Kế toán kho là gì? Mô tả công việc của một kế toán kho

Kế toán kho đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa tại doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc ghi chép số liệu, vị trí này còn đòi hỏi kỹ năng phân tích, kiểm tra chứng từ và phối hợp chặt chẽ với bộ phận kho vận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về công việc của kế toán kho, các kỹ năng cần có, những loại chứng từ thường dùng, các thuật ngữ chuyên ngành, và giải đáp thắc mắc liệu kế toán kho có giống với thủ kho không.

Kế toán kho là gì?

Kế toán kho (Warehouse Accountant) là một nhân sự kế toán thực hiện nhiệm vụ quản lý, kiểm soát và báo cáo về các hoạt động liên quan đến xuất nhập hàng hóa, quản lý hàng tồn kho, lập chứng từ,… của một doanh nghiệp.

Khi có bất kỳ một hoạt động nào diễn ra trong kho có liên quan đến hàng hóa, kế toán kho sẽ chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi và thông báo về sự thay đổi của hàng hóa trong kho nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng cũng như hạn chế xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa.

Kế toán kho cũng đóng vai trò trong việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và liên tục của thông tin hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của kế toán kho trong doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay bán lẻ nào, kế toán kho đóng vai trò sống còn trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu hàng hóa. Không đơn thuần là người ghi chép xuất – nhập kho, kế toán kho còn là mắt xích quan trọng kết nối giữa quản lý hàng hóa, tài chính, và vận hành doanh nghiệp.

Đảm bảo tính chính xác trong kiểm soát hàng tồn kho

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của kế toán kho là ghi nhận chính xác các nghiệp vụ xuất – nhập – tồn kho mỗi ngày. Dữ liệu này không chỉ phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp mà còn là căn cứ quan trọng để lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế, và kiểm kê định kỳ. Việc sai lệch số liệu kho có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, gây thiệt hại tài chính nghiêm trọng.

Giúp doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh hiệu quả

Nhờ các báo cáo tồn kho chi tiết do kế toán kho lập ra, ban lãnh đạo có thể:

• Xác định được mặt hàng nào đang tồn nhiều, mặt hàng nào bán chạy
• Tối ưu hoạt động nhập hàng, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng
• Phân tích dòng chảy hàng hóa để đưa ra quyết định chiến lược về sản phẩm

Một hệ thống kho vận được kế toán kho kiểm soát chặt chẽ giúp giảm chi phí lưu kho, cải thiện vòng quay hàng hóa và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Tăng cường tính minh bạch & tuân thủ quy định pháp luật

Kế toán kho là người trực tiếp quản lý hệ thống chứng từ liên quan đến hàng hóa: phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn đầu vào/ra… Việc này góp phần đảm bảo mọi giao dịch đều có chứng từ đầy đủ, đúng quy trình, giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc kiểm toán, quyết toán thuế và tránh rủi ro pháp lý.

Hỗ trợ các bộ phận khác trong chuỗi cung ứng nội bộ

Kế toán kho không làm việc đơn lẻ mà phối hợp chặt chẽ với các phòng ban như:

• Phòng mua hàng: để xác nhận hàng hóa đã nhập đúng và đủ
• Bộ phận kinh doanh: để cung cấp số liệu tồn kho, tránh tình trạng hứa giao hàng khi kho không còn hàng
• Kế toán tổng hợp: để đối chiếu số liệu và lập báo cáo tài chính

Sự phối hợp này đảm bảo quy trình từ mua – lưu kho – bán hàng được vận hành trơn tru, không bị gián đoạn.

Giảm thiểu rủi ro thất thoát, gian lận kho

Với các thao tác kiểm kê định kỳ và đối chiếu chặt chẽ, kế toán kho giúp phát hiện kịp thời các sai lệch bất thường trong kho như: hao hụt hàng hóa, hàng lỗi, mất mát do vận chuyển hoặc do gian lận nội bộ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.

