Các Quy Định Về Sắp Xếp Hàng Hóa Trong Kho Mà Bạn Nên Biết

Quản lý, sắp xếp hàng hóa trong kho là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Nó có ảnh hưởng không hề nhỏ đến tình hình sản xuất, phân phối, kinh doanh sản phẩm ra thị trường. Bạn đang vận hành 1 kho hàng nhưng không biết phải làm sao để khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả? Có quy định về sắp xếp hàng hóa trong kho nào cụ thể hay không? Cùng Nhatviet Logistics khám phá ngay trong bài viết sau đây bạn nhé!

Tại sao cần tuân thủ quy định về sắp xếp hàng hóa trong kho?

Việc tuân thủ quy định sắp xếp hàng hóa trong kho không chỉ giúp kho hoạt động trơn tru mà còn đảm bảo an toàn, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất quản lý. Dưới đây là những lý do quan trọng lý giải vì sao doanh nghiệp cần nghiêm túc thực hiện:

Đảm bảo an toàn lao động

Một kho hàng được bố trí hợp lý sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn do hàng hóa đổ ngã, va chạm thiết bị, hoặc cản trở lối thoát hiểm. Việc giữ lối đi thông thoáng, đánh dấu khu vực nguy hiểm, và sắp xếp theo đúng quy định về chiều cao, trọng lượng là điều bắt buộc để bảo vệ người lao động.

Nâng cao hiệu quả vận hành kho

Khi hàng hóa được sắp xếp theo logic và đúng nguyên tắc (ví dụ như FIFO – nhập trước, xuất trước), quá trình xuất nhập trở nên nhanh chóng, giảm thời gian tìm kiếm và xử lý đơn hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn, tần suất xuất nhập cao.

Giảm thiểu rủi ro và thất thoát hàng hóa

Kho bãi lộn xộn dễ khiến hàng hóa bị mất mát, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng mà không được phát hiện kịp thời. Việc tuân thủ quy định giúp kiểm soát tồn kho chính xác hơn, đồng thời hạn chế thiệt hại do bảo quản sai cách hay lưu trữ không đúng nơi quy định.

Các nguyên tắc cơ bản khi sắp xếp hàng trong kho

Để đảm bảo quy định sắp xếp hàng hóa trong kho được thực thi đúng cách, doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây. Đây là nền tảng giúp kho vận hoạt động hiệu quả, khoa học và dễ kiểm soát.

Sắp xếp theo loại hàng hóa

Một trong những nguyên tắc quan trọng trong quy định sắp xếp hàng hóa trong kho là phân loại hàng hóa theo tính chất. Ví dụ:

• Hàng dễ vỡ: cần để ở kệ thấp, có đệm chống sốc.
• Hàng nguy hiểm: bố trí ở khu riêng biệt, có cảnh báo.
• Hàng đông lạnh: lưu trữ tại kho lạnh, có kiểm soát nhiệt độ.

Sự phân loại rõ ràng không chỉ giúp kiểm kê nhanh mà còn đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa.

Áp dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước)

Một trong những nguyên tắc cốt lõi trong quy định sắp xếp hàng hóa trong kho chính là phương pháp FIFO (First In – First Out) – nhập trước, xuất trước. Việc áp dụng FIFO đóng vai trò then chốt trong việc duy trì chất lượng hàng hóa, giảm tồn kho cũ và tránh lãng phí do hết hạn sử dụng. Đặc biệt, với những mặt hàng có hạn dùng rõ ràng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hay hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), FIFO giúp đảm bảo khách hàng luôn nhận được sản phẩm mới, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao uy tín và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Để thực hiện nguyên tắc FIFO hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống giá kệ theo luồng di chuyển một chiều – hàng nhập từ một phía và xuất ở phía còn lại. Mỗi sản phẩm cần được gắn nhãn ngày nhập kho rõ ràng, kết hợp với phần mềm quản lý kho (WMS) để tự động theo dõi, cảnh báo và đề xuất xuất kho đúng thứ tự. Nhân viên cũng cần được đào tạo bài bản để tuân thủ quy trình nhập – xuất theo FIFO, đảm bảo quy định sắp xếp hàng hóa trong kho được thực hiện đồng bộ và chính xác trong toàn bộ chuỗi vận hành.

Phân khu, đánh dấu rõ ràng

Kho nên được chia thành các khu vực riêng biệt: khu nhập hàng, khu lưu trữ, khu đóng gói, khu xuất hàng. Mỗi khu cần biển chỉ dẫn, mã màu, mã kệ rõ ràng để nhân viên dễ định vị.

