Thẻ kho (Sổ kho) là gì?
Thẻ kho là một dạng chứng từ rời được sử dụng để theo dõi hoạt động, số lượng xuất – nhập – tồn của hàng hóa trong kho. Mẫu thẻ kho được lập bởi kế toán với nội dung ghi chép số lượng hàng hóa nhập và hàng hóa tồn đọng.
Ngoài ra, thẻ kho còn là cơ sở để xác định số lượng hàng tồn kho bao gồm vật liệu, dụng cụ, hàng hóa,… cũng như trách nhiệm vật chất đối với chủ kho. Việc ghi chép vào thẻ kho sẽ được hoàn thành vào cuối ngày.
Mỗi một hàng hóa khác nhau sẽ sử dụng một mẫu thẻ riêng. Tổng hợp những thẻ rời được ghi theo từng tháng riêng đóng lại thành quyển gọi là sổ kho. Trong sổ này sẽ có chữ ký của giám đốc hoặc người liên quan đến công tác quản lý kho bãi.
Quyển sổ kho này sẽ được nộp lại cho bộ phận kế toán. Dựa trên các thông tin trong sổ, nhân viên kế toán sẽ thực hiện các công việc liên quan đến chi phí hoặc tính toán các khoản tiền liên quan,…
Hiện nay chưa có quy định nào của pháp luật yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp và cơ sở sản xuất phải lập thẻ kho. Tuy nhiên, việc ghi thẻ kho sẽ mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Sổ kho có công dụng như thế nào?
Hiện nay, hầu hết tại các kho bãi đều sử dụng thẻ kho. Bởi lẽ, nó có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hàng hóa. Tuy nhiên, mẫu sổ này không bắt buộc phải có. Tùy vào quy mô cũng như số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp có thể lựa chọn loại sổ phù hợp nhất.
Đối với quản lý kho
Khi sử dụng các mẫu sổ kho như vậy, việc quản lý quá trình xuất – nhập các mặt hàng trong kho sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát lượng hàng, đánh giá được khả năng kinh doanh của từng hàng hóa cụ thể. Dựa trên cơ sở đó, đưa ra những giải pháp và chiến lược phù hợp đối với hàng tồn kho.
Đối với hoạt động kế toán kho
Thẻ kho có sự liên quan đặc biệt đối với hoạt động của kế toán. Những thông tin về số lượng hàng nhập hay hàng xuất…được cập nhật một cách chính xác. Thông qua đó, bộ phận kế toán có thể triển khai các công việc quan trọng như:
- Tính toán chi tiết doanh số lời / lỗ cụ thể của doanh nghiệp ở từng thời điểm nhất định.
- Tính toán các kết quả sản xuất, kinh doanh. Từ đó, đánh giá đúng thực trạng cũng như tính hiệu quả trong cách vận hành của doanh nghiệp.
- Tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
- Kế toán sử dụng thẻ kho cũng như những dữ liệu được phản ánh trên thẻ để so sánh, đối chiếu với số lượng hàng hóa theo số lượng hàng nhập / xuất kho mỗi ngày.
Có thể thấy, sổ kho đóng vai trò quan trọng, là chứng từ cần thiết để nâng cao hiệu suất cũng như tiến độ làm việc của bộ phận kế toán.
Tổng hợp các mẫu thẻ kho bằng Excel mới nhất
Dưới đây là tổng hợp những mẫu thẻ kho mới nhất bằng Excel giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý hàng nhập / xuất mỗi ngày.
Mẫu thẻ kho theo thông tư 200
Mẫu sổ kho số S12-DN được ban hành kèm theo thông tư số 200/2014/TT-BTC đối với các doanh nghiệp. Mẫu thẻ này dành cho các đối tượng như sau:
- Những doanh nghiệp thuộc tất cả mọi lĩnh vực.
- Những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mẫu thẻ kho theo thông tư 133
Mẫu thẻ kho theo thông tư 133 được ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC được áp dụng với những đối tượng sau:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Bao gồm những doanh nghiệp siêu nhỏ) ở mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực thành phần kinh tế theo quy định của Pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ. (Ngoại trừ các doanh nghiệp Nhà nước hay doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ)…
- Các doanh nghiệp với quy mô nhỏ, vừa thuộc những lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, chứng khoán, bảo hiểm…
Mẫu thẻ kho theo quyết định 48
Mẫu thẻ kho theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng BTC. Đây được đánh giá là mẫu thẻ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của các bạn kế toán thuế.
Có thể bạn quan tâm:
Hướng dẫn cách lập thẻ kho chuẩn do Bộ tài chính ban hành
Trên thực tế, mẫu sổ kho hàng hóa sẽ được bộ phận kế toán lập và in ra sẵn. Tiếp đó, sẽ chuyển qua thủ kho. Bộ phận này sẽ dựa vào phiếu xuất nhập hàng ngày để ghi các thông tin chính xác, nội dung đầy đủ vào sổ. Việc lập sổ như vậy sẽ được thực hiện dựa trên số lượng hàng tồn kho, dụng cụ….
Mỗi mẫu thẻ kho như vậy sẽ có một số nội dung chính như sau:
- Thông tin số kho, người lập và số tờ in trên thẻ đó.
- Tên của hàng hóa, sản phẩm cũng như nhãn hiệu.
- Thông tin chi tiết về chi tiêu sản phẩm cũng như yêu cầu về chất lượng cụ thể.
- Thông tin về mã số sổ kho chi tiết.
Thẻ kho được lập theo dạng bảng biểu và phân chia thành các cột và hàng tương ứng với từng nội dung khác nhau. Cụ thể
- Cột A: Đánh số thứ tự
- Cột B: Thời gian chính xác của phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho
- Cột C, D: Thông tin số hiệu của phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Cột E: Ghi chi tiết về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Cột F: Ghi thông tin về thời gian hàng hóa được xuất, nhập kho
- Cột G: Kế toán ký xác nhận sau khi kiểm tra tính chính xác của thông tin trên thẻ kho.
Số liệu thống kê cuối kỳ được thể hiện ở phần cuối của bảng từ cột E đến G. Trong trường hợp in và đóng thành tập, thẻ kho sẽ đóng vai trò như sổ kho, lúc này cần phải đánh số thứ tự trang cụ thể.
Cột số được đánh sẽ ghi lại số lượng hàng hóa xuất, nhập kho:
- Cột 1: Số lượng hàng hóa nhập kho.
- Cột 2: Số lượng hàng hóa xuất kho.
- Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi giao dịch, được tổng hợp và ghi chép cuối ngày.
Phần cuối cùng của thẻ kho là chữ ký và xác nhận của các cá nhân có liên quan đến quản lý kho hàng, như thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hay quản lý kho.
Hy vọng rằng, với những chia sẻ vừa rồi đã giúp bạn hiểu được khái niệm thẻ kho là gì. Ngoài ra với hướng dẫn lập thẻ kho được nêu ở trên, mong rằng bạn có thể quản lý kho hàng hiệu quả bằng thẻ.
Hiện nay, Nhatviet Logistics là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ cho thuê kho xưởng uy tín hàng đầu trên thị trường. Quý khách hàng có thể tham khảo thông tin chi tiết qua số hotline: 0971 21 22 23.
