Quy trình quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp 2025

Quy trình quản lý kho là một quy chuẩn bao gồm tất cả các hoạt động trong kho hàng của doanh nghiệp để đảm bảo công việc được thực hiện thông suốt. Mỗi doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý kho phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực hoạt động. Theo dõi bài viết này để có thêm thông tin về quy trình quản lý kho chuẩn nhất hiện nay nhé. 

Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là tập hợp các hoạt động và quy trình được thực hiện để quản lý, kiểm soát hàng hóa trong kho. Quy trình này bao gồm việc xác định và ghi nhận thông tin về hàng hóa, giám sát và điều chỉnh số lượng hàng tồn. Khi có một quy trình quản lý kho hợp lý doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính chính xác, an toàn và hiệu quả trong hoạt động, góp phần gia tăng năng suất.

Vai trò của quy trình quản lý kho

Xây dựng một quy trình quản lý kho chuẩn, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp các công việc quản lý, kiểm soát của thủ kho trở nên thuận lợi hơn. 

• Thiết lập kho hàng thông minh và khoa học, giúp xác định vị trí lưu trữ, quy trình sắp xếp và ghi nhận thông tin về hàng hóa. 
• Giúp đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho, từ đó phát hiện và khắc phục sai sót, tránh thiếu sót hoặc thừa sót hàng hóa.
• Giúp xác định nhu cầu tiêu thụ, dự đoán và kiểm soát số lượng hàng hóa cần có trong kho, từ việc đặt hàng mới đến việc giảm tồn kho dư thừa.

Tại sao các doanh nghiệp lại cần có quy trình quản lý kho?

Quy trình quản lý kho đóng góp vào sự thành công và bền vững của một doanh nghiệp trong quản lý hàng hóa. Đóng vai trò như một kim chỉ nam trong mọi hoạt động kho, quy trình quản lý kho là “xương sống” giúp kho hàng làm việc hiệu quả hơn.

Mỗi một đầu việc trong kho sẽ có một quy trình riêng và quy trình đó được thiết lập dựa vào quy trình quản lý chung của kho. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát và giám sát dễ dàng hơn. Đảm bảo tính chính xác về thông tin hàng hóa từ việc nhận, lưu trữ, sắp xếp đến việc xuất kho và vận chuyển. Tránh xảy ra các trường hợp như thiếu sót hay thừa hàng hóa. 

Quy trình quản lý kho giúp tối ưu hóa hiệu suất của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí, và tăng cường hiệu quả sử dụng tài nguyên.

Ngoài ra, quy trình quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm bắt và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, đảm bảo dòng cung ứng liên tục và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Đảm bảo an toàn lao động là một trong những yêu cầu quan trọng trong hoạt động kho. Vậy nên quy trình quản lý kho sẽ đảm bảo an toàn cho công nhân làm việc. Bên cạnh đó, một quy trình quản lý hiệu quả còn giúp doanh nghiệp đảm bảo được hàng hóa được bảo quản đúng cách, tránh tổn thất, hư hỏng. 

Các loại kho phổ biến trong doanh nghiệp

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc phân loại và thiết lập hệ thống kho hợp lý giúp tối ưu quy trình lưu trữ, luân chuyển và kiểm soát hàng hóa. Dưới đây là những loại kho phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay:

Kho hàng hóa thành phẩm

Đây là nơi lưu trữ các sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng xuất bán hoặc vận chuyển đến điểm phân phối. Quản lý kho hàng hóa thành phẩm đòi hỏi sự chính xác cao để đảm bảo hàng luôn trong trạng thái sẵn sàng, đúng chủng loại và số lượng.

Việc quản lý kho hàng trong logistics thường tập trung nhiều vào loại kho này, bởi nó liên quan trực tiếp đến việc xử lý đơn hàng, giao hàng đúng hạn và giữ chân khách hàng.

Kho nguyên vật liệu (kho vật tư)

Kho vật tư chuyên lưu trữ nguyên liệu đầu vào như linh kiện, phụ tùng, hóa chất hoặc vật tư sản xuất. Vì liên quan đến hoạt động sản xuất, bảo trì và sửa chữa, nên quy trình quản lý kho vật tư phải cực kỳ chặt chẽ. Việc nhầm lẫn hoặc thiếu vật tư có thể gây gián đoạn cả dây chuyền sản xuất.

Các đặc điểm quan trọng khi quản lý kho vật tư bao gồm:

• Phân loại theo nhóm vật tư.
• Theo dõi hạn sử dụng (nếu có).
• Kiểm tra chất lượng định kỳ.
• Đảm bảo mức tồn kho tối thiểu để không bị đứt gãy cung ứng.