Đây là một phần trong quy định sắp xếp hàng hóa trong kho theo chuẩn ISO giúp tránh nhầm lẫn vị trí, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

Đảm bảo lối đi và khoảng cách an toàn

Hệ thống lối đi giữa các kệ cần đạt tiêu chuẩn tối thiểu về độ rộng để xe nâng hoạt động an toàn. Hàng hóa không được xếp tràn ra lối đi, và luôn phải có lối thoát hiểm theo đúng quy định PCCC.

Việc đảm bảo khoảng cách hợp lý cũng là một tiêu chí bắt buộc trong bộ quy định sắp xếp hàng hóa trong kho theo thông tư của Bộ Công Thương và các tiêu chuẩn quốc tế.

Các quy định về sắp xếp hàng hóa trong kho theo tiêu chuẩn

Việc tuân thủ đúng quy định sắp xếp hàng hóa trong kho theo tiêu chuẩn không chỉ là yêu cầu nội bộ để vận hành hiệu quả, mà còn là yếu tố bắt buộc trong các cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý. Những quy định này được xây dựng dựa trên thực tiễn quản lý kho chuyên nghiệp, kết hợp với các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, ISO 22000, cùng các quy định từ Bộ Công Thương và Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội.

Quy định về phân khu chức năng trong kho

Kho hàng phải được phân chia rõ ràng thành các khu vực:

• Khu nhập hàng
• Khu lưu trữ chính
• Khu đóng gói
• Khu xuất hàng
• Khu vực lưu trữ đặc biệt (hàng dễ cháy, hàng đông lạnh…)

Việc phân khu giúp kiểm soát tốt hơn dòng chảy hàng hóa và tránh lẫn lộn giữa các nhóm hàng.

Quy định về khoảng cách, chiều cao và lối đi

Theo quy định sắp xếp hàng hóa trong kho, việc bố trí giá kệ và hàng hóa cần tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn:

• Chiều rộng lối đi chính: Tối thiểu 1,5m để xe nâng và nhân viên di chuyển an toàn.
• Chiều cao chất hàng: Không vượt quá 2/3 chiều cao giá kệ, tối đa 2m đối với hàng hóa không cố định.
• Khoảng cách giữa hàng và tường, trần: Cách ít nhất 50cm để đảm bảo thông thoáng, phòng cháy chữa cháy.

Đây là những yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn đạt chứng nhận ISO và tuân thủ quy định về an toàn lao động.

Quy định về nhãn mác và nhận diện hàng hóa

Tất cả hàng hóa lưu kho phải có:

• Nhãn rõ ràng: Tên hàng, mã SKU, ngày nhập, ngày hết hạn (nếu có).
• Hệ thống mã vạch hoặc QR code để quét và kiểm tra nhanh bằng phần mềm quản lý.
• Bảng chỉ dẫn tại kệ/khu vực: Được gắn cố định, dễ nhìn, dễ hiểu.

Việc tuân thủ quy định này giúp giảm nhầm lẫn, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và tăng hiệu quả kiểm kê.

Quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Kho hàng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định PCCC hiện hành:

• Trang bị bình chữa cháy, vòi nước cứu hỏa, cảm biến khói/gas ở khu vực dễ cháy.
• Lối thoát hiểm rõ ràng, không bị che khuất.
• Hệ thống điện phải đi âm, tránh tiếp xúc với hàng hóa.
• Có kế hoạch diễn tập PCCC định kỳ và sổ theo dõi an toàn kho bãi.

Tuân thủ chặt chẽ quy định PCCC không chỉ bảo vệ tài sản mà còn là điều kiện tiên quyết khi đăng ký hoạt động kho theo luật.

Tiêu chuẩn kiểm kê và báo cáo tồn kho

Theo chuẩn quản lý kho chuyên nghiệp:

• Kiểm kê định kỳ hàng tuần/tháng/quý
• Kết hợp giữa kiểm kê thủ công và số hóa bằng phần mềm
• Báo cáo tồn kho chi tiết, đối chiếu giữa thực tế và số liệu hệ thống

Thực hiện đúng quy trình kiểm kê không chỉ giúp tuân thủ quy định sắp xếp hàng hóa trong kho, mà còn phòng ngừa thất thoát và tối ưu dòng tiền.

