Trang chủKế toán kho là gì?
Kế toán kho (Warehouse Accountant) là một nhân sự kế toán thực hiện nhiệm vụ quản lý, kiểm soát và báo cáo về các hoạt động liên quan đến xuất nhập hàng hóa, quản lý hàng tồn kho, lập chứng từ,… của một doanh nghiệp.
Khi có bất kỳ một hoạt động nào diễn ra trong kho có liên quan đến hàng hóa, kế toán kho sẽ chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi và thông báo về sự thay đổi của hàng hóa trong kho nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng cũng như hạn chế xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa.
Kế toán kho cũng đóng vai trò trong việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và liên tục của thông tin hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Mô tả chi tiết các công việc của kế toán kho
Cũng giống như những vị trí kế toán khác, kế toán kho là người đảm nhiệm những vai trò về việc quản lý dòng chuyển của hàng hóa. Từ đó, thực hiện nhiệm vụ theo dõi, kiểm soát và báo cáo đến cấp trên về hàng hóa trong doanh nghiệp.
- Ghi nhận, kiểm soát hàng hóa:
Công việc của kế toán kho chủ yếu là thường xuyên ghi chép và cập nhật, kiểm soát toàn bộ quá trình xuất nhập hàng hóa ra vào khỏi kho. Điều này bao gồm việc theo dõi, xác minh số lượng, trạng thái, giá trị của hàng hóa, kiểm tra chất lượng và đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận thông tin kho.
Đồng thời, nhiệm vụ thực hiện kiểm kê kho định kỳ để xác định sự chính xác của dữ liệu tồn kho và phát hiện sớm các sai sót hay thất thoát có thể xảy ra. Nhờ vậy, công ty sẽ có kế hoạch tiêu thụ hàng hóa kịp thời, tránh tồn đọng quá nhiều sản phẩm dẫn đến hết hạn.
- Lập phiếu xuất kho và nhập kho, xử lý yêu cầu giao dịch hàng hóa
Để thực hiện công việc đối chứng sau này, các hàng hóa khi xuất, nhập, chuyển kho hay trả lại hàng hóa đều phải được lập chứng từ để lưu trữ lại. Vậy nên, kế toán kho lại ghi chép đầy đủ và chính xác của các giao dịch hàng hóa này trên hệ thống phần mềm quản lý kho của doanh nghiệp.
- Quản lý hàng tồn kho:
Quản trị tồn kho trên hệ thống quản lý, bao gồm theo dõi và báo cáo về mức tồn kho, xác định giá trị hàng tồn kho. Từ đó thực hiện các phân tích về sự biến động của tồn kho.
- Hạch toán và kê khai thuế
Công việc này của kế toán kho cũng tương tự với công việc của kế toán thông thường của doanh nghiệp. Việc ghi chép và phân loại các giao dịch tài chính được thực hiện một cách cẩn thận nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý các hoạt động kinh tế của công ty. Đồng thời, kế toán kho cũng kê khai đầy đủ thuế đầu vào và đầu ra của hàng hóa, nguyên vật liệu để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước.
- Báo cáo tài chính:
Kế toán kho cung cấp thông tin quan trọng về hàng hóa, tồn kho, giá trị kho để đưa vào báo cáo tài chính. Thông qua việc phân tích và báo cáo này, kế toán kho giúp các bộ phận khác trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình tồn kho cũng như đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Bên cạnh đó, công việc của một kế toán kho còn là sự giám sát, kiểm soát hàng hóa hàng ngày đối với bất kỳ giao dịch nào. Đảm bảo các số lượng hàng hóa tồn kho vẫn đáp ứng được nhu cầu cung ứng của doanh nghiệp và theo dõi những biến động hàng hóa để có những thay đổi kịp thời.
Ngoài ra, vào định kỳ tháng, quý, năm kế toán kho có nhiệm vụ lập báo cáo số liệu, hạch toán chứng từ và hoàn thành các ghi chép, sổ sách để gửi đến kế toán trưởng hoặc các bộ phận liên quan.
Yêu cầu về kỹ năng đối với một nhân viên kế toán kho
Một kế toán giỏi chuyên môn cũng như các kỹ năng cần thiết để hỗ trợ trong công việc là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Với vị trí kế toán kho, nhân sự cần đáp ứng những kỹ năng sau để đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng hơn.
- Nắm vững kiến thức chuyên môn:
Kế toán kho cần có kiến thức sâu về quy trình quản lý kho, các nguyên tắc kiểm kê, nhập xuất kho, các phương pháp đánh giá tồn kho. Bên cạnh đó, việc hiểu rõ về các thuật ngữ, tiêu chuẩn kế toán liên quan đến kho vật tư sẽ giúp kế toán xử lý các tài liệu và giao dịch một cách chính xác.
- Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng:
Sử dụng máy tính, các công cụ văn phòng như Microsoft Excel, Power BI… để thực hiện các nhiệm vụ kế toán cũng như lưu trữ thông tin và trình bày báo cáo.
- Sử dụng tốt phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán là công cụ giúp kế toán quản lý kho, ghi nhận, kiểm tra các giao dịch kèm theo các số lượng tồn kho một cách nhanh chóng. Vì vậy sử dụng tốt các phần mềm này sẽ giúp kế toán kho quản lý tài liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm công sức.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc:
Kỹ năng này bao gồm cách sắp xếp lịch công việc, lên kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ, và quản lý thời gian một cách hợp lý. Với kỹ năng này kế toán kho sẽ làm việc một cách có hệ thống và tránh tình trạng bị áp lực.
- Tập trung cao độ và tỉ mỉ:
Trong quá trình ghi nhận, theo dõi các giao dịch hàng hóa và tồn kho đòi hỏi người kế toán phải tập trung cao độ. Sự tập trung sẽ giúp người quản lý không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào, đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong mọi hoạt động.
Những câu hỏi thường gặp về kế toán kho
Những chứng từ nào mà kế toán kho thường lập?
– Phiếu xuất kho: Dùng để ghi nhận việc xuất hàng hóa từ kho đi bán hoặc cung cấp cho khách hàng.
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Dùng để chứng minh nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông trên thị trường.
– Phiếu nhập kho: Dùng để ghi nhận việc nhập hàng hóa vào kho từ các nhà cung cấp.
– Phiếu chuyển kho: Dùng để ghi nhận việc chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác trong cùng một doanh nghiệp.
– Phiếu kiểm kê kho: Dùng để ghi nhận quá trình kiểm kê kho hàng tồn kho định kỳ.
Những thuật ngữ thường dùng trong kế toán kho?
– Tồn kho (Ending Inventory): Số lượng và giá trị hàng hóa còn lại trong kho tại cuối kỳ kế toán.
– Hàng tồn kho (Inventory Items): Các sản phẩm hoặc hàng hóa được lưu trữ trong kho.
– Xuất kho (Goods Issued): Hàng hóa được ghi nhận khi rời khỏi kho để cung cấp cho khách hàng hoặc sử dụng trong sản xuất.
– Nhập kho (Goods Received): Hàng hóa được ghi nhận khi nhập vào kho từ nhà cung cấp hoặc từ các kho khác.
– Kiểm kê kho (Physical Inventory Count): Quá trình kiểm tra và xác định số lượng thực tế của hàng tồn kho trong kho.
Kế toán kho có giống với thủ kho không?
| Kế toán kho | Thủ kho | |
| Chức năng | Ghi nhận và hạch toán giao dịch nhập xuất kho vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp | Quản lý và điều hành hoạt động trong kho vật tư |
| Nhiệm vụ | Lập chứng từ xuất kho, nhập kho, kiểm kê hàng tồn kho và ghi chép các giao dịch liên quan đến kho vật tư | Đảm bảo việc nhập, xuất, lưu trữ và tổ chức hàng tồn kho một cách chính xác, hiệu quả |
| Kỹ năng | Nắm vững kiến thức kế toán, kỹ năng làm việc với phần mềm kế toán, phối hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp | Kỹ năng tổ chức công việc, kiểm soát số lượng hàng tồn kho, hiểu rõ các quy trình vận hành trong kho |
| Trách nhiệm | Quản lý việc ghi nhận và báo cáo các thông tin kho trong hệ thống kế toán | Trực tiếp quản lý hoạt động hàng ngày trong kho vật tư |
| Quan hệ cộng tác | Cần phối hợp chặt chẽ với thủ trong việc ghi nhận giao dịch kho | Cần hợp tác với kế toán kho để cung cấp thông tin về hàng tồn kho và giao dịch xuất nhập kho |
| Mục tiêu chính | Đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý và ghi nhận kho vật tư trong hệ thống kế toán | Đảm bảo hoạt động kho diễn ra suôn sẻ tránh thất thoát và hao hụt trong quá trình quản lý kho |
Kế toán kho là một công việc mang tính đặc thù cao, người làm việc ở vị trí này không chỉ cần nắm vững kiến thức chuyên môn, mà còn phải đáp ứng những kỹ năng mềm cũng như đức tính phù hợp. Đây cũng là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp để đảm bảo các hoạt động, số liệu, báo cáo kho chính xác, từ đó có những chiến lược phát triển đúng. Hy vọng qua bài viết, bạn đọc đã có thêm thông tin về chức vụ kế toán kho cũng như những mô tả chi tiết nhất về công việc này.