Mô tả chi tiết các công việc của kế toán kho

Cũng giống như những vị trí kế toán khác, kế toán kho là người đảm nhiệm những vai trò về việc quản lý dòng chuyển của hàng hóa. Từ đó, thực hiện nhiệm vụ theo dõi, kiểm soát và báo cáo đến cấp trên về hàng hóa trong doanh nghiệp.

• Ghi nhận, kiểm soát hàng hóa:

Công việc của kế toán kho chủ yếu là thường xuyên ghi chép và cập nhật, kiểm soát toàn bộ quá trình xuất nhập hàng hóa ra vào khỏi kho. Điều này bao gồm việc theo dõi, xác minh số lượng, trạng thái, giá trị của hàng hóa, kiểm tra chất lượng và đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận thông tin kho.

Đồng thời, nhiệm vụ thực hiện kiểm kê kho định kỳ để xác định sự chính xác của dữ liệu tồn kho và phát hiện sớm các sai sót hay thất thoát có thể xảy ra. Nhờ vậy, công ty sẽ có kế hoạch tiêu thụ hàng hóa kịp thời, tránh tồn đọng quá nhiều sản phẩm dẫn đến hết hạn.

• Lập phiếu xuất kho và nhập kho, xử lý yêu cầu giao dịch hàng hóa

Để thực hiện công việc đối chứng sau này, các hàng hóa khi xuất, nhập, chuyển kho hay trả lại hàng hóa đều phải được lập chứng từ để lưu trữ lại. Vậy nên, kế toán kho lại ghi chép đầy đủ và chính xác của các giao dịch hàng hóa này trên hệ thống phần mềm quản lý kho của doanh nghiệp.

• Quản lý hàng tồn kho:

Quản trị tồn kho trên hệ thống quản lý, bao gồm theo dõi và báo cáo về mức tồn kho, xác định giá trị hàng tồn kho. Từ đó thực hiện các phân tích về sự biến động của tồn kho.

• Hạch toán và kê khai thuế

Công việc này của kế toán kho cũng tương tự với công việc của kế toán thông thường của doanh nghiệp. Việc ghi chép và phân loại các giao dịch tài chính được thực hiện một cách cẩn thận nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý các hoạt động kinh tế của công ty. Đồng thời, kế toán kho cũng kê khai đầy đủ thuế đầu vào và đầu ra của hàng hóa, nguyên vật liệu để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước.

• Báo cáo tài chính:

Kế toán kho cung cấp thông tin quan trọng về hàng hóa, tồn kho, giá trị kho để đưa vào báo cáo tài chính. Thông qua việc phân tích và báo cáo này, kế toán kho giúp các bộ phận khác trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình tồn kho cũng như đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Bên cạnh đó, công việc của một kế toán kho còn là sự giám sát, kiểm soát hàng hóa hàng ngày đối với bất kỳ giao dịch nào. Đảm bảo các số lượng hàng hóa tồn kho vẫn đáp ứng được nhu cầu cung ứng của doanh nghiệp và theo dõi những biến động hàng hóa để có những thay đổi kịp thời.

Ngoài ra, vào định kỳ tháng, quý, năm kế toán kho có nhiệm vụ lập báo cáo số liệu, hạch toán chứng từ và hoàn thành các ghi chép, sổ sách để gửi đến kế toán trưởng hoặc các bộ phận liên quan.

Yêu cầu về kỹ năng đối với một nhân viên kế toán kho

Một kế toán giỏi chuyên môn cũng như các kỹ năng cần thiết để hỗ trợ trong công việc là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Với vị trí kế toán kho, nhân sự cần đáp ứng những kỹ năng sau để đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng hơn.

• Nắm vững kiến thức chuyên môn:

Kế toán kho cần có kiến thức sâu về quy trình quản lý kho, các nguyên tắc kiểm kê, nhập xuất kho, các phương pháp đánh giá tồn kho. Bên cạnh đó, việc hiểu rõ về các thuật ngữ, tiêu chuẩn kế toán liên quan đến kho vật tư sẽ giúp kế toán xử lý các tài liệu và giao dịch một cách chính xác.

• Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng:

Sử dụng máy tính, các công cụ văn phòng như Microsoft Excel, Power BI… để thực hiện các nhiệm vụ kế toán cũng như  lưu trữ thông tin và trình bày báo cáo.

