Trang chủQuy trình quản lý kho là một quy chuẩn bao gồm tất cả các hoạt động trong kho hàng của doanh nghiệp để đảm bảo công việc được thực hiện thông suốt. Mỗi doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý kho phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực hoạt động. Theo dõi bài viết này để có thêm thông tin về quy trình quản lý kho chuẩn nhất hiện nay nhé.
1. Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là tập hợp các hoạt động và quy trình được thực hiện để quản lý, kiểm soát hàng hóa trong kho. Quy trình này bao gồm việc xác định và ghi nhận thông tin về hàng hóa, giám sát và điều chỉnh số lượng hàng tồn. Khi có một quy trình quản lý kho hợp lý doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính chính xác, an toàn và hiệu quả trong hoạt động, góp phần gia tăng năng suất.
2. Vai trò của quy trình quản lý kho
Xây dựng một quy trình quản lý kho chuẩn, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp các công việc quản lý, kiểm soát của thủ kho trở nên thuận lợi hơn.
- Thiết lập kho hàng thông minh và khoa học, giúp xác định vị trí lưu trữ, quy trình sắp xếp và ghi nhận thông tin về hàng hóa.
- Giúp đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho, từ đó phát hiện và khắc phục sai sót, tránh thiếu sót hoặc thừa sót hàng hóa.
- Giúp xác định nhu cầu tiêu thụ, dự đoán và kiểm soát số lượng hàng hóa cần có trong kho, từ việc đặt hàng mới đến việc giảm tồn kho dư thừa.
3. Tại sao các doanh nghiệp lại cần có quy trình quản lý kho?
Quy trình quản lý kho đóng góp vào sự thành công và bền vững của một doanh nghiệp trong quản lý hàng hóa. Đóng vai trò như một kim chỉ nam trong mọi hoạt động kho, quy trình quản lý kho là “xương sống” giúp kho hàng làm việc hiệu quả hơn.
Mỗi một đầu việc trong kho sẽ có một quy trình riêng và quy trình đó được thiết lập dựa vào quy trình quản lý chung của kho. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát và giám sát dễ dàng hơn. Đảm bảo tính chính xác về thông tin hàng hóa từ việc nhận, lưu trữ, sắp xếp đến việc xuất kho và vận chuyển. Tránh xảy ra các trường hợp như thiếu sót hay thừa hàng hóa.
Quy trình quản lý kho giúp tối ưu hóa hiệu suất của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí, và tăng cường hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Ngoài ra, quy trình quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm bắt và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, đảm bảo dòng cung ứng liên tục và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Đảm bảo an toàn lao động là một trong những yêu cầu quan trọng trong hoạt động kho. Vậy nên quy trình quản lý kho sẽ đảm bảo an toàn cho công nhân làm việc. Bên cạnh đó, một quy trình quản lý hiệu quả còn giúp doanh nghiệp đảm bảo được hàng hóa được bảo quản đúng cách, tránh tổn thất, hư hỏng.
4. 7 bước thực hiện quy trình quản lý kho cơ bản nhất
Quy trình quản lý kho cơ bản bao gồm 7 bước từ bước tiếp nhận đến xuất hàng hóa và báo cáo thống kê.
Bước 1: Nhập kho
– Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc khu vực sản xuất.
– Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa theo đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho.
– Ghi nhận thông tin về hàng hóa và cập nhật vào hệ thống quản lý kho.
Bước 2: Lưu kho
– Xác định vị trí lưu trữ phù hợp cho từng loại hàng hóa.
– Sắp xếp và phân loại hàng hóa vào các vị trí lưu trữ dựa trên hệ thống quản lý kho.
– Đảm bảo việc lưu trữ hàng hóa an toàn và tiện lợi cho việc quản lý và tìm kiếm sau này.
Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng
– Kiểm tra danh sách đơn hàng và so sánh với hàng hóa có sẵn trong kho.
– Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa cần thiết để thực hiện đơn hàng.
– Lưu trữ hàng hóa được chuẩn bị vào vị trí phù hợp trong kho.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
– Tiếp nhận thông tin về đơn hàng cần xuất kho.
– Tiến hành đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng hoặc chuẩn bị theo tiêu chuẩn quy định.
– Lấy hàng từ kho và đưa vào quy trình vận chuyển để giao hàng cho khách hàng.
– Cập nhật thông tin về xuất kho và vận chuyển trong hệ thống quản lý kho.
Bước 5: Hoàn hàng
Trong một số trường hợp khách hàng không nhận hàng hoặc xảy ra sự cố về hàng hóa, vận chuyển, hàng hóa sẽ được hoàn về kho.
– Tiếp nhận thông tin về hàng hóa được trả về từ khách hàng hoặc các đơn vị khác.
– Kiểm tra và xác nhận chất lượng hàng hóa hoàn trả.
– Lưu trữ hàng hóa hoàn trả vào vị trí lưu kho phù hợp.
– Cập nhật thông tin về hoàn hàng trong hệ thống quản lý kho.
Bước 6: Kiểm hàng
– Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê theo yêu cầu.
– So sánh số lượng và thông tin hàng hóa với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho.
– Đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu tồn kho và phát hiện các sai sót, thiếu hụt, hoặc hàng hóa hỏng hóc.
Bước 7: Thống kê và báo cáo
– Tổng hợp và phân tích dữ liệu tồn kho, nhập kho, xuất kho, hoàn hàng và kiểm kê.
– Tạo các báo cáo về tình trạng tồn kho, lưu lượng nhập xuất, hiệu suất và xu hướng của kho.
– Báo cáo cho các bên liên quan, như quản lý, nhân viên kinh doanh, và các đơn vị khác trong công ty để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Quy trình quản lý kho chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hàng hóa hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và tạo ra lợi nhuận. Bên cạnh đó, một quy trình quản lý khoa học còn giúp đảm bảo tính chính xác trong các khâu quản lý sổ sách, số liệu.
Vậy nên, việc xây dựng quy trình quản lý kho trong mỗi doanh nghiệp là nhiệm vụ cần thiết, góp phần tạo tối ưu chi phí, thời gian và gia tăng hiệu quả lao động.
