Trang chủTrong sắp xếp công việc hay quản lý kho, cần có những tiêu chuẩn và quy tắc để tăng hiệu quả quản lý và tối ưu hóa chi phí. Đa phần người ta sẽ tuân theo tiêu chuẩn 5s. Vậy tiêu chuẩn 5s là gì? Có nên sử dụng tiêu chuẩn này trong quản lý kho không?
Tiêu chuẩn 5s là gì?
5s là một bộ gồm 5 tiêu chuẩn sử dụng trong sắp xếp công việc, quản lý sản xuất hay kho hàng,…5s ở đây được viết tắt từ 5 từ tiếng Nhật Bản: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
5s lần đầu tiên được áp dụng tại Toyota, sau đó có rất nhiều công ty khác sử dụng. Tiêu chuẩn này lần đầu được sử dụng tại Việt Nam vào năm 1993 (tại 1 công ty của Nhật). Hiện nay thì cũng đã có rất nhiều công ty ở nước ta sử dụng 5s.
Cụ thể về tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho
5s là một công cụ cải tiến năng suất cực kì hiệu quả của người Nhật. Vì vậy, chúng vẫn được sử dụng trong nhiều loại lĩnh vực khác nhau: công nghiệp, nông nghiệp, y tế, sản xuất, quản lý,…
Phân tích cụ thể về 5 chữ s trong quản lý kho hàng:
Seiri (整理 Sàng lọc)
Trước và cả trong lúc đã ở trong kho, hàng hóa đều cần được sàng lọc và phân loại. Từ đó, chúng ta có thể phân chia khu vực hoặc loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi kho.
Việc này sẽ giúp tối ưu hóa quản lý và chi phí tồn kho, tiết kiệm rất nhiều cho doanh nghiệp cả về tiền bạc và thời gian.
Seiton (整頓 Sắp xếp)
Sau khi sàng lọc thì việc sắp xếp kho hàng vô cùng quan trọng. 4 tiêu chí cần phải tuân thủ là “dễ tìm – dễ thấy – dễ lấy – dễ trả lại”.
Không chỉ là sắp xếp và hàng hóa, việc sắp xếp các trang thiết bị và công cụ xếp dỡ cũng cực kì quan trọng. Nhờ đó mà quy trình trở nên chuyên nghiệp và dễ dàng trong khâu vận hành.
Seiso (清掃 Sạch sẽ)
Bất kì một không gian nào cũng cần sạch sẽ, trong đó bao gồm cả kho hàng. Khi kho hàng được vệ sinh sạch sẽ, hàng hóa và các thiết bị được sắp xếp ngăn nắp sẽ đảm bảo an toàn hàng hóa và tạo tâm lý làm việc tốt hơn cho nhân viên kho.
Vì vậy, nên làm vệ sinh, quét dọn thường xuyên cho kho bãi. Giúp tối ưu không gian kho hàng và giảm thiểu sự hao mòn của hàng hóa.
Seiketsu (清潔 Săn sóc)
Bạn nên săn sóc kho thường xuyên. Kiểm tra liên tục và duy trì 3 tiêu chuẩn :Sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ.
Để thực hiện được điều này cần sự đào tạo thành quy trình và thói quen cho nhân viên kho. Không chỉ với nhân viên, các cấp lãnh đạo cũng phải thực hiện theo để làm gương và đảm bảo đạt tiêu chuẩn.
Shitsuke (躾 Sẵn sàng)
Đây là yêu cầu nằm ở bản thân của mỗi cá nhân. Luôn trong trạng thái sẵn sàng thực hiện. Ngoài ra là luôn có trách nhiệm, tự giác trong công việc.
Tiêu chuẩn này đòi hỏi mỗi nhân viên đều phải cống hiến và làm việc một cách kỷ luật, chỉn chu, đảm bảo tất cả được tuân thủ.
Xem thêm:
Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5s
Để hiểu rõ 5S là gì, không chỉ nhìn vào các bước triển khai mà cần phân tích sâu hơn về giá trị và ý nghĩa thực tiễn mà tiêu chuẩn 5S mang lại. Đây không đơn thuần là một quy trình dọn dẹp, mà là một hệ thống quản lý toàn diện, giúp tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất – kinh doanh, đặc biệt trong quản lý kho.
Tăng hiệu suất làm việc
Ý nghĩa đầu tiền của 5S là tăng năng suất làm việc. Khi thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình 5S giúp loại bỏ thời gian tìm kiếm hàng hóa, giảm thao tác dư thừa và cải thiện dòng lưu chuyển vật tư. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn.