• Sử dụng tốt phần mềm kế toán:

Phần mềm kế toán là công cụ  giúp kế toán quản lý kho, ghi nhận, kiểm tra các giao dịch kèm theo các số lượng tồn kho một cách nhanh chóng. Vì vậy sử dụng tốt các phần mềm này sẽ giúp kế toán kho quản lý tài liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm công sức. 

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc:

Kỹ năng này bao gồm cách sắp xếp lịch công việc, lên kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ, và quản lý thời gian một cách hợp lý. Với kỹ năng này kế toán kho sẽ làm việc một cách có hệ thống và tránh tình trạng bị áp lực.

• Tập trung cao độ và tỉ mỉ:

Trong quá trình ghi nhận, theo dõi các giao dịch hàng hóa và tồn kho đòi hỏi người kế toán phải tập trung cao độ. Sự tập trung sẽ giúp người quản lý không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào, đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong mọi hoạt động.

Cơ hội nghề nghiệp & lộ trình thăng tiến của kế toán kho

Khi nhắc đến ngành kế toán, nhiều người thường chỉ nghĩ đến vị trí kế toán tổng hợp hay kế toán thuế. Tuy nhiên, kế toán kho lại là một lĩnh vực chuyên biệt với nhu cầu tuyển dụng cao và cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng. Với nền tảng vững chắc về nghiệp vụ và khả năng xử lý số liệu kho chính xác, người làm kế toán kho có thể mở ra nhiều hướng đi mới trong sự nghiệp tài chính – kế toán – logistics.

Cơ hội việc làm đa dạng cho người mới vào nghề

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường hoặc người chưa có nhiều kinh nghiệm kế toán, thì công việc của kế toán kho là một điểm khởi đầu lý tưởng. Hầu hết các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, thương mại, xuất nhập khẩu, logistics… đều cần vị trí này để kiểm soát hàng hóa và chứng từ kho bãi.

Những lợi thế khi bắt đầu từ vị trí kế toán kho:

• Tiếp cận thực tế quy trình xuất – nhập hàng
• Làm quen với hệ thống phần mềm kế toán và quản lý kho
• Rèn luyện kỹ năng làm việc với dữ liệu số và chứng từ thực tế

Kế toán kho làm gì để nâng cao kỹ năng và thăng tiến?

Để phát triển nghề nghiệp lâu dài, người làm kế toán kho cần không ngừng cải thiện năng lực cá nhân và chuyên môn. Vậy kế toán kho làm những công việc gì để tạo nền tảng thăng tiến?

• Làm chủ phần mềm kế toán kho chuyên dụng (MISA, Bravo, SAP…)
• Học thêm về kế toán tổng hợp, phân tích báo cáo tài chính
• Rèn luyện kỹ năng quản lý hàng hóa, phân tích tồn kho
• Nâng cao kỹ năng phối hợp với các bộ phận khác như kinh doanh, sản xuất, mua hàng

Lộ trình thăng tiến rõ ràng của nghề kế toán kho

Tùy vào năng lực và quy mô doanh nghiệp, kế toán kho có thể phát triển theo nhiều hướng:

Cấp độ nghề nghiệp	Vị trí cụ thể
Mới vào nghề	Nhân viên kế toán kho
1 – 3 năm kinh nghiệm	Kế toán kho chính, phụ trách toàn kho
3 – 5 năm	Trưởng nhóm kế toán kho / Trợ lý kế toán tổng hợp
> 5 năm & kỹ năng nâng cao	Kế toán trưởng, Trưởng phòng quản lý kho
Lộ trình mở rộng khác	Chuyển hướng sang kiểm soát nội bộ, logistics, quản lý chuỗi cung ứng

Mức thu nhập của kế toán kho có hấp dẫn không?

