Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đơn giản

Kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là công việc gây mất thời gian và công sức cho doanh nghiệp nhưng nó lại vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu bạn đang tìm một quy trình kiểm đếm chính xác và nhanh chóng thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây.

Kiểm kê hàng tồn kho mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Kiểm kê hàng tồn kho mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho?

Kiểm kê hàng tồn kho rất quan trọng. Theo đó, số lượng hàng tồn kho quá ít, không đa dạng có thể khiến khách hàng rời đi nhưng ngược lại lượng hàng tồn quá nhiều cũng khiến doanh nghiệp lao đao vì tốn chi phí không cần thiết và làm sản phẩm lỗi thời, mất giá. Các doanh nghiệp cần kiểm đếm hàng tồn kho là bởi:

  • Kiểm đếm hàng tồn giúp biết chính xác số lượng của từng mã sản phẩm, xác định được mã nào sắp quá hạn hay sắp lỗi thời… Từ đó, doanh nghiệp có thể lên phương án xử lý kịp thời, tránh gây lãng phí, hư hỏng hàng hóa.
  • Kiểm đếm giúp giảm chi phí nhân công, lưu kho và đồng thời giải phóng không gian kho lưu trữ.
  • Giúp bạn dễ dàng phát hiện ra sai sót trong số liệu, sổ sách và thực tế để có phương án phù hợp nhất.
  • Giúp tối ưu hoá lưu động vốn cho doanh nghiệp.

Các phương án kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm kê hàng tồn kho theo ngày, tuần, tháng áp dụng cho hàng hóa có giá trị cao, số lượng ít.
Kiểm kê hàng tồn kho theo ngày, tuần, tháng áp dụng cho hàng hóa có giá trị cao, số lượng ít.

1. Kiểm kê hàng tồn theo ngày, tuần, tháng

Kiểm kê hàng tồn kho theo ngày, tuần, tháng thường được áp dụng với những doanh nghiệp sản xuất và bán hàng có giá trị cao và số lượng mặt hàng ít như các doanh nghiệp thiết bị, máy móc, xây dựng…

Việc kiểm kê này sẽ giúp hạn chế tối đa sai lệch và thất thoát có thể xảy ra cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải chi trả chi phí nhân lực kiểm tra hàng hoá cao, tốn thời gian hơn.

2. Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ có thể thực hiện theo quý hoặc chu kỳ riêng của mỗi doanh nghiệp. Cách thức này phù hợp với những doanh nghiệp có hàng hóa số lượng lớn, đa dạng mã sản phẩm và giá trị các dòng sản phẩm không quá cao.

Cách này giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm bớt áp lực cho phòng kế toán. Tuy nhiên, làm theo cách này thì doanh nghiệp khó có thể phát hiện sai sót trong hàng hoá vì thời gian kiểm kê các đợt khá xa nhau.

Xem Thêm: Ứng dụng kho trung chuyển trong lưu thông hàng hóa

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất

Lên kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho là điều vô cùng quan trọng và cần thiết.
Lên kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho là điều vô cùng quan trọng và cần thiết.

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho là lên kế hoạch chi tiết. Doanh nghiệp cần có bước chuẩn bị này để quá trình kiểm kê diễn ra nhanh và chính xác nhất. Lúc này, bạn sẽ phải gửi thông báo đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị nhân sự kiểm kê. Ngoài ra, bạn cũng nên thông báo cho khách hàng để tránh làm phiền bên đối tác trong ngày kiểm kê.

Tiếp theo, bạn cần phân công nhiệm vụ kiểm kê hàng tồn kho rõ ràng cho từng nhân sự. Thông thường, thủ kho và kế toán sẽ phối hợp cùng thực hiện công việc này. Bản kế hoạch kiểm kê cụ thể sẽ bao gồm thứ tự kiểm kê từng khu, mã hàng nào ưu tiên hơn và dự kiến thời gian kiểm kê.