Kho trung chuyển trong logistics

Kho trung chuyển (cross-docking warehouse) là điểm kết nối giữa nguồn hàng và người nhận cuối cùng, thường không lưu trữ hàng lâu dài mà chủ yếu phục vụ việc phân loại, đóng gói lại và vận chuyển nhanh chóng.

Trong ngành logistics, đây là mắt xích then chốt giúp rút ngắn thời gian giao hàng và tối ưu chi phí vận chuyển. Việc quản lý kho hàng trung chuyển đòi hỏi phần mềm theo dõi chính xác lộ trình và tốc độ xử lý.

Quy trình quản lý kho chuẩn hiện nay

Một quy trình quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng khả năng đáp ứng đơn hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ. Dưới đây là các bước chính trong một quy trình quản lý kho chuẩn hiện nay, áp dụng linh hoạt cho hầu hết các loại kho hàng hiện nay.

Tiếp nhận hàng hóa

Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong chuỗi quy trình. Hàng hóa hoặc vật tư được tiếp nhận từ nhà cung cấp, đối tác vận chuyển hoặc các bộ phận nội bộ.

Các công việc chính bao gồm:

• Kiểm tra số lượng, chủng loại, tình trạng hàng so với phiếu nhập.
• Ghi nhận thông tin hàng hóa vào hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS).
• Dán mã vạch, gắn nhãn phân loại.

Việc quản lý kho hàng trong logistics yêu cầu tốc độ và độ chính xác cao ở bước này để đảm bảo hàng đi đúng lộ trình.

Mời bạn xem thêm: Các bước trong quy trình nhập kho chuẩn ISO

Lưu trữ và bảo quản

Sau khi hàng được nhập kho, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ vào đúng vị trí quy định, đảm bảo dễ tìm kiếm và an toàn trong suốt quá trình tồn kho.

Một số nguyên tắc cần lưu ý:

• Sắp xếp theo mã SKU, nhóm sản phẩm hoặc theo khu vực chức năng.
• Áp dụng quy tắc FIFO (nhập trước – xuất trước) hoặc FEFO (hết hạn trước – xuất trước) đối với hàng có hạn sử dụng.
• Bảo quản hàng hóa theo yêu cầu đặc thù (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ…).

Trong quy trình quản lý kho vật tư, việc bảo quản vật tư đúng cách giúp kéo dài tuổi thọ và tránh lãng phí.

Kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất nhằm đối chiếu giữa số liệu thực tế và dữ liệu trên hệ thống.

Các phương pháp kiểm kê phổ biến:

• Kiểm kê toàn bộ (full inventory count).
• Kiểm kê theo chu kỳ (cycle counting).
• Sử dụng công nghệ hỗ trợ: mã vạch, RFID, thiết bị cầm tay để quét nhanh.

Đây là bước giúp phát hiện kịp thời sai lệch, thất thoát và hỗ trợ ra quyết định mua hàng hoặc điều phối tồn kho.

Xuất kho

Hàng hóa được xuất kho phục vụ sản xuất, vận chuyển hoặc bán hàng. Quy trình xuất kho phải được kiểm soát nghiêm ngặt để tránh nhầm lẫn và sai lệch số liệu.

Quy trình bao gồm:

• Nhận lệnh xuất hàng.
• Soạn hàng theo danh mục yêu cầu.
• Kiểm tra lần cuối và cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống.

Với kho vật tư, xuất kho phải có sự phê duyệt từ bộ phận kỹ thuật hoặc bảo trì.

Báo cáo và phân tích dữ liệu kho

Hệ thống quản lý kho hiện đại cung cấp báo cáo chi tiết về:

• Tồn kho hiện tại.
• Hàng tồn lâu ngày.
• Hàng sắp hết, sắp hỏng.
• Hiệu suất luân chuyển kho.

Việc phân tích các dữ liệu này giúp doanh nghiệp tối ưu dự báo, ra quyết định kịp thời và nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng cũng như hiệu quả kinh doanh của công ty.

Mời bạn xem thêm: 10+ Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Hiệu Quả Nhất Định Phải Biết

Quy trình quản lý kho chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hàng hóa hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và tạo ra lợi nhuận. Bên cạnh đó, một quy trình quản lý khoa học còn giúp đảm bảo tính chính xác trong các khâu quản lý sổ sách, số liệu.

Vậy nên, việc xây dựng quy trình quản lý kho trong mỗi doanh nghiệp là nhiệm vụ cần thiết, góp phần tạo tối ưu chi phí, thời gian và gia tăng hiệu quả lao động.