Những lỗi thường gặp về quy định sắp xếp hàng hóa trong kho

Trong quá trình vận hành kho hàng, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là SME và startup – vẫn mắc phải những lỗi cơ bản trong việc bố trí và tổ chức hàng hóa, dẫn đến lãng phí không gian, gia tăng chi phí và giảm hiệu quả quản lý. Việc không tuân thủ quy định sắp xếp hàng hóa trong kho cũng có thể gây mất an toàn lao động và vi phạm tiêu chuẩn pháp lý. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và giải pháp khắc phục cụ thể:

Sắp xếp hàng hóa không theo logic

Biểu hiện của lỗi này là hàng hóa được đặt lộn xộn, không theo nhóm, không phân loại theo tính chất, khối lượng, tần suất xuất nhập hoặc hạn sử dụng.

Hậu quả:

• Tăng thời gian tìm kiếm, dễ sai sót khi xuất hàng
• Gây lãng phí không gian kho
• Không thể tối ưu luồng di chuyển

Cách khắc phục:

• Thiết lập sơ đồ kho khoa học, phân khu theo loại hàng
• Gắn biển chỉ dẫn, mã khu vực rõ ràng
• Áp dụng nguyên tắc 5S trong quản lý kho: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng

Không tuân thủ nguyên tắc FIFO

Biểu hiện: Hàng mới được xếp đè lên hàng cũ, không ghi chú ngày nhập, không có quy trình nhập – xuất chuẩn.

Hậu quả:

• Hàng tồn đọng lâu bị hư hỏng, hết hạn sử dụng
• Thiếu minh bạch trong luân chuyển hàng hóa
• Mất chi phí xử lý hàng hỏng, gây rủi ro cho doanh nghiệp

Cách khắc phục:

• Áp dụng nghiêm túc nguyên tắc FIFO (hoặc FEFO với hàng có hạn)
• Ghi chú ngày nhập rõ ràng, sử dụng phần mềm quản lý kho WMS
• Thiết kế giá kệ luân chuyển một chiều: nhập một bên – xuất một bên

Lạm dụng không gian – xếp hàng quá cao, quá sát nhau

Biểu hiện: Hàng chất cao vượt mức quy định, chồng lên nhau không đúng kỹ thuật, không để khoảng trống giữa các khối hàng hoặc giữa hàng với tường.

Hậu quả:

• Nguy cơ đổ hàng, mất an toàn lao động
• Cản trở hệ thống thông gió, tăng nguy cơ cháy nổ
• Khó kiểm tra, kiểm kê và tiếp cận hàng hóa

Cách khắc phục:

• Tuân thủ quy định sắp xếp hàng hóa trong kho về chiều cao, khoảng cách (ví dụ: tối đa 2m, cách tường 0.5m)
• Sử dụng giá kệ chuyên dụng, không chất hàng trực tiếp lên nền
• Lập kế hoạch lưu trữ theo tải trọng cho phép của sàn và kệ

Không tuân thủ quy định PCCC và an toàn kho bãi

Biểu hiện: Lối thoát hiểm bị che khuất, hàng dễ cháy đặt gần nguồn điện, thiếu bình chữa cháy hoặc không kiểm tra định kỳ.

Hậu quả:

• Nguy cơ cháy nổ cao, mất an toàn tính mạng và tài sản
• Có thể bị phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động
• Ảnh hưởng uy tín và chứng nhận ISO/PCCC

Cách khắc phục:

• Bố trí hàng hóa theo quy định phòng cháy chữa cháy và tiêu chuẩn quốc gia
• Lắp đặt đầy đủ thiết bị PCCC, kiểm tra định kỳ và diễn tập an toàn
• Không lưu trữ hàng hóa chắn lối đi hoặc khu vực nguy hiểm

Việc tránh các lỗi phổ biến trên chính là cách tốt nhất để áp dụng quy định sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hiệu quả và bền vững. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý kho rõ ràng, đào tạo nhân viên định kỳ và ứng dụng công nghệ để đảm bảo kho hàng luôn vận hành theo chuẩn chuyên nghiệp, an toàn và tối ưu.

Mời bạn xem thêm: 10+ Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Hiệu Quả Nhất Định Phải Biết

Tuân thủ đúng quy định sắp xếp hàng hóa trong kho là yếu tố then chốt giúp kho hoạt động an toàn, hiệu quả và chuyên nghiệp. Dù quy mô kho lớn hay nhỏ, việc tổ chức hợp lý luôn mang lại lợi ích rõ ràng về quản lý, chi phí và chất lượng dịch vụ. Đừng để kho hàng trở thành điểm nghẽn của chuỗi cung ứng – hãy bắt đầu từ cách sắp xếp khoa học ngay hôm nay.