh/ Chi nhánh cho doanh nghiệp

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải tiến hành khai thuế môn bài, thuế GTGT, thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp cho kho chứa hàng.

Những rủi ro khi thuê kho chứa hàng mà không đăng ký kinh doanh

Trong bất kì trường hợp nào, đăng ký kinh doanh cho thuê kho chứa hàng luôn cần thiết và hữu ích. Nếu không có thể gặp một số rủi ro như:

• Doanh nghiệp của bạn sẽ không được bảo vệ trước pháp luật khi có các vấn đề tranh chấp và kiện cáo.
• Trong trường hợp khi có người quản lý, các bộ phận chức năng đến kiểm tra, khi không đăng ký kinh doanh vi phạm sẽ bị xử lý dựa trên quy định Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP với mức phạt hành chính từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
• Khi có hoạt động kinh doanh tại địa điểm khác mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) đang hoạt động. Trường hợp có vi phạm về thuế thì xử lý theo quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;
• Không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đã đăng ký ban đầu, nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện nơi chuyển đến.

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi thuê kho chứa hàng

Doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích sử dụng kho trước khi thuê. Nếu kho chỉ để lưu trữ, bạn có thể không cần đăng ký; nhưng nếu kho dùng cho kinh doanh hoặc sản xuất, hãy tiến hành đăng ký để tránh rủi ro pháp lý.

Hãy tham khảo trước quy định về địa điểm kinh doanh và chi nhánh để lựa chọn hình thức đăng ký phù hợp. Điều này giúp công ty hoạt động minh bạch và thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế.

Nên chọn đơn vị cho thuê kho có hợp đồng rõ ràng và pháp lý minh bạch. Hợp đồng cần ghi rõ quyền sử dụng, mục đích thuê và trách nhiệm của các bên để tránh tranh chấp.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định pháp luật mới. Việc này giúp kịp thời điều chỉnh, tránh tình trạng bị xử phạt do không đăng ký kho hàng.

Nếu chưa nắm rõ thủ tục, bạn nên liên hệ luật sư hoặc dịch vụ tư vấn đăng ký kinh doanh. Đây là cách tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo hồ sơ đúng quy định ngay từ đầu.

Đơn vị cho thuê kho hàng uy tín, đầy đủ pháp lý – Nhất Việt Logistics

Dù trên thị trường xuất hiện rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho hàng vì nhu cầu hiện nay khá lớn. Tuy nhiên, bạn cần phải tìm những đơn vị uy tín, chuyên nghiệp, cơ sở pháp lý và quy trình rõ ràng để hợp tác.

Nhất Việt Logistics tự hào là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê kho Bình Dương, TPHCM, Long An và các tỉnh lân cận. Với tổng diện tích kho bãi lớn nằm tại khắp các quận huyện và gần các cảng Bình Dương, TP. HCM, Long An; Nhatviet Logistics đã và đang đáp ứng nhu cầu thuê kho của khách hàng với dịch vụ chuyên nghiệp và hiệu quả:

• Thời gian, diện tích thuê kho linh hoạt chỉ từ 50m²
• Tiết kiệm chi phí lên đến 30-40%
• Đội ngũ nhiều kinh nghiệm, chuyên nghiệp
• Đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
• Hệ thống PCCC, an ninh kho bãi tiến tiến, chặt chẽ
• Trang bị trang thiết bị, máy móc tối tân, phần mềm quản lý kho hiện đại
• Hệ thống kho bãi rộng rãi, vị trí thuận tiện, đắc địa

Hiện nay, các dịch vụ cho thuê kho chứa hàng nổi bật của Nhatviet Logistics gồm:

• Dịch vụ cho thuê kho chung
• Dịch vụ cho thuê kho tự quản
• Dịch vụ cho thuê kho theo m3
• Dịch vụ cho thuê kho Bình Dương
• Dịch vụ cho thuê kho bãi TP.HCM

Dịch vụ cho thuê kho chứa hàng uy tín và chất lượng của Nhatviet Logistics mong muốn cùng bạn đạt được mục tiêu kinh doanh một cách tiết kiệm và hiệu quả!

Câu hỏi thường gặp về việc thuê kho chứa hàng

Cá nhân bán hàng online thuê kho có cần đăng ký không?

Trường hợp cá nhân chỉ dùng kho để lưu giữ hàng hóa thì không cần đăng ký. Tuy nhiên, nếu phát sinh giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh tại kho thì phải thực hiện đăng ký.

Một công ty có thể đăng ký nhiều kho chứa hàng không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký nhiều địa điểm kinh doanh hoặc kho hàng, miễn là khai báo đầy đủ và đúng quy định.

Khi thay đổi địa chỉ kho hàng có cần thông báo không?

Có. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi hoặc bổ sung thông tin địa điểm kinh doanh để tránh bị xử phạt hành chính.

Mong rằng với bài viết này đã giải đáp được thắc mắc thuê kho chứa hàng có cần đăng ký kinh doanh của bạn. Với thủ tục đơn giản, hy vọng bạn có thể nhanh chóng đăng ký kinh doanh cho kho chứa hàng của mình để được pháp luật bảo vệ, đảm bảo quá trình kinh doanh ổn định.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang có nhu cầu thuê kho chứa hàng, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên viên Nhatviet Logistics để được tư vấn về giải pháp tối ưu và phù hợp nhé!