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm

Sau khi lên kế hoạch chi tiết, bạn sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho dựa trên bảng thống kê hàng hóa chi tiết theo thứ tự phù hợp. Chúng sẽ bao gồm cột hàng hoá, số lượng hàng, ghi chú…

Kiểm kê tại kho và điền trực tiếp vào bảng thông tin về số lượng. Tốt nhất nên bố trí hai người cùng kiểm đếm song song, ghi số liệu độc lập tại hai biên bản khác nhau để đối chiếu

Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm đếm

Sau khi hoàn thành kiểm đếm và so sánh kết quả hai biên bản, bạn sẽ tiến hành báo cáo kết quả. Trường hợp chênh lệch, hoặc không khớp nhau, bạn cần tiến hành đếm lại để có kết quả chính xác nhất.

Báo cáo số lượng hàng tồn kho thực tế và đối chiếu với báo cáo. Nếu chênh lệch, bạn sẽ phải tìm ra nguyên nhân để xử lý kịp thời.

Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

Một số nguyên nhân gây chênh lệch số lượng tồn kho thực tế và báo cáo có thể kể đến là:

  • Chênh lệch thừa (số lượng thực tế lớn hơn số liệu báo cáo): trường hợp này có thể là do nhầm lẫn trong khi ghi chép số liệu, tính toán sai, quên ghi số liệu khi nhập hàng…
  • Chênh lệch thiếu (số lượng thực tế ít hơn báo cáo): có thể do quên ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt trong lúc chuyển vị trí, khi bán hàng không ghi chép lại, thất thoát do gian lận hoặc bị lấy cắp…

Một số sai lầm dễ mắc phải trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho có thể gặp một số sai lầm có thể kể đến là:

  • Không chuẩn bị kho lưu trữ trước: Không dự tính được không gian lưu trữ hàng hóa cụ thể là một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp. Hàng hóa được sắp xếp một cách lộn xộn có thể khiến việc tìm kiếm hàng hóa trở nên khó khăn.
  • Thiếu nhân sự kiểm kê hoặc nhân sự không đủ chuyên môn: Thiếu nhân viên kiểm tra hàng tồn kho, nhân viên không đủ chuyên môn, không được đào tạo chính quy khiến quy trình kiểm kê thiếu chính xác.
  • Không xử lý lỗi khi kiểm kê: Dù lớn hay nhỏ, lỗi kiểm kê cũng cần được xử lý để kết quả kiểm kê đảm bảo chính xác nhất. Bất kỳ lỗi nào không được khắc phục cũng đều làm ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.
  • Không xử lý hàng có nguồn gốc không rõ ràng: Trước khi tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, doanh nghiệp cần xử lý hàng tồn kho có nguồn gốc không rõ ràng. Bạn cần bố trí một khu riêng để lưu trữ mặt hàng này và phân công người phụ trách riêng biệt.
Không chuẩn bị kho lưu trữ trước là một sai lầm trong kiểm kê hàng tồn kho.
Không chuẩn bị kho lưu trữ trước là một sai lầm trong kiểm kê hàng tồn kho.

Một số mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel

Trên đây là quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đơn giản mà bạn có thể tham khảo. Để không phải mất thời gian và công sức tự kiểm kê, bạn có thể thuê đơn vị cho thuê kho bãi TP.HCM, chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa và báo cáo hàng tháng.

Mẫu kiểm kê kho hàng File Excel
Mẫu kiểm kê kho hàng File Excel

Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng vì tiết kiệm chi phí, nhân sự mà vẫn mang lại hiệu quả. Theo đó, bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê kho lưu trữ của Nhatviet Logistics. Đơn vị đã 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê kho bãi, luôn lấy chữ tín làm đầu và khách hàng làm trọng tâm và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, Nhatviet Logistics có đa dạng dịch vụ và loại hình kho xưởng để bạn lựa chọn mà giá cả cho thuê lại vô cùng hợp lý. Liên hệ ngay với Nhatviet Logistics khi có nhu cầu thuê kho bãi bạn nhé.

[contact-form-7 404 "Not Found"]