Theo khảo sát thị trường lao động hiện nay, mức lương kế toán kho dao động:

• Mới vào nghề: từ 6 – 8 triệu VNĐ/tháng
• Đã có kinh nghiệm: 9 – 12 triệu VNĐ/tháng
• Vị trí trưởng nhóm hoặc quản lý kho: 15 – 25 triệu VNĐ/tháng trở lên (tùy công ty)

Ngoài ra, nhiều công ty còn có thưởng KPI, phụ cấp trách nhiệm và cơ hội thăng tiến nội bộ, tạo động lực lớn cho người làm kế toán kho phát triển lâu dài và mức thu nhập hấp dẫn hơn rất nhiều.

Những câu hỏi thường gặp về kế toán kho

Những chứng từ nào mà kế toán kho thường lập?

– Phiếu xuất kho: Dùng để ghi nhận việc xuất hàng hóa từ kho đi bán hoặc cung cấp cho khách hàng.

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Dùng để chứng minh nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông trên thị trường.

– Phiếu nhập kho: Dùng để ghi nhận việc nhập hàng hóa vào kho từ các nhà cung cấp.

– Phiếu chuyển kho: Dùng để ghi nhận việc chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác trong cùng một doanh nghiệp.

– Phiếu kiểm kê kho: Dùng để ghi nhận quá trình kiểm kê kho hàng tồn kho định kỳ.

Những thuật ngữ thường dùng trong kế toán kho?

– Tồn kho (Ending Inventory): Số lượng và giá trị hàng hóa còn lại trong kho tại cuối kỳ kế toán.

– Hàng tồn kho (Inventory Items): Các sản phẩm hoặc hàng hóa được lưu trữ trong kho.

– Xuất kho (Goods Issued): Hàng hóa được ghi nhận khi rời khỏi kho để cung cấp cho khách hàng hoặc sử dụng trong sản xuất.

– Nhập kho (Goods Received): Hàng hóa được ghi nhận khi nhập vào kho từ nhà cung cấp hoặc từ các kho khác.

– Kiểm kê kho (Physical Inventory Count): Quá trình kiểm tra và xác định số lượng thực tế của hàng tồn kho trong kho.

Kế toán kho có giống với thủ kho không?

	Kế toán kho	Thủ kho
Chức năng	Ghi nhận và hạch toán giao dịch nhập xuất kho vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp	Quản lý và điều hành hoạt động trong kho vật tư
Nhiệm vụ	Lập chứng từ xuất kho, nhập kho, kiểm kê hàng tồn kho và ghi chép các giao dịch liên quan đến kho vật tư	Đảm bảo việc nhập, xuất, lưu trữ và tổ chức hàng tồn kho một cách chính xác, hiệu quả
Kỹ năng	Nắm vững kiến thức kế toán, kỹ năng làm việc với phần mềm kế toán, phối hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp	Kỹ năng tổ chức công việc, kiểm soát số lượng hàng tồn kho, hiểu rõ các quy trình vận hành trong kho
Trách nhiệm	Quản lý việc ghi nhận và báo cáo các thông tin kho trong hệ thống kế toán	Trực tiếp quản lý hoạt động hàng ngày trong kho vật tư
Quan hệ cộng tác	Cần phối hợp chặt chẽ với thủ trong việc ghi nhận giao dịch kho	Cần hợp tác với kế toán kho để cung cấp thông tin về hàng tồn kho và giao dịch xuất nhập kho
Mục tiêu chính	Đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý và ghi nhận kho vật tư trong hệ thống kế toán	Đảm bảo hoạt động kho diễn ra suôn sẻ tránh thất thoát và hao hụt trong quá trình quản lý kho

Mời bạn xem thêm: Tại sao nên lưu trữ hàng tồn kho? Cách hạch toán hàng tồn kho?

Kế toán kho là một công việc mang tính đặc thù cao, người làm việc ở vị trí này không chỉ cần nắm vững kiến thức chuyên môn, mà còn phải đáp ứng những kỹ năng mềm cũng như đức tính phù hợp. Đây cũng là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp để đảm bảo các hoạt động, số liệu, báo cáo kho chính xác, từ đó có những chiến lược phát triển đúng. Hy vọng qua bài viết, bạn đọc đã có thêm thông tin về chức vụ kế toán kho cũng như những mô tả chi tiết nhất về công việc này.