Tối ưu hóa không gian lưu trữ
Thông qua sắp xếp kho theo 5S, không gian được sử dụng hiệu quả hơn, hạn chế lãng phí diện tích. Những vật phẩm không cần thiết sẽ bị loại bỏ, trong khi hàng hóa được phân loại và bố trí khoa học, giúp kho luôn gọn gàng và dễ quản lý.
Nâng cao ý thức và tinh thần làm việc
Tiêu chuẩn 5S còn mang ý nghĩa trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: mỗi nhân viên đều có ý thức giữ gìn trật tự, sạch sẽ và kỷ luật. Điều này góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và có trách nhiệm.
Giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn lao động
Một kho hàng ngăn nắp, sạch sẽ giúp dễ dàng phát hiện những mối nguy tiềm ẩn như vật cản, hàng hóa hư hỏng hay thiết bị rò rỉ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm tai nạn lao động, nâng cao an toàn cho nhân viên.
Tạo nền tảng cho cải tiến liên tục
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho không phải là hoạt động nhất thời, mà là tiền đề cho việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng khác như Lean, Kaizen, ISO. 5S giúp chuẩn hóa quy trình, từ đó dễ dàng mở rộng và cải tiến hệ thống.
Tóm lại, hiểu đúng 5S là gì và áp dụng đúng tiêu chuẩn 5S sẽ mang lại lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp: từ vận hành nội bộ đến dịch vụ khách hàng. Đây là bước khởi đầu quan trọng trên hành trình hướng tới quản lý kho chuyên nghiệp và bền vững.
Những lưu ý khi triển khai tiêu chuẩn 5S
Dù đã hiểu rõ 5S là gì và lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, nhưng thực tế không ít doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình triển khai. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn xây dựng và duy trì 5S hiệu quả, lâu dài:
Không chỉ là dọn dẹp mà là thay đổi tư duy
Nhiều doanh nghiệp hiểu sai khi cho rằng tiêu chuẩn 5S chỉ đơn giản là làm sạch và sắp xếp kho. Thực chất, 5S là một phương pháp quản lý hệ thống, đòi hỏi sự tham gia và cam kết của toàn bộ tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên.
Đào tạo và truyền thông nội bộ rõ ràng
Để 5S phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo nhân viên về quy trình và mục tiêu của từng bước 5S. Song song, nên truyền thông thường xuyên bằng poster, bảng nhắc nhở hoặc bản tin nội bộ để giữ tinh thần 5S luôn hiện diện trong từng hành động.
Phân công trách nhiệm rõ ràng
Việc duy trì 5S không thể phó mặc cho một bộ phận. Cần có phân công nhiệm vụ cụ thể theo từng khu vực: ai phụ trách gì, kiểm tra khi nào, báo cáo ra sao. Điều này giúp 5S trở thành hoạt động thường nhật thay vì phong trào ngắn hạn.
Đo lường và đánh giá thường xuyên
Thiết lập các tiêu chí đánh giá định kỳ (hằng tuần, tháng hoặc quý) giúp doanh nghiệp nắm bắt hiệu quả và điều chỉnh kịp thời. Có thể áp dụng hệ thống chấm điểm, biểu dương bộ phận thực hiện tốt, tạo động lực cạnh tranh lành mạnh.
Cho thuê kho bãi đáp ứng tiêu chuẩn 5s
Hiện nay có khá nhiều những đơn vị cho thuê kho bãi trên thị trường. Tuy nhiên, để đáp ứng được tiêu chí về chất lượng thì không phải ở đâu cũng làm được.
Tại NhatViet Logistics cho thuê kho xưởng với quy trình quản lý hiện đại, đạt tiêu chuẩn 5s mà cũng giúp bạn tiết kiệm chi phí.
NhatViet Logistics đã hợp tác với nhiều công ty lớn và nhận được đánh giá rất cao. Với kinh nghiệm hơn 18 năm làm dịch vụ cho thuê kho bãi, chúng tôi thấu hiểu những mong muốn của khách hàng và ngày càng hoàn thiện dịch vụ hơn.
Hãy liên hệ ngay hotline 0971 21 22 23 của NhatViet Logistics để nhận tư vấn và báo giá tốt nhất nhé.
Thông tin liên hệ
HOTLINE: 0971 21 22 23